民营企业档案管理问题与对策

□文/裔晓菁

民营企业在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成了大量档案信息资源，真实地记录了企业诞生、发展的历史过程。这些档案资料对于企业发展具有十分重要的意义。

一、民营企业职工档案管理中的主要问题

实施民营企业职工档案管理，对记载民营企业历史的真实情况，维护企业历史的真实面目，保证职工的合法权益起着重要的作用。但有不少民营企业在实施职工档案管理过程中，存在一些较为突出的问题:

（一）从国有企业产权制度改制的民营企业职工档案有建档基础，职工档案管理比较规范，但职工身份转变后应形成的职工履历表、劳动合同等内容就没有在职工档案中体现。职工档案中体现不出职工的真实身份和实际情况，更有甚者，个别职工从参加工作到退休时，个人档案中只填有一份刚参加工作时的职工履历表，在档案中查不到个人的家庭及社会关系变化，职工合法权益得不到保障。就目前情况来看，个体、私营、民营企业较多，而这些企业又成为就业的主渠道，吸纳了大量的从业人员，但由于种种原因，这些企业大部分没有为企业人员签订劳动合同，也没有参加社会保险等，更谈不上建立职工档案了；其次是临时工、季节性工、外来工、进城农民工，企业更没有为他们签订劳动合同、参加社会保险、建立档案的理念，致使职工的合法权益得不到保障。

（二）从民营企业职工档案管理工作来看，档案管理也存在许多问题。如，企业职工档案记载的姓名与户口簿、身份证姓名有差别；出生日期记载有差异，部分企业职工档案材料记载出生日期有几个不同的年、月；工种记载上的差异，档案没有详细记录职工工种，有的工人进入企业以后，变换了几个工作岗位，从事了几个不同的工种，但在档案上没有详细记录，档案记载工种不够准确。

（三）职工档案有涂改现象。个别企业在档案管理上不严格，对档案原始资料随意进行涂写、修改；由于涉及职工个人利益，个别企业劳资人员为职工个人涂改档案资料，更改年龄，更改工种。企业在整理职工档案时，未能按时间或记载顺序装订档案资料，有个别企业对职工的档案资料根本不整理、不装订。

（四）企业职工档案资料不够完善。个别企业在招用职工时，没有立即为其建立档案，故没有招工表等资料；有的企业虽然建立了职工档案，但没有把职工的定级表、劳动技能鉴定表等装入档案，以至有关资料遗漏遗失；还有个别企业改制后，没有及时让职工填写履历表，没有与职工签订劳动合同，对辞退的职工也没有终止或解除合同，致使档案中没有改制后的职工履历表，没有《劳动合同书》或《解除劳动合同证明书》，职工档案资料欠缺。

（五）个别企业对职工档案管理不重视，管理混乱。很多民营企业没有专门的档案柜等设备设施，也没有管理制度，以至造成职工档案遗漏遗失。

二、强化民营企业档案工作的对策

（一）树立三个意识，强化档案管理

1、树立档案法制意识，充分认识民营企业档案工作的重要性。从法律角度看，民营企业的档案管理具有社会性，并不是“私人行为”，也不是可有可无的，是社会公用信息资源的组成部分，是受档案法律、法规保护和约束的。因此，在国家档案行政管理部门的宏观管理下，民营企业档案管理应走自我完善、自我管理、自我发展之路。民营企业要强化档案意识和档案法制观念，提高对民营企业档案工作重要性的认识，加大对企业档案工作的组织领导力度，将档案管理创新纳入工作日程，给予档案工作发展所需的人力、物力、财力支持，加大资金投入，配备专人管理，并结合自身实际建立健全档案管理制度；要把做好档案工作与企业发展有机地结合起来，通过建档促使企业提高内在素质和管理水平，建立起符合民营企业特点的档案管理机制；要严格遵守《档案法》、《档案法实施办法》等档案法律法规，将法律制约与企业自觉管理有机结合，加大企业档案管理制度的约束力，规范企业档案行为，提高民营企业档案工作的制度化、规范化、法制化水平。

2、树立档案利用意识，满足企业内部管理和外部竞争的需要。民营企业应强化档案利用意识，突出利用原则，加强利用工作，赢得利用成效，在服务企业内部管理和外部竞争中实现档案工作的价值。一方面要强化业务建设，为提供利用奠定基础。只有科学、规范的档案工作，才能为企业各项工作提供及时有效的信息服务。民营企业档案的科学规范管理，应该依据国家标准进行操作，确保归档范围、立卷标准、分类编目、上架排列、检索利用等工作的科学规范；另一方面要克服短视思维，对档案工作的潜在经济效益和社会效益有正确认识，从长远的、科学的、发展的角度谋划好民营企业档案工作。针对企业内部管理和外部竞争的需要，有的放矢地开展档案利用服务，推进档案工作向企业一线靠拢，使民营企业管理者能实实在在地看到档案带来的效益。

3、树立档案效益意识，使档案管理切合企业生产实际。民营企业在创新企业档案管理工作中必须遵循效益原则，立足企业档案管理的实际情况，多倾听业内专家对档案管理的意见和建议，认真分析企业建档的有利因素，总结经验，寻找规律，确定企业档案管理创新的方略，使档案工作更切合民营企业实际。以收集归档为例，民营企业应将经济合同、产品开发、经营销售、债权债务、资金周转、成本核算、基本建设、市场信息、科技信息、往来客户等内容作为文件材料归档范围的重点，以此为基础将其按行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、设备仪器、基建、会计、人事等八大类进行分类。民营企业可根据上述八个方面的类别对各种文件材料按要求进行科学分类整理、统一管理本企业各个门类、各种载体的档案。由于档案管理受企业生产经营的特点影响，因此公司根据生产经营实际强化档案管理创新，确定了以商贸经营，房地产开发，农产品种植管理，农产品研发、生产、销售及制度、财务、人事等方面为主要内容的归档范围。

（二）“三管齐下”，强化档案管理

1、广泛宣传，突破认识关。要使民营企业的老板和企业管理者把职工档案的管理提高到建设和谐社会、坚持以人为本、承担社会责任的高度，从而把职工档案管理纳入企业基础管理的重要组成部分；要使企业的人力资源部门把职工档案管理纳入重要的工作内容和责任，摆上自己的重要议事日程；要使员工本人认识到完善自己的档案建设不但是一时谋职的需要，同时也是提升个人价值、经营人生和谋取长期利益的保障；要使公司专业档案工作人员系统参与职工档案管理过程，形成职工档案的完整、系统和制度规范，所有这些都需要政府档案行政部门、政府人事劳动主管部门、人才中心等中介机构、企业人力资源和档案管理部门、媒体及社会各界的共同关心、宣传引导、大力呼吁和热情关注。

2、整章建制，攻克流程关。要把认识转化为实践，需要通过组织以制度、机制、流程等方式来固化。民营企业由于行业特点、规模大小、历史长短、员工构成以及经营者素质等的不同，内部管理的差异非常大。因此，应从规范职工档案管理的总目标出发，结合企业的实际，建立起一个比较系统的管理制度。重点是:①职工档案管理的责任制度；②职工档案资料的归档范围；③职工档案收集、整理、定期检查的规定；④职工档案保管、调阅的规定；⑤职工档案调转的基本流程。通过这些制度、机制和流程的建设，使企业内部的职工档案管理得以固化为一个系统有效的闭环，而不是一件零敲碎打的杂务或临时应景的形象工程。

3、分工负责，把好进出关。首先，要做好人力资源部门、档案管理部门、员工本人之间的职责分工。按照集中统一和分级管理的原则，职工档案归口综合档案室；各公司人力资源管理部负责职工档案的建立、更新、转递等工作；档案室负责职工档案的保管，办理职工档案的查阅、借阅、归还等手续；员工所在部门、人力资源部对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集归档，保持档案的完整齐全。其次，要抓好职工档案的收集和整理:一是要把职工个人档案的“归档范围”明文化，使职工的履历、招收录用、考核培训、政治面貌、奖惩记录、工资、福利、保险、离职情况（辞职、解除劳动合同等）、人事异动等重要的个人材料不致遗漏；二是要把好“入口”，坚持“人来档到”；三是要及时补充，使员工在本企业工作期间形成的各种材料能及时归档；四是要定期整理和规范，以逐步实现职工档案的信息化（如建立职工档案数据库），同时做好补救、补建（特别是对未按常规手续进入企业的高管人员）工作，提高职工档案的使用价值。再次，要搞好衔接，把好转递关。对于档案调入，人事关系在“人才中心”的，试用期满即由公司人力资源部门负责将档案转入人才中心保管；对于档案转出，要按照制度规定的流程，办理严格的转出手续和转接反馈手续，严防丢失。

[1]李爽，朱静.民营企业职工档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江史志，2010.1.

[2]罗亚琦.试谈民营企业职工档案管理的问题和对策[J].中国档案，2010.1.

[3]尹彦红，智慧.加强档案管理推进民营企业健康发展[J].黑龙江档案，2009.6.