论企业档案管理

晏利

当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资产更为重要的战略资源。档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。

档案管理是建立现代企业制度的重要内容之一。档案学基础理论研究的是在档案管理领域普遍起作用的基本规律，它是有关档案、档案工作及档案学自身的本质特点和客观规律的知识体系。建设中国特色社会主义的伟大历史使命，要求档案学基础理论研究，不仅范围更广、内容更丰富，而且理论概括和科学抽象水平也要有新的提高。概而言之：新时期、新任务，要求我们必须进一步加强档案学基础理论的研究。

从宏观上说，我国档案学基础理论研究中的每一个课题的提出，都是实践中应该关注的课题。实践是检验真理的唯一标准，档案学基础理论当然也要回到实践中去，接受实践的检验。但是，档案工作的某些客观事实或实际现象，并不等于真实，真实要求的是反映事物的本质。因此，当我们用文件生命周期理论来考察我国的文书档案工作的现实时，可以发现，有些是合理的，应予保留和发展，如我们现存的企业档案室（或档案馆）已成为档案事业的重要基础，它实际上已经承担了管理处于中间性、过渡性阶段的文件的任务。这是中国特色的基本国情所决定的，并不违背实践标准的普遍原理。

加强新时期档案工作，各级主管部门必须切实对档案工作重视起来，真正从思想上把它摆上议事日程，从建设一流企业和科学化管理的高度认识档案工作的极端重要性，着力加强企业档案人才建设，把思想好、素质高、懂专业、热爱档案工作并且有一定研究能力的人员选拔到档案管理岗位上来，造就一支过得硬的专业队伍。

其次，要制定先进的档案管理工作目标，特别是要制定出理论研究方面的专业规划，围绕企业档案工作的方针、目标及管理模式，档案工作如何推进企业的现代化进程，企业档案管理工作应当形成什么样的特色与机制，怎样建立企业档案工作的完整理论体系等问题进行深入探析，从而带动整个档案工作不断跃上更高的层次。

第三，加强专业档案管理人员与企业其他管理人员的业务交流等，使档案工作人员更加深入地了解生产一线对档案工作的需求，也使一线人员以自身的实践经验对档案管理升级提供动力。第四，定期或不定期地召开档案管理专业人员理论研讨会，通过信息交流和资源共享，促进各基层单位档案管理与研究水平不断提高；同时应有计划地委派档案管理人员参加国家有关部门举办的各种研修活动，从更宽广的领域强化他们的理论素质。

企业档案管理的重要性

企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。各企业应注意日常工作中，各种文件材料的形成、积累，并按一定要求进行科学分类整理，统一管理本企业各门类、各种载体的档案，实现档案的有效利用。企业的档案是企业科技发展的催化剂。企业的科技档案是知识形态的生产力。企业档案是企业经济效益和社会效益的表现形式。

企业档案管理原则

一、统一领导，分级管理。企业内部的档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施综合管理。

二、维护企业档案的完整与安全。维护档案的完整，从数量上说，要保证企业档案在内容上齐全配套；从质量上说，要保持企业档案的系统性和内在的有机联系，在范围上应涵盖企业全部工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆砌。维护企业档案的安全，对企业档案进行很好的管理和保护，要加强保密工作，严防企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生，严守企业档案中所含的涉密事项，保护知识产权，维护企业的合法权益。

三、便于企业和社会对企业档案的有效利用。企业档案的利用，既是企业档案工作的基本出发点，又是企业档案工作的最终目的。企业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展，就是因为它对社会有一定的利用价值。企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终，并且是检验档案管理工作质量的根本标准。

加强企业档案管理建议

一、统一规范，建立档案管理现代技术标准，加快相关法规的完善，保护知识产权、提高信息的可获取性。

二、提高企业档案管理人员的素质。第一，具有较高的政治素质。提高档案专业人员的政治素质，首先要认真学习马克思列宁主义、毛泽东思想、学习邓小平建设有中国特色社会主义理论与档案工作实际结合起来，着力解决好世界观、人生观问题，为档案事业的发展奠定坚实的思想理论基础。第二，具有较高的职业道德素质。档案专业人员必须具有较好的职业道德，要牢固树立为利用者提供优质服务的宗旨，提高服务质量。档案专业人员应尊重档案、尊重历史，坚持据实立档，据实用档；必须忠于职守，具有严格的保密观念，以确保档案在政治上的安全。第三，应具有较高的专业素质。必须具有扎实的专业理论基础，掌握档案工作的方法和规律，精通档案业务，在熟悉档案工作的基础上，丰富计算机知识，实现档案工作由传统的手工操作向现代化管理的转变。第四，应具有创新意识。创新是工作向前发展的直接推动力，知识经济的来临，我们要学习与创新同步，需要创造性学习，善于发现新事物，研究新问题、新办法。应把握机遇，解放思想，开创性工作，以新思维对待新问题，以新思路和新对策解决出现的问题，努力把档案管理工作提高到一个新水平。

三、服务创新。信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此，档案工作人员首先要树立信息服务的理念。在信息服务方式上，一方面要充分考虑用户对信息利用的需求，提供面向用户的信息利用平台。通用的信息应用系统，在功能模块设计时，对文件与档案管理的业务工作考虑得多，功能全面。但用户在利用信息时，往往只是希望查找文件本身，他们期望最大的是获取信息的效率和信息本身的准确率。因此，有必要为用户建立专门的信息利用平台，将信息过滤掉一些档案管理属性，使用户能简约、快速地获取所需信息。面向用户的信息利用平台，突出了用户的权益，保护了用户信息利用的效果，使用户在共享信息的同时，体会到档案服务工作人性化、主动性的宗旨，缩短了用户与档案工作的距离；另一方面，在对信息需求充分调查的基础上，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务；第三是为有远程信息利用需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。

四、正确处理好档案保密与利用的关系。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

五、加强企业档案管理标准化建设。第一，明确归档制度。企业的档案属于企业所有，企业工作人员都有建立档案、保护档案的义务，不得裁留档案。行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度一年归档一次，要在次年的第一季度前归档。产品开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档。会计核算类文件由财会部门整理归档，保管一年后向档案室移交。企业人员因公外出学习、考察、开会获得的文件材料，要在会议结束后10天内向档案室移交。对制度的执行情况，档案员要跟踪督办，相关部门和人员要积极配合。第二，严格遵守企业档案管理流程。包括管理部门、文件点收、文件整理、档案分类、档案名称及编号、档号编定、归档与档案清理、保存期限、档卷清理、调卷程序、调卷管理等。第三，完善企业档案管理制度。包括档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制、档案统计制度、文件材料立卷归档制度等。

最后，现代企业档案管理制度是档案管理与现代企业的有机结合。是按照现在企业制度需要建立的档案权属明确，管理科学，企业自律的一种档案管理方式，是一种多元，灵活，高校的档案管理制度。

（作者单位：湖南省电力公司益阳电业局）