论科技期刊著录作者电子邮箱的重要作用和意义

唐汉民,张晓云

(广西大学学报编辑部,广西 南宁 530004)

论科技期刊著录作者电子邮箱的重要作用和意义

唐汉民,张晓云

(广西大学学报编辑部,广西 南宁 530004)

针对目前有一部分科技期刊不重视作者电子邮箱著录工作的情况,论述了电子邮箱在现代科技期刊编辑出版工作中的重要作用和意义,认为科技期刊应在编辑出版工作中著录每一篇论文作者的电子邮箱信息,并建议将其纳入相关的科技期刊编辑出版的标准和规范中,这有利于编辑出版工作的开展,有利于我国科技成果的迅速传播和资源共享。

科技期刊;电子邮箱;编辑规范

从某个角度来看,科技期刊是否重视作者电子邮箱的著录,可以看出其整个编辑团队的编辑意识是否与时俱进,是否与现代信息传播与交流的方式接轨,是否认识到电子邮箱在期刊编辑出版工作中的重要作用和意义。可以说,科技期刊最主要的功能,就是为国内广大的科技工作者提供一个优质、高效的学术交流与传播的平台,而电子邮箱,就是这个平台的一个重要部件,一个关键环节。对2010年出版的164种科技期刊的调查表明:近半数的期刊重视作者电子邮箱的著录工作,这就是期刊编辑人员现代编辑意识与科学素养的具体体现。

1 电子邮箱在现代信息传递与交流中的作用

进入21世纪,随着网络产业的迅猛发展,免费电子邮箱得到了广泛的普及和应用,据中国互联网络中心(CNNIC)的相关调查报告显示,中国上网的用户中,平均每个用户所拥有的免费电子邮箱数量已达1.4个[1]5;人们之间的信息交流,几乎不再使用纸质信件通过邮局邮寄的方式。使用电子邮箱进行信息交流,信息传递速度瞬间完成,信息交流速度大大提高,与传统的纸质信件邮寄方式相比较,可说是不可同日而语。使用电子邮箱进行信息交流,可以省掉通过邮局的邮寄费用,还可以节约大量纸张,符合无纸化办公的低碳理念。

2 电子邮箱在科技期刊编辑出版工作中的重要作用和意义

使用现代化的信息传递手段 ——电子邮箱,是每一个科技期刊编辑人员和科技工作者必备的基本技能之一,电子邮箱已经成为现代科技期刊编辑出版工作必备的工具之一。

2.1 作者投稿的主渠道 现在每个编辑部都设有投稿电子邮箱,作者投稿已由纸质信件邮寄投稿的方式几乎完全转换为电子邮件投稿[2]64-66,无论国内国外,投稿不受地域、时空限制,可瞬间到达编辑部的邮箱。作者使用电子邮件投稿,除了快速之外,还有一个很重要的优点是编辑人员从电子邮箱得到的稿件可以直接用于电脑排版,不需要重新打字录入,不但节省了时间,更重要的是减少了打字录入的错误。有些作者为了抢时间,采用传真机投稿,稿件往往模糊,而且在重新录入时容易出错[3]6-8。为了提高期刊编辑出版工作的效率,现在大部分期刊编辑部已不再接受纸质稿件投稿。如《广西大学学报(自然科学版)》早在七八年前就不再接受纸质稿件的投稿了,相信这也是其他科技期刊的共同经历。

2.2 编辑出版工作的高速公路 现代期刊的编辑出版工作,从作者投稿开始,到交付印刷厂付印,电子邮箱就像一条高速公路,让各个流通环节变得顺畅、迅速:从作者投稿开始到编辑与作者之间的信息交流,主要是通过电子邮箱发送电子邮件的方式进行,稿件的修改、校对工作快速、便捷;编辑通过发送电子邮件给审稿人,审稿周期大大缩短;主编与责任编辑之间,稿件的传递、意见的传达,主要是通过电子邮箱来进行;编辑人员与排版员之间,稿件的传送,主要是通过电子邮箱来进行;最后,排版员把每一期排好的全部样稿,传送给印刷厂,也主要是通过电子邮箱来进行的。正是电子邮箱应用的普及,使得期刊的编辑出版工作效率、刊物质量大为提高。现在很难想象,没有电子邮箱,期刊的编辑出版工作将如何开展。

2.3 提高编辑人员的约稿、组稿工作效率 在没有电子邮箱的时代,编辑人员的约稿、组稿工作,主要依靠登门拜访、纸质信件的邮寄来完成,约稿、组稿周期长,快则一两个月,长则半年一年,工作量大,编辑人员很辛苦。现在,编辑人员的约稿、组稿工作,主要依靠发送电子邮件来进行。通过查阅已公开发表的论文等方式,就可以收集约稿对象的电子邮箱,工作量大大减少,而效率却大大提高 ——约稿周期快则一两天即可完成。不管约稿对象身处国内或国外,工作单位如何变动,地址如何变化,由于电子邮箱的私人属性,都可以确保约稿对象能收到约稿函。可以这么说,电子邮箱时代的来临,宣告了通过纸质信件邮寄的方式来约稿、组稿的时代已经结束。

2.4 提高稿件的审稿工作效率 20世纪90年代,审稿工作的开展,通常是查阅北京科学出版社于1993年出版的《中国科学技术论文评审专家名典》来选取审稿人,然后采用纸质信件邮寄的方式进行。这种审稿工作的审稿周期长[4]178-179,几个月甚至半年才一个来回,还有不少送审的稿件石沉大海,严重影响期刊编辑出版工作的效率,很多编辑人员不得不采用熟人或本校教师审稿的方式审稿,其弊端在此不必多说。自从有了电子邮箱,可以通过查阅已公开发表的论文等方式,收集到各地审稿人的电子邮箱,稿件的审稿工作变得方便、快速、高效,十天半月审结一篇已是常事。

2.5 有利于审稿专家库的建立 虽然通过《中国科学技术论文评审专家名典》来选取审稿人,其科学性、严肃性不容置疑,然而,其时效性、可靠性却大打折扣。没有电子邮箱导致审稿周期漫长不说,其中很多审稿人因工作单位变换、退休甚至去世等原因造成审稿工作拖延、中断,制约了科技成果传播的时效性。因此,在保证审稿工作的科学性、严肃性的前提下,大多数编辑部都会建立自己的审稿专家库,收集审稿人的相关信息,特别是审稿人的电子邮箱,以利于审稿工作的顺利开展[5]456-457。

综上所述,在现代科技期刊的编辑出版工作中,没有哪个期刊编辑部和编辑人员离得开电子邮箱,没有哪个作者不依赖电子邮箱投稿。电子邮箱时代的来临,为期刊缩短出版周期、提高刊物质量提供了一个重要的手段和工具,扩大了我国科技成果传播的范围,提高了我国科技成果的传播速度和效率,有利于资源共享,同时也使现代科技期刊的编辑出版工作呈现出新面貌、新气象。

3 目前科技期刊著录作者电子邮箱情况

既然电子邮箱在科技期刊的编辑出版工作和我国科技成果的传播中具有如此重要的作用和意义,今天可以说学报是否著录作者的邮政编码已经不重要了(因为几乎没有人再使用它来进行信息交流),重要的是要把作者的电子邮箱著录清楚。然而,在目前科技期刊的编辑出版工作中,电子邮箱的重要性却被一部分期刊给忽视了。对2010年出版的164种科技期刊的调查中发现:45%的期刊在每一篇文章中都著录了作者(或通信作者)的电子邮箱,34%的期刊没有著录作者(或通信作者)的电子邮箱,21%的期刊有些文章著录了作者(或通信作者)的电子邮箱,有些文章不著录,随意性大。

在每一篇文章中都著录了作者的电子邮箱的学报,表明了该期刊编辑团队具备很强的现代编辑意识和使命感,在工作中勇于创新并且善于吸收高新科技元素,对电子邮箱的重要作用和意义有着深刻的认识,因而注重作者电子邮箱的著录工作。

相反,每一篇文章中都没有著录作者的电子邮箱的期刊,反映出其编辑团队现代编辑意识的缺失,对电子邮箱的重要作用和意义缺乏认识。你不著录作者的电子邮箱,读者与作者如何联系?资源如何共享?其实,你自己也主要是以电子邮箱与作者进行沟通和交流的,你在编辑出版工作中也是离不开电子邮箱的,但从是否著录作者电子邮箱的角度看,你的编辑意识并没有与现代编辑意识接轨。

部分期刊中有些文章著录了作者的电子邮箱,有些文章不著录,说明了其编辑团队虽然对电子邮箱的重要作用和意义有了一定的认识,但却不够深刻,造成其对作者电子邮箱的著录工作不够重视,一定程度上表明其编辑出版工作的作风不够严谨,态度不够严肃。

4 科技期刊应规范作者电子邮箱的著录

科技期刊作为我国最新科技成果的载体,其内容应该具备很强的科学性、严肃性。从一个小小的作者电子邮箱是否著录的问题上,我们可以看出编辑工作中编辑人员的科学观是否鲜明,是否具备现代编辑意识,对待编辑出版工作的态度是否严肃,工作作风是否严谨。

遗憾的是,目前各种编辑出版的标准和规范,均没有将电子邮箱纳入其中,既造成部分编辑人员对电子邮箱的重要作用和意义缺乏认识,对其著录工作不够重视,又造成电子邮箱的著录工作混乱。例如调查中发现,科技期刊中关于电子邮箱的英文符号的书写 ,有多种多样 ,如 E-mail、e-mail、email等。按照多数期刊以及社会上流行的书写样式,建议采用“E-mail”的书写样式。至于电子邮箱著录在论文的什么位置,更是五花八门:有著录在邮编之后的,如“(上海交通大学信息安全工程学院,上海,200240;E-mail:zhangwei@163.com)”;还有在作者(或通信作者)简介之下将电子邮箱单独列项的,例如“E-mail:gaodalin@sina.com”;大部分是著录在作者(或通信作者)简介之中,至于在简介里的什么位置又各不相同,以下是几个例子:

例1 作者简介:韦春兰(1982),女,广西南宁人,广西大学讲师, 博士;E - mail:weichunlan@gxu.edu.cn。

例2 作者简介:林宇(1972),男,福建福州人,上海大学副教授,主要从事钢结构研究,(E-mail)linyu72@126.com。

例3 作者简介:杜文华(1969),男,北京人,广东工业大学教授(duwenhua@sohu.com),博导。

鉴于电子邮箱的重要性,通信地址和邮政编码的主要功能已被其取代,推荐将电子邮箱的著录的位置在邮政编码前后或其他适当的醒目位置,让读者一目了然。有的期刊著录作者的电话号码以取代电子邮箱,这种方式不宜提倡,因为电话是一种点对点的即时通讯工具,电话号码的隐私属性很强,公开作者的电话号码易被不法分子利用。

5 结束语

电子邮箱作为现代高新科技的产物,迅速渗透到世界的每一个角落,渗透到人们的日常生活和工作当中;而科技期刊作为我国最新科技成果的载体,绝不应该忽视电子邮箱这一高新科技元素的作用。在此呼吁期刊标准和规范的制订者在今后的工作中,将作者电子邮箱的著录纳入相关标准和规范的制订和修订范畴,以结束科技期刊著录作者电子邮箱混乱的局面。这不仅仅是一个标准和规范的制订、修订问题,更为重要的是,规范作者电子邮箱的著录,有利于对我国科技成果的迅速传播和资源共享。

[1]王磊.免费邮箱大战中谁是真正的获利者?[J].计算机与网络,2004(17).

[2]郑筱梅,杨小玲.期刊网络化趋势及科技期刊应对策略[J].编辑学报,2009(2).

[3]王甲东,黄绮生,李邦奇等.国际互联网及电子邮箱对医学科普刊物的促进作用[J].现代医学与应用,1997(2).

[4]曹作华.专家审稿工作中的问题与对策[J].编辑学报,2002(3).

[5]赵红雁,安静,李明辉等.《石油化工》审稿专家数据库的建立与实效[J].编辑学报,2003(6).

Attention Should Be Paid to the Email Address Records of Authors in Editing Scientific Journals

TANG Han-min,ZHANG Xiao-yun
(The Editorial Office of the Journal of Guangxi University,Nanning Guangxi 530004)

Aiming at the ignorance of email address records of authors in some scientific journals,the importance and significance of the email addresses in edition and publication of modern scientific journals are discussed.The authors suggest that the email addresses of authors of every paper must be recorded and this process should be brought into the editing norm of the journals.These measures can benefit not only the edition and publication of the journals but also speedy spread and sharing of scientific and technical payoffs.

scientific journal;email address;editing norm

G237.5

A

1673-8861(2011)03-0103-03

2011-07-02

唐汉民(1961-),男,广西都安人,广西大学学报编辑部副编审。主要研究方向:编辑学。