对加强牌证业务档案管理工作的探究

赵 巍

沧州市农机推广站 061001

对加强牌证业务档案管理工作的探究

赵 巍

沧州市农机推广站 061001

农机监理牌证业务档案是法制化建设的具体体现，是机手所持证件合法性的认定依据，可真实反映办理各项牌证业务中的流程、原始信息与动态信息，是指导业务工作开展的第一手资料。业务档案管理是政策性、原则性、技术性很强的一项工作，本文对如何搞好牌证业务档案管理工作进行分析与探讨。

1 牌证业务档案的分类

牌证业务档案分为电子档案、纸质档案、台账三种形式，电子档案是将各项信息记录在微机中，资源共享，便于根据不同的要求进行统计、查询；纸质档案是保持各项业务办理中真实的具体流程与原始记录；台账是摘录档案中的主要信息登记造册，并预留一定位置，用于记录如转出、转移、变更、逐年检验情况、注销、补换证件等信息，便于查阅。三者是一一对应的关系，其中纸质档案是整个牌证业务档案的核心，也是规范管理的重点。

2 如何规范牌证业务档案

2.1 须符合基本要求。电子档案应做到定期备份，及时上传；纸质档案应有资料目录，材料按顺序装订，完整齐全，手续真实有效，整洁无涂改，各项签注规范，有市级审核意见，各类档案排列有序，便于查找等；台账应定期打印并及时补充完善有关内容。

2.2 建立制度，有章可循。在《档案法》的基础上，结合实际工作情况，制定《牌证业务档案管理制度》，对档案的建档要求、需收录的材料、保管与使用规定、档案管理人员的责任与义务等予以明确。

2.3 设置专人管理。为体现业务流程各个环节互相制约的基本原则，档案管理人员不应由其他岗位人员兼任，同时鉴于保密性的特殊要求，应保持档案管理人员的稳定，不宜频繁更换。

2.4 统一标准。档案管理工作规范与否，必须要有衡量的标准，应明确具体要求并落实到细节上，如各项业务需留档的材料、装订顺序、表格中何为打印部分、何为手工签注部分、所签注内容的位置与要求、规范用语等，使档案规范与否有一个衡量的尺度。

3 当前工作中需强化的几点内容

3.1 加强认识。当前部分干部职工缺少法制观念，未能真正理解“建档就是执法”。档案管理是否规范能反映一个行业、一个部门的管理水平是否科学、规范、严谨，各级部门应充分认识到加强档案规范管理的重要性，将档案管理工作列为年度工作考核指标，作为“评先”的先行指标，推行档案管理工作责任制。

3.2 强化审核。规范要求各项牌证业务是“县站承办、市所监督”，市级监理机构不直接办理各项业务，属既不见车也不见人。因此，审核档案是否规范，就成了实现市级监理机构监督职责的重要途径之一，要严把审核关，对不规范的档案坚决整改直至合格。同时，档案审核工作仅仅依靠市级监理人员的日常审核效率偏低，如我市自2007年7月开始受理新行业标准各项牌证业务所产生的档案达15 000余份，工作量很大，为保证档案审核工作及时完成，可采取抽调县级业务骨干人员进行集中审核或县县之间交叉审核的方式，既提高了工作效率，又使基层业务人员的专业素质得到了提高。

3.3 提高管理人员综合素质。档案管理员有审核前期岗位所办业务是否符合规范流程与要求的责任，因此对其综合素质要求是比较高的，现行规范中涉及驾驶员牌证业务共11项，农业机械牌证业务共有24项，作为档案管理员，要熟悉上述各项牌证业务所涉及的各项规范要求，查漏补缺。必须要加强对其法制观念、责任意识、业务素质等多方面的培训与教育，使其能够胜任岗位工作。

3.4 消除影响因素。以办理初领驾驶证为例，现行要求有目录、流程单、申请表、准考证明、成绩单等8项材料，表格数量繁多，笔者认为，只要能体现出工作流程并且满足规范的要求，部分表格可以精简合并，如考试成绩单稍加完善就可以代替流程单、准考证明；各类表格中涉及到“经办人”处，现行要求是微机打印并签章，目的是整洁美观，但笔者认为，纸质档案应考虑档案的原始性，应保留个人手工签名的原始记录，不宜使用微机打印；统一监理软件，实现全国联网，信息互通，资源共享；统一合并拖拉机与联合收割机所用表格。