论高校院系资料员兼任学科馆员的六大优势

邵 艳，胡东东

（1．河北大学 马列教研部，河北 保定 071000；2．河北大学 政法学院 河北 保定 071000）

论高校院系资料员兼任学科馆员的六大优势

邵 艳1，胡东东2

（1．河北大学 马列教研部，河北 保定 071000；2．河北大学 政法学院 河北 保定 071000）

根据高校院系资料员的双重隶属关系、对院系重点学科和专业的了解及对用户需求和对图书馆资源的了解等特点，论述院系资料员兼任学科馆员的六大优势及其意义，为学科馆员制度的完善提供了新视角。

学科馆员；学科特色服务；院系资料员；优势

学科馆员是指图书馆根据某一学科专业的需要而指定的信息服务人员，这些人员能够与对口单位建立联系，在学科专业与图书馆之间架起一座相互沟通的桥梁，为用户主动而有针对性地收集和提供信息服务[1]。学科馆员是20世纪80年代初发端于美国和加拿大的研究级大学图书馆的一种“学科跟踪服务”形式。其工作目标主要是加强图书馆与院系间的合作，以学科馆员为纽带和媒介，使图书馆及时了解院系师生、科研人员所关心的热点问题，及时了解教学、科研、学科建设中的信息需求，最大限度地为相关院系的读者群提供更加及时有效的文献信息和对口特色服务。但近年来，高校一些图书馆在学科馆员的选定上存在一些弊端，致使图书馆与院系间信息服务渠道沟通不畅，直接影响着信息服务的速度和质量。据此，笔者认为，院系资料员长期工作在院系，深入教学科研一线，其工作性质、工作内容和工作环境为院系资料员兼任学科馆员创造了诸多优势，了解这一点，将会为学科馆员制度的完善以及学科馆员的遴选提供可行性建议。

一、双重隶属关系的优势

目前，高校资料室一般是学校图书馆和学院两属管理的存在模式。资料员在行政上隶属院系管理，在业务上隶属学校图书馆管理。具体方法是：其一，在图书、报刊经费使用上，除学校下拨专门经费外基本由院系支付。其中包括学院行政经费和教学经费，以及部分重点学科建设经费和学位点建设经费等；其二，资料员在行政上隶属院系管理。其工作地点在院系资料室，资料员平时与学院教师一起参加学院组织的各种会议，包括政治学习、教学、科研、学科建设以及学院日常工作安排等。其职责是为院系教学、科研和学科建设提供信息服务，并接受学院师生的监督，参加学院的年终工作考评；其三，在业务上直接由学校图书馆管理。院系资料员定期参加图书馆组织的信息分类、数据检索、参考咨询以及网络环境下的信息服务等各项业务培训。流通、编目等网络系统建设和系统管理也是由图书馆派专门人员进行指导。图书资料人员的继续教育以及职称评定都由图书馆全权负责。

这种两属管理模式，使院系资料员不仅对学校图书馆各部门的管理模式、人员结构、馆藏信息、服务形式、服务内容都比较了解。而且，对本资料室的图书资源，尤其是院系读者的个人信息、院系教学、科研和学科建设以及用户需求更为了解。这样，院系资料员无疑在图书馆与院系间起着桥梁和纽带的作用。

二、了解学科和专业的优势

“学科是大学组织教学和科研的基本单元，是大学学术研究架构的基础，学术性是学科的本质和核心”[2]。重点学科“是在众多学科基础上具有培养硕士、博士生能力的专业学科，能够完成国家或省重点科研攻关项目或在某一方面具有地域性、民族性特色的专业学科”[3]。图书馆作为高校教学和科研的信息基地，要保证教学科研的质量和水平，必须了解学科及重点学科的专业性和学术性，以本校各院系学科和重点学科建设、专业特色和科研发展为依据，结合教学、科研的实际情况，进行文献信息采购，保证提供最新、最前沿、最具学科特色的信息服务。要做到这一点，图书馆必须从高校发展战略的高度来认识加强重点学科文献资源建设的重要意义，努力建设具有学科和专业特色的图书文献信息资源体系，不断丰富图书馆的特色馆藏，为重点学科发展提供强有力的文献保障，以推动高校学科建设的发展。院系资料员由于直接参与学院重点学科、重点项目、精品课程的资料搜集和参考咨询服务，所以，他们不仅熟悉某一院系的专业设置和课程设置，而且对本学院的重点学科情况也比较了解。比如，哪些学科和专业属于硕士、博士授权点，哪些专业和学科承担着国家或省级重点科研项目，哪些学科和专业取得了最新研究成果以及这些重点学科的学科门类、专业构成、课程设置、研究方向和特色优势是什么。因此，他们更加了解重点学科文献类型、情报服务方式和服务质量等方面的需求，了解教学骨干、学科带头人以及其他教师的阅读倾向和文献利用规律。并且能够及时征求用户的需求建议，不断调整藏书结构和进书计划，优先采集重点学科和专业以及科研人员急需的文献资料，为他们提供具有个性化、专业性和学科特色的信息服务。

三、自身素质结构的优势

在高校，院系资料员的素质要求是比较高的，院系资料员一般都具有本科或相当本科及以上学历，中级以上职称，有专业特长或多年从事某一学科图书资料工作经验的副研究馆员和研究馆员担任。他们可以既是学科馆员又是图情教授，对于解决图书馆的对口服务和针对性服务有着绝对优势。就河北大学来看，在笔者调查的 20位院系资料员中，具有本科及以上学历的占到90%以上，其中研究生学历占到10%。具有高级职称的占85%，在某一院系从事资料员工作在10年以上的占 80%以上。大多院系尤其是专业性较强的院系资料员，如外语、政法及一些理科院系的资料员基本都是专业对口的。院系资料员除在继续教育中掌握了图书馆学基本知识外，还有自己所学专业知识。加上多年参加院系学科建设和院系教学辅助工作以及教改课题、科研论文的资料搜集和提供工作，使他们逐步掌握了更多的专业知识，提高了学科专业素质，形成了一个知识面宽、专业性强的复合型知识结构。具备了学科馆员必备的素质。他们不仅具备所在学院一些学科的专业知识，而且具有敏锐的资料分析、判断、筛选能力和网上信息搜集、评价、选取能力；他们不仅掌握计算机网络知识、外语知识和检索技术，对信息资源的收集、组织和利用游刃有余，而且对学科的研究动态、发展趋势也有比较深入的了解。更重要的是，他们具有对图书资料工作的无比热情以及强烈的事业心和责任感。因此，院系资料员在高校学科建设的高深层次信息服务中，成为一支不可或缺的生力军。

四、了解馆藏资源的优势

由于院系资料员的隶属关系，决定了他们在图书馆和院系间的特殊身份。他们既是学校图书馆的一分子，又是院系图书资料工作的主力。所以，他们对图书馆和所在院系资料室的藏书等信息资源以及服务功能都非常了解。如图书馆和资料室都有哪些类别的藏书，以及纸介和电子书刊的数量、质量及特色；哪些网络资源可以通过图书馆提供的校园网上搜索引擎查阅，诸如：图书馆有哪些全文数据库可以通过校园网查询，包括学术期刊网数据库、优秀博硕论文数据库以及在线数据检索系统、期刊联合目录服务系统、国际联机检索系统、引文索引系统、大型的网上图书馆等资源，哪些数据库属于学校图书馆引进和建立的免费查询系统。

更难得的是，院系资料员不仅了解馆藏资源，更懂得如何根据用户需求优化馆藏结构，加强对重点学科和专业文献的收藏，不断充实、强化与重点学科相关的文献资源的收藏，最终建立起具有覆盖面宽、动态性强、多载体化等特点的高水平馆藏体系，保障重点学科在教学、科研工作上始终处于高起点和高水平状态。确立以重点学科建设为中心，全面、系统、长期、稳定地收藏体系。提供丰富多彩的、具有学科和专业特色的文献资源跟踪服务。有这样一批院系资料员兼任学科馆员，高校图书馆就能够收藏更多具有不同专业特色、学科特色的相关文献资料，形成具有学科专业特色的馆藏文献布局。同时，通过院系资料员所提供的各种情报信息,使教师能够及时地跟踪了解某一学科最新的研究动态。如果说，“学科馆员应是某一专业或学科的情报员及咨询专家”[4]，那么，院系资料员恰恰是这一理念的优秀践行者。

五、了解用户需求的优势

学科馆员制度，是图书馆一种创新服务模式，其根本目标是建立图书馆与学科用户之间的联络机制，主动了解学科需求。并以需求指导信息组织，以便向用户提供主动的学科指导服务[5]。院系资料室的直接用户是教学、科研一线的教师，包括学科带头人以及所在学院博士、硕士研究生和本科生。由于院系资料员多年为这一固定读者群服务，他们通过参加院系的行政会议、教学研讨会，学术交流会，参加毕业班学生的开题报告会，尤其是平时资料室的开放服务，包括流通、阅览、咨询、专题服务等方式，直接了解学科队伍的职称、学历、专业、年龄等结构；了解他们的研究方向以及用户需求。诸如，对于本学院教师分别所属的学科是什么，所教课程是什么，所属学位点是哪个，研究领域是什么，承担课题是什么，平时关注及感兴趣的问题是什么等都了如指掌。这样，院系资料员不仅熟悉用户，与他们建立了深厚的感情，而且，他们非常熟悉院系学科带头人和学科梯队的情况。学科用户既是院系资料员的服务对象，也是资料员取得读者需求信息和反馈的主要渠道。这样，对于教师教学参考用书的选定、科研立项时的情报收集以及毕业班学生论文写作及答辩提供最直接有效的信息服务和代查代检服务。尤其对于图书采访、馆藏建设以及为院系重点学科提供更加深层次的参考咨询服务都有很大的帮助。因此，院系资料员作为本学院信息需求代言人有着特定的优势和便利。

六、工作职责的优势

院系资料员的工作职责主要有：其一，不断征集重点学科、重点项目带头人以及其他师生的信息需求，广泛搜集和随时采购教学科研所需图书资料，包括图书、期刊，光盘等各种载体文献资源；其二，对新购入文献进行流通和编目等系统的录入和加工整理以及日常借阅处理工作；其三，搜集整理学科信息资源，并进行资源的深加工，编写二、三次文献，通过信息简报、学科书目索引、专题综述等形式快捷方便地提供给用户；其四，针对所在院系学科专业建设特点以及院系教师承担的课题提供个性化的信息服务；其五，负责向学校图书馆提供各类统计报表，如每年院系资料室书刊购入的册数、种类、资金投入，图书流通率、读者利用率等；其六，负责向图书馆提供所在院系每门课程、每个学科甚至每位教师所需图书、期刊的类别、名称及其他资料信息，为图书馆资源建设包括纸质载体和数据库、网上图书馆等网络资源建设提供参考信息和反馈意见，加强图书馆与院系之间的沟通与互动。

学科馆员与图情教授的主要职责是在院系与图书馆之间架起一座桥梁，有针对性地为师生更好地利用图书馆提供帮助，解除他们在利用文献资源过程中的疑虑；为对口院系师生如何利用图书馆开展普及、宣传、培训工作，起到信息导航员的作用；解决当今高校图书馆迫切需要解决的对口服务、针对性服务的问题[6]。院系资料员大都是图书资料系列的研究馆员、副研究馆员，从其职责看来，他与学科馆员有着异曲同工的作用。其一，他们可以加强学科联络和提供专业参考咨询帮助。学科需求联络，即建立图书馆与用户需求的快速交流机制，使需求信息从学科用户直接汇集到资料员，转而通过资料员反馈到图书馆，资料员再将最新馆藏资源信息快速提供给用户，促进信息资源向学科用户的有效流动；其二，在文献资源建设上，可以负责本院系学科文献信息资源的选择、组织、开发利用。根据院系用户对图书馆资源建设和服务内容的意见与要求，依照资料员提供的院系学科设置和专业特色需求信息以及文献流通率、利用率等上报数据，作为试用、评价学科资源，制定或调整学科文献订购计划，建立特藏、引进数据库和个性化服务提供参考；其三，资料员熟悉馆藏和资料室藏书的特点，可以及时比对图书馆和资料室现存文献资料的记录，科学选择具体文献，合理确定复本，避免盲目选择和重复投入，节省不必要的开支；其四，可以经常性地为所在院系师生提供利用图书馆的指导培训、网络导航和参考咨询服务，最大限度地实现学科服务的科学性、有效性，促成图书馆与教学科研信息用户的无缝链接，使学科跟踪服务走向具体化、实在化。

[1] 吴漂生.我国学科馆员研究综述[J].图书馆理论与实践,2006(6):70-72.

[2] 周威平,钱智勇.试论学科馆员重点学科知识集成服务[J].情报资料工作,2005(6):88-90

[3] 何琍芳.重点学科与高校图书馆文献资源建设[J].情报资料工作,2007(4):61-64.

[4] 花芳.学科馆员架起大学图书馆与院系间教学科研的桥梁[J].东南大学学报,2002(S1):31-33.

[6] 李春旺,李广建.学科馆员制度范式演变及其挑战[J].中国图书馆学报,2005(3):51-54.

Abstract:According to the features of the department librarian who holds subject librarian concurrently, namely their plural membership and understanding of key subjects, the user’s requirement and the library resources, this paper probes into the six advantages of department librarian holding concurrently the subject librarian and its significance in the hope of providing a new perspective to perfect the subject librarian system.

Key words:subject reference librarian; subject characteristic service; department librarian; advantages

（责任编校：耿春红英文校对：杨 敏）

Six Advantages of Department Librarian Holding Concurrently the Subject Librarian in University

SHAO Yan1, HU Dong-dong2

(1. Teaching and Researching Department of Marxism-Leninism, Hebei University, Baoding, Hebei 071000, China;
2. College of Politics and Law, Hebei University, Baoding, Hebei 071000, China)

G251.6

A

1673-2065(2011)02-0081-03

2010-04-26

邵 艳(1956-),女,河北大城人,河北大学马列教研部副研究馆员;

胡东东(1970-),女,河北保定人,河北大学政法学院副研究馆员.