高校档案信息资源网络建设刍议

□文/郭玉峰

高校档案信息资源网络建设刍议

□文/郭玉峰

在新时代，高校档案管理工作从传统管理模式向网络系统建设过渡已成为必然。本文介绍高校档案信息网络建设的意义、建立信息网络的可行性及相关措施，以期促进高校档案管理工作。

高校档案；信息网络；建设

高校档案信息资源网络系统建设不仅对全国高校档案工作发展起着积极的推动作用，对高校各项工作也会产生积极的影响。档案信息化建设是一项复杂而艰巨的系统工程，应把高校档案信息网络建设与发展纳入高校信息化建设的重要组成部分，切实做好相关工作，以适应经济社会发展的需要。

一、高校档案管理信息网络建设的意义

档案作为信息宝库中的重要信息源之一，其收集、分类、存贮和管理的主要目的，除了真实地记录高校发展的历史轨迹之外，还有就是为档案用户提供档案信息服务。由于档案信息的历史价值及其在高校发展中所起到的重要作用与档案管理和服务手段落后之间所产生的巨大反差，因此建立高校档案管理信息网络有着积极和重要的意义。

（一）能适应经济社会和科技发展的需要。传统的档案材料是以纸张为主，辅以各种书写材料，形成传统的档案。这种传统型的档案是建立在手工管理的基础上的，其档案信息的服务，也是以手工服务为主要手段。随着计算机应用的日益广泛，档案管理工作也加快了计算机的应用，主要用于档案目录的分类、存贮和管理，利用的方式也基本上是单机型的，当然也有个别档案部门建立起了单位内局部联机的档案管理计算机系统。但这些计算机档案作为信息宝库中的重要信息源之一，其收集管理或系统，在功能上是大同小异的，主要为档案目录的存储检索，为档案工作人员管理工作的工具，还未能实现向档案信息用户提供机上档案内容信息服务，或由用户自行上机检索档案信息。因此，这种计算机管理模式还不能使档案信息的管理和服务适应经济社会发展的需要。随着社会的进步和经济的快速发展，在办公、商务、管理、信息传递和发布等各个方面正在实现自动化和网络化。我国教育和科研网的建立，使得高校过去形成档案的文件、通知、规章制度等主要材料，现在都是用电子文件的形式在网上发布，并同时形成以纸张为载体的传统型的同一文本材料。这一发展趋势，要求档案管理工作必须与时俱进、与其同步发展，才能适应经济社会科技发展的需要。

（二）能提高档案管理工作的质量和水平。高校档案管理信息网络建立能从整体上提高档案管理工作的质量和水平。从历史和现实两个角度看，以纸张为主要载体的传统型档案和以电子文件为代表的新形式档案，都会同时并存。从管理的角度看，传统型档案以手工管理为主，按档案管理规范的要求，通过人的实际工作对档案进行管理，这种管理会因人的水平、能力、责任心等诸多因素使档案管理工作的质量和水平产生很大差异；以电子式文件为代表的新形式的档案，其管理虽然也依靠人的作用，但这种管理是以计算机为工具，按档案管理规范的要求编制成计算机管理程序来实施管理，无论任何人进行操作和管理，其差异都很小；在一定的信息网络平台上实现的高校档案管理，要求每一个档案管理工作人员，必须按系统的要求开展工作，这样，档案管理质量上产生的问题就会相应减少；同时，也迫使工作人员努力提高业务水平，适应档案管理信息网络化环境下的工作要求，从而提高整个档案管理的质量和水平。另外就是利用高校各职能部门形成的各种电子式文件档案材料，利用档案管理信息网络直接生成部门档案并汇总和进人学校的档案管理信息网络系统，转成高校的完整档案库和管理系统。该系统既可以存贮和检索利用，也可以有其他不同的功能选择。与此同时，把原有的以纸张为载体的传统型档案转制成网上可读的电子文件，并入整个档案管理信息网络系统中。这样，利用网络的强大功能进行存贮、检索、利用以及系统管理，其档案管理工作的质量和水平是传统模式的管理不可比拟的。

（三）能提高档案管理工作的服务水平和利用效率。信息网络管理系统的最大优点就是功能强大、效率高。高校档案信息网络的建立，可以解决一般档案信息的检索查找，也可以通过一定的用户密码指令进行档案具体内容的检索查找和打印输出服务，实现真正意义上的高校档案资源共享利用。由于档案管理信息网络的利用不受地域和时空限制，只要是系统允许的合法用户，就可以随时检索利用，这种服务水平和利用效率当然是传统型的档案管理系统不能同日而语的。

二、建设高校档案管理信息网络的可行性

20世纪八十年代以来，世界上几乎所有发达国家都相继建成了国家级的教育和科研计算机网络，并相互连成覆盖全球的国际性网络。这种全球计算机信息网络的产生冲破了地理位置上的束缚，加快了信息传递速度，为教师、学生、科研人员以及其他各类人群提供了一个全新的网络计算机环境，从根本上改变了以往的信息利用模式，促进了他们之间的信息交流、科研合作和资源共享，成为这些国家教育和科研工作的最重要基础设施之一，促进了这些国家教育和科研事业的迅速发展。由于我国已建立了覆盖全国各地的教育科研网和其他网络系统，也为我们建立高校档案管理信息网络提供了基础。

（一）信息网络的发展为建立高校档案管理信息网络提供了一个强有力的平台。包括中国教育和科研计算机网等在内的互联信息网络的不断建设发展和完善，给高校档案信息资源管理的网络化建设提供了基础。目前，各高校建设的网络系统已日趋完善，在普遍开通教育科研网的同时，还与不同的网络系统实现了互联，实现了各类网上信息的共享和利用，这就为高校档案管理信息网络的建设提供了一个强有力的支持平台，而无需另行网络基础设施的建设。此外，现有的信息网络及其系统，无论技术、设备或功能上都完全能支撑高校档案信息实现网络化的管理要求。现在，无论任何地域的用户，只要联入因特网，便可随时随地浏览网上全球各类信息，包括文本型文献信息以及声音、图像等，因特网提供的各种强大、灵活、实用的功能完全可以实现并满足档案用户之间、档案馆（室）之间、档案用户与档案馆（室）之间的档案信息交流与共享利用。同时，由于高校的部、处、系、所、中心等计算机终端机均与校园信息网络系统相连，完全可以实现档案信息数据库与各部、处、系、所、中心数据的资源共享。

（二）高校档案管理的系统化、规范化为档案管理信息网络的创建提供了基础。高校档案管理自实行《高等学校档案实体分类法》以后，已经有一个较全面的著录标准。它的范围包括检索语言、目录著录、名词术语、信息代码、馆库建筑、技术设备、档案载体、档案分类整理、档案统计等方面的标准化和规范化。学校的档案管理均实现计算机辅助处理，利用计算机管理档案，进行档案查询利用，除了档案软件系统外，在计算机的存储资料库上也已经存有大量可供查询的档案数据；在现时已输入的计算机档案数据和有关内容特征信息中，如文件题名、责任者、主题词或关键词、日期、保管期限等，已具备用于机上检索的基本条件及功能要求，这就为档案网络的创建提供了一个良好的基础。

三、高校档案管理信息网络建设措施

（一）要在法律上有保证。高校档案信息资源网的建成对档案的保密工作是个挑战。档案信息具有一定的机密性，在网上实现档案资源的开发利用和共享必须有必要的限制，不是任何人对任何档案都可随意利用。一般地说，与国家安全和利益，与社会秩序有关的档案，或与集体、个人秘密有关的档案因其合法权益受到法律的保护，均属于限制利用的范围。因此，急需制定政策，制定法律规程确定档案的上网等级。如可规定一级保密的档案不能上网，二级保密的档案上内部网，三级保密的档案可上Internet网。对于二级保密的档案，如技术、专利等可提供一部分普通的信息，以不造成泄密、经济损失和损害技术人员的发明，同时又能吸引别人来查阅档案为原则。在具体工作上，可以对现存的档案进行经常、及时地鉴定，争取做到该保密的一定要保密，该开放的一定要及时开放。总之，档案信息的开发利用与保密是对立统一的，在开发工作中必须正确处理二者之间的关系，既要积极开发提供档案信息，为各项工作服务，又要坚持保密原则。因此，制定出相关的档案信息上网的政策法规是建立档案信息网络的必需法律基础。

（二）要开发优秀软件。开发优秀的适用于档案管理信息网络使用的软件，是实现高校档案管理信息网络化的前提。这种软件应该具备强大的功能，其中包括对不同密级档案利用的保密功能。目前，在学校档案信息管理的软件开发中当务之急是尽快制定出全国统一的软件发展规划和行业标准，使高校的档案管理软件及其系统按统一标准执行。

一个技术水平高的档案管理软件不仅应在管理档案业务方面要有较强的通用性，以适应不同类型的档案管理，而且对不同应用人员素质和应用水平同样要有较强的适应性。软件在设计阶段就要考虑到用户管理档案的多变性和不确定性，考虑到利用人员素质的多层次性，注意增强软件功能使用的易用性和可扩展性，增强软件的容错能力和提示引导能力；软件在开发编程阶段要考虑到软件要适应用户的要求，并按各自的需要能作必要的改进，增强软件的易维护性、可靠性和安全性。要建立档案管理信息网络，开发优秀的软件是当前最为重要的基础工作之一，必须组成多学科的相关人员联合攻关，共同开发。

（三）要保证档案信息资源网运行的安全性。档案信息系统运行的安全性问题是互联网安全的共性问题，它的威胁主要来自黑客、病毒以及系统本身的故障。新世纪伊始，黑客们便给网络安全问题来了一个下马威：雅虎、CNN等许多世界知名网站纷纷受到攻击而瘫痪，网络安全问题再次引起了各国政府的高度重视。任何技术上的安全措施对于黑客高手来说，都如同沙筑的堤坝一样不堪一击，因此我们必须高度关注网络运行的安全性问题。对网络的运行安全，只要我们定出严密的措施，并在前期严格控制上网信息范围，就可避免成为黑客们攻击的目标。此外，病毒也是伴随计算机及网络技术而生的一个顽疾。如受CIH、蠕虫等病毒的肆虐而给网络信息及设备造成的巨大损失，人们至今仍记忆犹新。系统本身的故障也会造成信息的破坏和数据丢失，对于这些威胁，我们必须要有充分的认识和相应的防范措施，并同时注意做好信息的备份工作，以便在紧急情况下恢复系统的正常运转和信息的完整。

总之，随着世界科技进步发展的日新月异，互联网的日益普及和广泛，用户对高校档案信息资源要求共享和便利的呼声越来越高，建设高校档案信息资源网络势在必行。

（作者单位：南阳医学高等专科学校）

[1]张琳.高等学校档案信息资源共建共享探讨.学校档案，2000.5.

[2]雷雯.21世纪高校档案馆：数字化档案馆.学校档案，2001.1.

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