图书馆与档案馆一体化建设研究

2011-08-15刘君梅

河北软件职业技术学院学报 2011年2期

刘君梅

（河北软件职业技术学院，河北保定 071000）

一、引言

档案是人类在社会实践活动中形成的有价值的原始记录，具有原始性、社会性和可追溯性。图书是人类在社会实践活动中对长期积累的知识和经验进行提炼、加工、总结和归纳而形成的，其内容系统、全面、成熟、丰富。作为文献信息资源，图书与档案工作主要包括收集、整理、保管等，相应的工作场所被称为图书馆与档案馆。作为两大信息资源机构和社会文化机构的图书馆与档案馆，二者的产生与发展有着千丝万缕的联系，相互促进，共同发展。

随着计算机技术、通信技术、网络技术和大规模的信息使用系统的迅速发展，图书馆与档案馆传统的、独立的管理方式逐渐显示出各自发展的局限性，已不能很好地满足用户对信息服务的需求[1]。因此，如何为社会提供更加全面、准确、及时、便捷的信息服务，实现图书馆与档案馆的一体化建设，是值得大家共同探讨的问题。

二、图书馆与档案馆的发展历程

随着社会的发展及科学技术的进步，图书馆和档案馆的社会职能也在不断发展变化着。从古至今，图书馆与档案馆的发展大致经历了三个阶段。

第一阶段：古代时期，两者是简单的综合体，具有不成熟性。

从学术角度来说，我国的图书和档案的起源都应追溯到殷商时代的甲骨文，相对应的将甲骨窖穴称之为图书馆和档案馆[2]。此时图书和档案没有明确的概念和界限，也没有特定的载体。载体之特殊性，与古代人类低级的、简陋的物质生活条件有直接关系。

第二阶段：近现代时期，两者逐渐相互分离，独立发展与建设。

中国造纸术和印刷术的发明为图书馆与档案馆的分离创造了物质条件。随着社会经济文化的发展，科技的进步，馆藏资源的学术性与开放性需求，图书和档案的功能逐渐分离。图书的主要职能是保存与传递社会知识和信息，满足人类文化娱乐和欣赏等需求；档案是立档单位各项实践活动的原始记录，突出其本源性、可靠性，具有历史凭证的作用，而且它是唯一的、无法购买的。随之图书馆和档案馆也渐渐走上了独立发展的道路，图书馆依据广泛的知识传播与利用优势，其发展优于档案馆。

第三阶段：新时期，公共图书馆、档案馆一体化建设是发展趋势。

基于文献的交流，图书馆和档案馆在发展过程中相互借鉴、相互融合、共同发展。早在1956年，中国人民大学吴宝康教授就提出了“档案、图书、情报等文献信息一体化”的观点，应实现信息资源共享。随之，国内在图书、情报和档案学术领域掀起了“一体化”建设的热潮。由于受传统的各自为政的管理体制的影响，我国图书馆和档案馆在建设与发展方面存在一定的差距，时至今日，国内“一体化”建设与管理还尚未成熟。

2003年12月，天津市泰达图书馆档案馆正式开馆，秉承“搭建平台，传承文明，服务社会”的宗旨，为滨海新区经济社会发展提供了多方面的服务，得到了全社会的认可。它的成功充分证明了集知识中心、信息中心和文化中心于一体的发展理念适应于“大文献”交流观，也为我国公共图书馆档案馆建设指明了发展方向。当然，由于各省的实际情况不同，在全国范围内开展“一体化”建设是不太现实的，这需要经过一个漫长的过程。

三、图书馆与档案馆工作性质的比较分析

要想更好地实施图书馆档案馆的“一体化”建设，提出更为科学、合理的发展策略，首先要理清图书馆与档案馆的工作关系。因此，笔者将从图书馆与档案馆的区别与联系人手，对二者的工作进行全面、系统的分析。

（一）图书馆和档案馆工作的区别

1.收集信息的来源不同

图书馆的信息来源于人类在社会活动中不断积累的知识和经验，是经过提炼、加工形成的系统的科学知识，主要是印刷品的复本。档案馆收集的则是人类在社会实践活动中直接形成的原始记录，且载体形式多样，包括纸质、声像、实物等。

2.信息资源的整理方式不同

图书馆工作人员主要依照《中国图书分类法》对所收集的书籍进行分类、编目、上架等整理工作。档案馆的工作人员主要依据《档案实体分类法》对各种档案进行分类、组卷、装订、编制案卷目录和卷内目录等工作。同时，档案馆工作人员要有严格的保密意识，拟写的案卷题名要科学、合理，便于查询。

3.保管要求不同

图书馆的书籍大都是一次、二次文献，都存在复本，也没有长期保存的必要，因此保管工作相对轻松。档案是历史的凭证，具有可追溯性，是不可再生的，因此档案馆的保管工作相当严格，要努力做到“八防”以确保档案的安全。如果永久保存的档案出现问题，那将会给社会造成严重的、无法弥补的损失。

4.服务对象不同

图书馆服务是开放式、流通式的，以知识传播、娱乐消遣等为目的，服务于广大社会读者。档案具有时限性、保密性的要求，主要是针对具有明确查档目的的特定人员，而且，查档目的局限于调查取证、工作参考、学术研究及编修史志等[3]。

（二）图书馆和档案馆之间的联系

从上文阐述中可以看出，图书馆和档案馆同宗同源，彼此之间有着密切的内在联系。在信息时代，图书馆和档案馆都是以知识为载体提供信息服务，两者在信息收集、加工、保管与提供服务的工作程序上是相似的，提供服务时都要经过信息检索与查借阅等基本工作方法。同时，计算机、通讯和网络技术的发展给信息资源建设带来了巨大的变革，图书馆和档案馆的功能也应与时俱进，朝着数字化、网络化方向发展，实现信息资源共建共享。

四、图书馆、档案馆“一体化”建设实施建议

图书、档案同属信息资源，社会的发展、科技的进步对信息在准确性、系统性、及时性及整体性方面提出了更高的要求。既要有查证历史的记录——档案，又要有全面系统的科学知识——图书。这就要求图书馆和档案馆加强横向发展，以满足信息社会发展的需求。结合上述图书馆与档案馆工作的比较分析，笔者就如何实施“一体化”建设提出如下建议：

（一）加强交流沟通，为图书馆、档案馆“一体化”建设搭建桥梁和纽带

图书馆、档案馆“一体化”建设的过程就是逐步改变传统图书馆和档案馆各自独立管理的过程，但绝不是行业与部门之间的简单合并。两个管理机构在理论研究、馆藏信息资源、技术开发利用等方面应进一步加强互相交流与沟通，共同探索信息资源的社会作用、发展规律，使二者共同提高与发展。同时，为了不断满足社会文化的发展需求，还应打破管理体制束缚，更新理念，适应信息化社会的要求，以提高工作效率与服务质量为目的，摒弃各自为政、业务重叠等弊端。

（二）利用网络技术，为“一体化”建设提供技术支持和发展平台

在中国现有的社会经济、科学技术水平下，图书馆与档案馆进行实体性整合并非易事，在实践中往往会受到行政体制和多方利益等因素的制约。而且这样的体制不仅在我国尚属起步阶段,在发达国家也未普及。网络技术使新型网络化的虚拟整合模式发展充满活力，在相关政策法规的宏观指导下，成立专门的信息加工中心，建立一个综合性的网站，为用户提供图书和档案等信息服务，增强了两者工作之间的互补性。同时，为了不断丰富服务内容，拓展服务范围，网站工作人员应积极建立用户信息使用档案，实行追踪式服务[4]。

（三）进行分工协作，为实施“一体化”建设提供重要保障

在网络化虚拟整合模式下，管理机构应通过沟通协调、分工协作来统筹规划、合理布局信息资源的收藏范围。通过加强横向联系与协作，在规范化和标准化的观念指导下开展部门的业务工作，形成统一的整体，制定统一的目标，实现文献信息资源共享的目的。

（四）加强复合型人才培养，推动“一体化”建设顺利进行

在网络环境下实现资源共建共享，技术含量较高，对工作人员在管理理念、工作能力、知识结构和技术水平等方面提出了较高要求，迫切需要一批既掌握信息技术，又精通图书、档案学科知识的复合型专业人才。因此，在开展工作的同时，图书馆和档案馆应在以下几方面着手做准备工作：（1）对相关人员进行跨专业的技术培训；（2）加强在岗继续教育培训；（3）开展图书、档案领域的学术研究与交流工作；（4）引进新型人才。