新时期高校学生档案管理工作探析

李 燕

（长治医学院 招生就业处，山西 长治 046000）

新时期高校学生档案管理工作探析

李 燕

（长治医学院 招生就业处，山西 长治 046000）

高校学生档案管理工作是一项特殊的工作，是高校学生管理中不可缺少的重要环节，也是衡量高校管理水平的重要标志之一。为使高校学生档案管理工作走向科学化、规范化、系统化的轨道，文章阐述了高校学生档案的功能、内容及存在的问题，提出了新时期高校学生档案管理工作的改进措施及建议。

高校学生档案；管理；问题；对策

高校学生档案是大学生在校期间学习、生活和各种社会实践的真实历史记录，充分反映了大学生的自我成长经历。它是人力资源开发的基础性工作，为人力资源的开发和人尽其才提供重要依据，并能够起到引导学生行为的作用。所以，如何做好当前形势下高校学生档案管理工作是高校管理的一项重要任务。

一、新时期高校学生档案的功能

高校学生档案作为大学生基本信息的记载，有着不可替代的人力资源开发功能和教育管理功能[1]。首先，是教育激励功能。学生档案写实性地记录了学生在校各方面的表现，它不但影响着学生的未来和发展，也为学生就业提供重要的依据。这样，档案收集的内容就成为学生的努力目标和增强竞争力的参照，起到对学生的教育激励作用。其次，为用人单位选拔人才提供可靠的信息。现在用人单位越来越注重学生的成长经历、个性特征等，学生档案记录的信息为用人单位人才选拔提供了重要依据。第三，未来人力资源开发管理的基础性功能。高校学生档案为用人单位所提供的各项信息为人力开发管理奠定了基础，可以更好地帮助用人单位实现人力资源开发的有效管理。

二、高校毕业生档案的内容

高校毕业生档案主要包括入学登记表、基本情况登记表、学生在校期间的各门课程考试成绩、学生在校期间各种表现情况的记载（如每学期总结、综合测评、评优评奖情况等）、学生在校期间的政治思想表现及入团、入党材料、学生受奖励与处分情况、综合测评情况、学生在校期间参加各种社会活动，能力水平考试等记录、毕业生登记表、毕业生鉴定表及其他相关材料。档案里的这些材料是毕业生就业及今后各用人单位选拔、任用、考核的重要依据。

三、当前高校学生档案管理存在的主要问题

（一）档案内容不完整

目前部分高校学生档案存在内容不全，信息不完整等许多问题，不能为用人单位提供大学生在校的全面情况。档案的归档仍然是传统的一些内容，范围有限。随着高等教育体制的改革，高校已逐步向“自主办学”过渡。在社会主义市场经济条件下，为实现“科教兴国”目标而培养高素质的复合型人才已成为高校决策者们的共识。因此学生档案的内容也应随着教育改革的发展进行必要的完善，丰富其内容。例如在推荐毕业生就业时，档案材料的利用已略显滞后，毕业生仅仅依靠一份《毕业生推荐表》已远远不能满足用人单位对学生能力的判断，这就限制了对学生整体能力的展示。因此如何丰富档案内容并有效发挥其作用，更好地为大学生就业服务，对我们高校学生档案管理内容及运作方式提出了挑战。

（二）管理模式较陈旧

首先，高校学生档案工作作为高校学生管理工作的一部分,档案管理队伍建设薄弱，部分档案管理人员水平参差不齐，缺乏档案专业方面的基本知识和理论素养,对档案工作的重视度不够，影响了学生档案管理工作。其次，档案基础工作不够标准和规范，影响了档案的交流与信息化。第三，因为没有建立有效的协调机制，在涉及其他相关学生管理部门的学生信息的收集、归档时,存在配合不当问题，导致出现学生档案材料残缺不全等现象。因此，结合实际情况，建立完善的档案管理模式，使学校的档案工作有章可循，从而使档案工作步入正轨化管理的轨道是非常必要的。

（三）数据库建设比较滞后

经过多年的努力，高校学生档案都建成了规模大小不等的档案数据库。但数据库大都自建自用，规模比较小，缺乏整体性，标准化程度低，类型单一，数据无规范化控制，社会服务水平较差，更无法满足新形势下学生与社会的多种需求。许多高校档案馆虽然联网，但只能访问其主页，无法实现实质性的资源共享，造成学生档案管理与高速发展的信息社会不相适应，不能更好地服务于大学生就业工作。

四、新时期高校学生档案管理需采取的对策

针对在大学生就业中高校学生档案管理暴露出的弊端和不足，建议采取相应对策措施，规范高校学生档案管理，制定出一套科学、规范、完整、适应新形势下的高校学生档案管理模式，使其服务于大学生的发展，促进大学生就业。

（一）丰富档案内容

一份完整的学生档案不仅要包括学生在校期间学习和奖惩情况，还应包括学生个人的信贷消费、实践活动、科研能力等内容，只有树立动态管理的观念，不断地根据社会需求丰富学生档案的内容，客观公正真实地记录大学生成长的完整历程，确保档案内容的真实性与完整性，才能发挥其作用。

（二）创新管理模式

随着社会对人才的需求不断转变，社会对个人档案的需求也在不断变化。以前的高校学生档案工作服务范围较小，档案管理部门只是被动地提供服务，其信息服务功能和对档案社会文化性的认识不够。在新的形势下，高校学生档案管理工作应充分实施其社会职能，围绕高校人才的培养与就业来构建适应信息时代的新的学生档案管理模式，不断更新服务手段，提高服务水平，使高校学生档案工作在探索中创新，在创新中发展，更加适应社会的变更与需求。

（三）加强信息化建设

学生档案的信息化建设是提高学生档案的工作效率，确保服务工作质量的重要条件，是档案工作创新的基本基础。当前，信息技术发展迅速，高校学生档案管理必须加大资金投入，综合利用现代信息技术，运用档案学科新理论、新技术，指导并改进档案工作[2]。通过对档案信息的储存、整理、加工，深层次、全方位地开发学生档案信息系统，实现网上归档、查询等功能，提高学生档案的管理与服务质量，为用人单位提供便捷、准确的学生档案信息。当然，建立电子档案,并不是摒弃学生的纸质档案,而是把纸质档案作为原始材料，作为电子档案的补充和备份。如果对电子档案的信息有异议，还可查阅纸质档案,并作为最后的依据[3]。因此，高校必须加强学生档案的信息化建设，并且努力做到档案信息储存数字化、管理自动化，真正实现档案从管理为主向提供信息利用为主的转变，真正为大学生就业提供准确的参考依据。

高校学生档案管理是高校学生工作中的一个重要环节，也是学校或用人单位培养人、使用人的可靠凭证。所以，为使学生档案管理跟上时代步伐，我们必须加大改革创新力度，扩大档案的归档范围，创新档案的功能，拓展服务渠道，为用人单位提供可靠、全面、真实的学生信息，使学生档案工作不断朝着良性循环的方向发展，开创学生档案工作的新局面，使之在高校的改革、优化人才培养、大学生就业中发挥出更加积极的作用。

［1］曹广辉.大学生档案管理应当适应人才配置市场化［J］.中国高教研究，2004，（4）：76.

［2］丁海燕.高校档案工作创新探析.山东省农业管理［J］.干部学院学报，2008，23（5）：205-206.

［3］苗晓辉.加强学生档案管理 促进高校毕业生就业［J］.黑龙江生态工程职业学院学报，2009，22（5）：116-117.

G271

A

1673-2014（2011）04-0123-02

2011—04—08

李 燕（1975— ），女，山西荫城人，馆员，主要从事档案管理教学研究。

（责任编辑 单麦琴）