探讨新形势下档案馆管理工作的发展

孙海叶

现代企业要求以最快最及时的方式提供信息，档案作为企业最原始最完整的信息源，必须适应新形势的发展，满足企业的需求。当人类进入21世纪的时候，世界经济出现了许多新的发展趋势，信息产业发展突飞猛进，信息化的趋势方兴未艾，其具体表现为：信息技术日新月异，成为新技术的带头者；信息产业高速发展，成为经济发展的强大推动力；信息网络迅猛崛起，成为社会经济活动的重要依托。在国民经济和社会发展中所起的作用越来越大。面临新形势下的新要求，档案管理者转变观念、明确工作重点、调整思路、打破常规、开拓创新、与时俱进，才能促进档案事业的发展。确立资源优势理念及公共文化理念等档案管理新理念，树立长远超前意识，研究新形势下档案工作新规律、新特点和社会对档案工作的新需求、新要求，努力实现档案工作在理论和体制上的创新。

档案管理的创新观念

随着数字技术的涌现和电子文件的产生，档案工作也发生着翻天覆地的变化，为档案管理工作带来新的机遇和挑战。如何在新时期做好数字档案管理，将是一个艰巨的任务。

一、拓宽归档范围。有些档案内容在国家实体分类法中没有列入，但有些内容是重要的历史财富，对此我们应树立创新意识、拓宽服务思路，把服务功能拓展到指导各部门建立新领域的档案工作和积累档案信息上来，把开发和丰富档案资源联系起来。主动上门采集、及时归档。

二、优化管理结构。即将所管理的档案根据档案内容进行加工调整资源化管理，将不同时间及空间范围内可产生经济与社会价值效益的档案进行二次开发，现时有意义的及时、加快开发，以提高档案利用效率。

三、发挥共享优势。要有极强的现代化管理观念，发挥资源共享优势，极力把档案信息化纳入本单位的办公自动化总体布局中，实现社会信息化背景下的档案资源共享，这是档案事业向现代化、信息化、电子化发展所要达到的最重要的目标。

档案管理信息数字化创新

一、数字化创新观念。档案信息化建设包括档案数字化建设和档案网络化建设。要应用先进的科技理论与手段，解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定、利用等问题。要依据国家档案局关于档案数字化的有关规定，借鉴国内有关图文影像开发与利用的先进技术，采用高速扫描、图像压缩与处理、数字储存以及多级身份验证技术，研究开发出一套符合业务档案管理要求，集扫描录入、电子化存储、索引、管理和查询为一体的高校档案管理系统，从而实现现代档案管理的数字化管理。同时，电子档案的产生，使档案部门打破了传统单一的纸质档案管理的局面，出现了纸质档案和电子档案共存的事实。由于电子文件自身的特点和信息技术发展过程中仍存有技术难题，因而给当前电子文件管理工作带来了较大的难度和一定的风险。“数字档案馆”就是“以数字资源为主要采集对象，实施档案的数字化存储、管理与维护，及提供数字档案信息的网络传输、利用服务，并架构于一个完整的标准化体系基础之上的档案馆。为此，我国当前的标准规定对具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，必须制成纸质文件或缩微品等同时归档。因此，新时期的档案管理工作既要做好管理电子文件的工作，还要管理纸质文件等档案实体。

二、数字化创新安全问题。当前，档案工作的信息化已成为档案工作的主要任务，也就是把档案转化为计算机数据库中的数据，方便用户检索利用，其核心问题表现为档案数据库的建设问题。档案基础数据库建设是一个长期的、复杂的系统化工程，许多档案馆由于认识或技术等方面的问题，在档案数据库建设方面存在一系列的问题：档案馆在进行数据库建设时，存在着重视软硬件网络环境的投入，认为信息化建设就是买计算机、建网络、买软件，而忽视了后期工作，就是将档案信息输入到档案数据库系统中，形成一个可供人们查询的资源库。再就是盲目追求输入的条目数量，不看质量，有许多单位大都是临时找人帮助录入，导致数据库的质量下降。因为在数据库建设中，数据的输入是一个量大而烦琐的工作，必须要有充分的准备，需要长期积累，要持之以恒，这样才能丰富数据库的内容。随着网络化的发展，网络安全问题已日益突出。计算机网络系统的安全问题也正在受到前所未有的挑战。据计算机安全专家的调查，约有21％的局域网在新建立过程中就受到过病毒感染，运行2年后从未发现过病毒的网络只占7％，而接人互联网所遇到的非法访问则难以计数，现有的“防火墙”等技术对“黑客”高手往往防不胜防。如果一些网络只设计了电子文件的逻辑归档功能，而没有考虑对其进行物理归档，一旦网络毁坏，电子文件的丢失将难以避免。

档案信息数字化创新对档案管理的影响

档案信息数字化系统主要包括档案数字化制作、0A接口、档案管理、档案信息WEB查询及系统管理几部分。档案数字化制作子系统负责数据扫描、编辑、消蓝去污、拼接、OCR识别、格式转换等功能。各种不同的档案实体采用不同数字化处理的方法。纸质档案，一般利用扫描仪将其转换成数字形式。注意扫描分辨率不能太低，一般要求100-150点的分辨率；另外需对扫描图像进行去污、纠偏等工序，以保证下一步信息识别的质量。图像扫描一般采用黑白二值，如果文件原件由于霉斑、字迹不清导致字迹有误，有需求时，只要输人所需查询档案的关键词，全文检索系统能快速地检索到相关信息，并将检索结果生成动态页面，用户查看原文，则直接调用链接的扫描图像文件。从而实现从目录到全文、从文字到图像的全文检索，大大提升了检索系统的效率。企业档案信息可凭借信息高速公路作为传输途径，任何人都可以通过信息高速公路中的任何一点、任一终端查阅自己所需要的档案信息。基于这一点，企业档案信息数字化的转换无疑会对企业档案工作的现在、未来产生深远的影响。

一、企业档案信息化对企业档案利用方式的影响。数字档案检索系统方便、快捷，不仅极大地满足了利用者的要求。而且利用者不受时间、空间的限制，在任一时间任一地点只需一台联网电脑，即可以进入档案管理系统．查阅自己需要的信息。网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入良性的循环之中。以往档案人员为开发档案信息资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等，实现信息化后编研工作可以减少，甚至平时的查阅工作也会取消，档案人员有更多的时间用于档案数据的整理工作。

二、对企业档案业务工作的影响。数字化信息能及时地归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上传阅自己的文件，并注上处理意见．年终归档时，只需向档案馆室移交一份分类清单，把数据通过网络，按数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆室减少了档案数据录入工作。企业网中各类数据库的建立，使各类数据“数出一门”，使各类数据能非常及时、准确的归档。按以往的管理方法，必须“归档”后才能查知，而通过网上计算机管理的数字化档案却能随时准确反映。

三、对企业档案馆室职能的影响。随着计算机技术广泛深入地应用于各个领域，今后档案的鉴定、整理、编目工作的关注焦点不再是文件实体，而是文件背后的活动和意图，要更好地了解形成文件的过程，通过宏观鉴定文件形成者职能、计划和活动，鉴定文件价值，重视信息系统与文件形成者的相关文献之间的有机联系，档案部门通过直接参与文件的形成，从保管机构变成审计机构。由于信息的越时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案馆室档案实体的保管基地变成了提供利用的信息控制中心。

档案管理机制和科技创新

建立科学的管理体制和灵活的管理机制是档案管理工作创新的基础。由于档案工作具有服务的社会性、管理的复杂性等特点，创新档案工作，就必须有健全完善的工作机制作保证。建立能上能下的责任风险体制、目标管理体制、竞争机制、激励机制，促使档案工作人员从事物型向专业型转变，强化档案行政管理部门法规指导、监督、检查的宏观管理职能，加强后续监督，努力防止和克服工作的随意性和盲目性，促进档案工作的制度化、程序化、规范化。要形成对档案工作进行科学分析和创新研究的工作机制，以指导和规范档案工作。要完善岗位责任规范，严明岗位职责和纪律，实行竞争上岗、末位淘汰、工资与岗位职责挂钩的竞争机制，真正形成一套职责明确、程序严谨、工作有力、运转灵活的管理机制，为档案工作的发展提供坚实的保证，使档案工作更加适应市场经济体制的需要，为社会创造更大的经济效益和社会效益。档案管理工作者掌握现代科技，应用现代高新技术，能够有效的提高处理档案的工作效率。档案工作从收集、整理、鉴定、保管到利用，每一程序的科学性、技术性都很强。伴随着科学技术的发展，光盘技术、缩微复制技术、智能化技术和多媒体技术的发展和应用与计算机技术相结合，使文字、图形、图像、声音等多种形式的档案信息在计算机中统一存贮管理使用，具有更方便、准确、高效的优势。建设档案管理自动化网络是未来档案发展的必然趋势，既减轻了档案管理人员的工作量，又提高了工作效率，而且使档案用户随时随地都有可能查询所需要的档案信息。

现代档案管理工作者，就要在档案领域进行有创新的探索，与时代要求相呼应，在经济和社会发展建设中，贡献出自己的一份力量。面对新形势下的新问题、新挑战，我们要通过不懈努力和积极创新，真正使“死档案”变成“活资料”，使“档案馆”变成“思想库”，使档案工作由“后方”变成“前方”。

（作者单位：湖南省核工业地质局302大队）