组织内部签字与审批的程序设置

何天夫 苏敏

设置签字和审批程序，是组织加强内部控制一个常用的工具性手段，通过这一工具的运用，可以加强不同岗位之间的内部牵制和监督，落实经济责任，降低运营风险。然而人们经常发现，尽管实施了一系列的签字和审批控制程序，却未能达到相关的目的。因此，需要对这一工具进行深入的探究和分析，提高运用的效能。

签字、审批程序的主要功效

从形式上看，签字和审批，只是一个形成并保留记录的过程。但是人们相信，它具有如下强化内部控制的功效：

一、强化责任约束。签字和审批程序的设定，是一种实行强制责任记录的程序。这种强制性的记录程序，要求签字和审批人，证明自己履行了某项职权，并愿意为履行职权所引起的后果负责。如质检员在质量检验单上签字，表明其实施了检验活动，并做出了结论。再如领导人在一项计划书上签字，做出同意执行的决策。由于这些有案可查的责任记录的存在，实施操作的人一般都会采取审慎的态度履行职责，避免因履行不当而遭到责任追究。

二、强化内部监督和牵制。比如某个组织的物资采购业务，买什么，买多少，从哪里购买，什么时候购买，如何购买等一系列问题，都交由一名采购员决定并完成，发生内部舞弊的可能性很大，至少难以做到最优结果。如果通过在相关环节设置签字和审批程序，由不同的人参与各项采购决策的审核和审查，就能够对采购行为形成了必要的牵制和监督，降低内部舞弊的风险，促使采购活动的结果对组织更有利。

三、加强前后环节的信息沟通。签字和审批形成的记录，具有特定信息含义，通过这些记录，后面环节可了解前面环节哪些人已经履行了何种职责，这些信息在组织内进行传递，形成了一种信息流，前面环节的证明、意见、建议、决策为后续行动提供了充分参考和指导。且前面环节的信息，是以法定责任记录形式存在，具有较高的可信度，后面环节可以信赖前面环节操作而不必再重复，这样加强了前后环节的沟通和联系，也有助于提高业务运营的效率。

签字、审批程序发挥功效的组织前提

签字、审批程序在流程中要发挥相应功效，必须有相应的组织基础前提作为前提：

一、人员素质前提。实施签字、审批的人员应该能够得到充分的信息，具备履行与签字、审批职责的品质和能力。如果实施签字的人员根本没有能力履行相应的职权，如质检员不具备检验的素质和能力，其签字所提供的质量信息是不可靠的，反而误导后面环节的判断。如果签字、审批的履行者，责任心和道德品质本身有问题，不可信赖，在流程中不忠实履行签字和审批所对应的职责，甚至出卖组织利益，换取个人利益，反而会加大组织运行的风险。

二、组织的责任约束前提。签字和审批的结果形成的是责任记录，如果组织的责任约束和奖惩机制处于不能发挥作用的状态，这些责任记录就失去了价值。

三、 组织的制度规范前提。

其一，组织对履行签字、审批手续所代表的职权含义应当清晰明确。如质检员在质检环节签字，意味着质检员必须按照流程行使质量检验的职权，签字意味着其对所检验产品质量的认可。某领导在某计划书上审批签字，意味着其按规定行使决策的职权，并愿对决策所造成的后果承担责任。但实践活动中，的确存在对签字和审批背后的职权责任定义不明确的情况。有许多组织设置了许多莫名其妙的签字和审批程序，设置了与业务流程缺乏关联的签字、审批环节，或许仅仅为了要突出某些部门或领导者的权威，或许认为增加参与人员可以避免经办人员职权滥用，但过多的、不必要的、权责含义不明确的签字、审批程序，导致无休止的扯皮现象，反而降低组织的运行效能。当不同的人从不同立场，对其权责含义做出不同的解释，签字和审批形成责任约束力和内部牵制的功效就会大大折扣，签字和审批记录所传递的信息也将含混不清，信息沟通的功效也会大大降低。

其二，签字和审批程序应形成一种制度化法定程序，这种程序能够对抗不当的权威干扰。违背组织程序的行为，应当受到较为严历的处罚。执行签字、审批程序不仅要完全按照制度规定的环节进行，不能越过和省略，还要按照规定的步骤进行，次序往往也不容颠倒，前一环节的签字记录是后一环节的依据，次序颠倒可能出现混乱。如，上一级领导在下级未签署意见时，先签署意见，下级再补签时，难免受到不正常的压力而迎合上级的意见。对于签字、审批程序的设置，最好形成法定的规范性文件，明确程序性的规定，还要对于各环节的职责进行清晰定义。

四、组织的风险评估前提。在设计签字和审批程序时，组织应该对设置这些程序的风险控制目标有清晰的认识，要对业务流程中的主要风险进行评估，找到能够使签字和审批程序发挥有效作用的关键节点。如果对业务流程中需要着重控制的主要风险和关键节点的位置不清楚，程序设计就带有很高的盲目性，强化控制的目的，往往难于达到。

概括来说，签字和审批程序功效的发挥，必须配备能够履行相应职责的人员，必须有严格的制度规范，必须具备有效的责任约束机制，程序设计中对主要风险和关键节点的评估必须充分。

签字、审批程序设计的常见问题分析

一、重大业务中的签字、审批程序设置缺失。比如，有些组织的重要印鉴，由一般行政人员保管，由于没有对印鉴使用的审批程序性规定，印鉴的使用非常随意混乱。这种情况就属于重大业务活动签字、审批程序缺失的情况。这种情况的发生，显示出组织对其业务活动中的重大风险缺乏认真的评估，对某些潜在风险认识不足。组织应该对重大业务活动可能潜在的风险进行较为全面的评估，对可能存在的重大风险加以控制，增加一些签字、审批程序，强化控制是必要的。

二、签字、审批程序设置过度。某单位办公室保洁工作需要一把笤帚，而程序规定必须经单位一把手批准才能购买，单位一把手经常出差在外，如按程序规定走，保洁工作就得等待领导回来才能顺利进行。这种情况，属于签字、审批程序设置过度的情形。总有些人认为，签字、审批程序设置的越复杂，越繁琐，业务运行就越安全，事无巨细，都要设置非常复杂的签字、审批程序。其实，降低运行风险和提高运行效率之间，往往是一个难以相容的矛盾，组织对此必须做出权衡。签字、审批程序加强业务控制，实施必要的牵制和制约的同时，必然增加了业务流程的环节，可能使业务运行效率受到影响。盲目追求所谓的“零风险”，在业务流程中反复设置签字、审批程序，就会让组织正常运转所不能容忍。控制是有成本的，过于高昂的成本，对组织来说也是得不偿失的。

三、签字、审批程序约束失效。尽管设置了严格的签字和审批程序，并没有达到预期的控制效果，出现了许多令人困惑的情况，比如只签批不负责，或者规定一套、运行起来是另一套。签字、审批程序约束失效的情况，主要原因如下：

第一，组织的责任约束制度未有效发挥作用，规定虽在，但责任追究和奖惩的随意性很强，责任事故常常不了了之，出了问题，责任人员可以随便找一些借口推诿就行，执行不执行制度，也无所谓，签字和审批程序的责任约束自然失效。第二，履行签字、审批程序的职责含义确有争议的地方未得到明确，签字、审批程序履行了，但其相应职责不明，约束失效。第三，履行签字、审批职责的人员素质不足。这些负有重大责任的人员根本就没有足够的责任意识，其能力根本不足于承担相应的责任，即使履行了表面的程序，其实际包含控制责任并未完全履行，这些程序的约束难以发挥效力。第四，领导者利用权威经常干扰程序的正常运作。有时，可能出现例外的情况，如果严格按组织规定的签字、审批程序办理，反而会给组织造成损失，组织赋予领导者例外干预的权力，但这种权力的运用，如果达到滥用的程度，组织的制度就会遭到破坏。第五，签字、审批程序本身不适应组织正常运转的要求。随着组织的发展，组织运行中一些程序也需要根据形势变化而更新，如果这种程序的操作不符合组织运行的要求，为了组织的利益，操作者被迫做一些变通，组织应该考虑尽快评估程序的合理性。

组织应当认真评估和分析业务活动中的风险，并找到关键节点，不断使内部签字、审批的程序符合实际需要，以加强内部控制，避免重大业务签字、审批程序设置缺失和签字、审批程序滥设的现象发生；同时应通过规范性的文件，强化签字、审批程序的法定权威，明确程序操作环节的各项职责，并选配具有高素质的人员进行实施，以保证签字、审批程序的认真执行。

（作者单位：义马煤业集团煤炭销售中心）