《高等学校档案管理办法》所规定校长职责的履行

顼迎芳

（长治学院 人事处，山西 长治 046011）

《高等学校档案管理办法》所规定校长职责的履行

顼迎芳

（长治学院 人事处，山西 长治 046011）

文章分析了高等学校档案管理中存在的四大问题，并依据《高等学校档案管理办法》中所列校长的四项职责，提出了加强高校档案管理工作的办法。

高校；档案管理；校长；职责

《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）是由教育部和国家档案局联合以命令的形式颁布的适用于各类普通高等学校和成人高等学校档案管理的权威办法。在《办法》中，明确涉及高等学校校（院）长在高等学校档案管理中享有的权力和应尽的职责的条款有四条，分别是第五、第二十五、第二十九、第三十四条。这些权力和职责是针对以往高等学校档案管理中存在的问题提出的，应被忠实履行。

一、高校档案管理中存在的问题

第一，领导档案意识不强

高等学校的一些领导对档案的重要性认识不清楚，对档案的重视程度不够，这是老生常谈但依然存在的问题。在平日的工作中大家往往对教学、科研比较重视，忽视档案工作，使档案工作不能与教学、科研并驾齐驱。部分领导对档案工作的态度是“平时遗忘，用时恨少”。同时，各高校的基层档案工作人员名义上的工作是管理档案，实际上整天忙于其所在部门的其他日常事务，导致档案管理日常工作中的立卷、归档进行不及时，造成各项档案工作的拖沓、滞后。

第二，档案管理方式陈旧

当前高校的大部分日常工作体现出信息化时代特征，当大量硬件设备，如电脑、打印机、复印机、扫描仪、摄像装置等入驻各办公室时，档案管理工作的信息化往往被置于角落，无人关注。许多高校的档案室硬件仍然是除了档案柜之外几乎一无所有，重复着机械化、手工操作的管理方式。这样势必造成工作量大、任务繁重、效率低下的结果，严重影响档案信息的全面与准确。

第三，档案工作人员专业素质低下

虽然从事高校档案管理工作的队伍逐年壮大，知识结构稳步提升，但不可否认的问题却依然存在，即专业人才少，半路出家多，许多高校很少具有全日制档案管理专业本科及以上的高层次人才，缺乏既精通业务又懂信息化技术的复合人才。

第四，档案管理制度不健全，经费匮乏

许多高校当下依然使用旧模式，缺乏健全的档案制度，没有根据新形势建立健全新内容。如学生档案偏重学生历史，缺乏学生素质和综合能力的记载，缺少学生个人能力和信誉的记载。另外，很多新升本科院校和专科院校的档案设施简陋，仅限于一间仓库，几组铁皮柜，一张办公桌，不符合国家档案法规定的标准，这都是由于资金投入不足所致，更遑论信息化建设所需。

二、《办法》中校长职责对高校档案管理工作的有力支撑

《办法》的第五条明确规定了高等学校校长在档案管理工作中的主要职责，其职责有四项：

第一，《办法》的第五条（一）明确了校长的职责是“贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度”，也就是说高等学校校（院）长要在国家相关的法律法规和方针政策的规范和要求下，批准并支持本校相关部门根据具体情况制定必要的适应学校的规章制度。

第二，《办法》的第五条（二）明确了校长的职责是“将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”，也就是说高等学校校（院）长将学校的档案工作置于其应有的位置，并将其纳入学校各项工作的整体部署中，不拖沓，不滞后，以推动档案工作与教学、科研并驾齐驱、同步发展。

第三，《办法》的第五条（三）明确了校长的职责是“建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费”，也就是说高等学校校（院）长要根据其学校的规模，不仅要重视档案工作的硬件建设，即建立档案馆或综合档案室，并在档案馆或综合档案室中配备专职工作人员和必要的设备及其开展工作所需的经费，而且还要重视档案工作的软件建设与投资，即档案工作人员的编制、职称评审等问题。

第四，《办法》的第五条（四）明确了校长的职责是“研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题”，也就是说高等学校校（院）长要重视对于为学校的档案工作做出重要贡献的和妨碍档案工作正常进行、在工作中出现重大问题的人员的奖赏和惩罚，做到奖惩明确、赏罚分明，并要及时对学校档案工作中出现的问题进行纠正与补救。

三、《办法》支撑下的高等学校档案管理工作的加强

由于高等学校的校长是国家教育行政部门或其他办学机构管理部门任命的学校行政负责人，他综理全校的校务，对外代表学校，对内主持校务，并且懂得学校教学、教育和管理工作，受过专门的教育管理专业的教育或培训；具备教学管理和行政管理的能力；有相当的教学、教育和管理的教育实践经验和理论素养。高校档案管理工作属于校长直属的管理工作，直接印证其管理的实践经验，体现其行政管理能力。

《办法》针对上述存在的问题，为加强高校档案管理工作提供了理论与法律依据。所以，高等学校的档案管理工作应在《办法》的框架内，在校长的领导与重视下，从以下几方面着手使其得以加强。

第一，树立“大档案”意识，建立健全规章制度

《办法》第三条规定“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划”，并从管理体制上对档案工作进行了更高的定位。高校领导层要树立“大档案”意识，明白“档案无小事，人人有责任”。档案工作应被融入学校事业发展的大局中。在校长的带领下，各级干部要站在推动档案事业既好又快发展的高度，支持和配合档案工作，使其与别的工作同步规划、同步发展。各高校应该形成以档案管理部门为核心，其他各部门协调、配合，全体教职员工积极参与、共同努力建设的“大档案”格局。

《办法》的第十四条规定高校应该建立健全档案工作的各项制度；第十五条说明了纸质和电子档案材料的归档范围；第十六条明确了高等学校应实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度；第十七条规定了档案材料的要求与标准；第十八条规定了各种材料归档的时间；第十九条明确了档案部门的工作；第二十条强调了档案的保护技术；第二十二到二十五条明确了高校档案保管制度。所以高等学校校（院）长应在其职责范围内支持与批准依据《办法》制定的适合本校的各项档案管理制度，使档案工作在完善的规章制度中有序开展。

第二，重视档案工作的整体规划，促进信息化建设，更新管理模式

《办法》中多次提到高校档案工作应该注意电子材料的收集与保存以及信息化建设，可见，使用信息技术对档案信息进行管理，可以提高管理的质量和效率，所以高校应该把现代化手段运用到档案管理之中，发挥计算机信息处理和网络的优势，收集各种档案材料，包括影像资料，运用条形码识别技术，并构建多渠道的有效的交流模式，提高管理效率和水平，加强信息沟通。档案工作是否可以被整体规划，能否开展信息化建设，与高等学校校（院）长是否支持有着极大的关联，校长应该尽其职责，保证档案工作的整体规划和信息化建设的顺利进行。

第三，建立健全档案机构，落实人员编制，加大资金投入

《办法》第六条要求建立档案馆或综合档案室；第七条说明了档案机构的性质和设施的要求；第八条明确了档案机构的管理职责；第九、十一条规定了档案机构的人员配置及人员的素质条件；第十、十二、十三条强调了档案人员的专职性和待遇。通过以上条文，可以看出各高校应该在《办法》的要求内加强档案管理队伍建设，实行专人负责档案，大力引进具有专业知识的高层次人才，建立一支政治素质高、业务能力强的管理队伍。如果这些能得到校长尽其职责的倡导和支持，主动要求相关部门开展工作，相关工作就会圆满完成。

《办法》第五章“条件保障”要求高等学校要加大对档案工作的经费投入；第三十六条要求学校将档案工作所需经费列入预算，保证工作的需求；第三十七、三十八条要求高校投入资金扩建档案库房，增加工作设备，改善工作环境，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。各高校校（院）长应该在每年的学校经费预算中关注原本弱势的档案工作，提示和要求相关部门对档案工作投入合理的经费以保障档案工作不滞后。

第四，明确设立奖惩机制，杜绝重大问题发生

《办法》第三十九条罗列了对档案工作做出贡献的单位和个人予以奖励的条件；第四十条罗列了予以惩罚的情况。各高校要明确设定奖惩机制，严格执行相关规定，对该奖励的单位、个人要重奖，并树立其成为典型，为其他单位和人员起到榜样示范作用。对于在工作中出现过失，给档案工作带来重大危害的单位和个人则严惩不贷，坚决杜绝类似事件的再次发生。机制明确、措施得当可以保证档案工作的有力、有序进行。在机制的设立和人员的奖惩过程中，高校校（院）长的决心与信心是起着重要作用的，他的关注和重视可以促进工作的开展，增加工作人员的热情与动力。

第五，重视档案的开发与利用

档案天生蕴涵着多种价值。在高校档案工作中要对档案的凭证价值、管理价值和历史文化价值高度重视。《办法》第四章针对“档案的利用与公布”提出了具体的要求和建议。第二十七条规定了档案公布的条件；第二十八、二十九和三十条规定了档案利用的要求与条件；第三十一到三十五条规定了高校档案开放与利用的条件、情况与办法。各高校应该在校长的批准与支持下，合理有序地开展档案的公布与利用工作，使档案的价值得到良好的实现，而不至于“形同废物”。

综上所述，文章并不是要求高校（院）校长将自身工作的重心放在档案管理工作之中，由于档案管理工作长期以来处于高校各项工作中不受重视的地位，如果校（院）长能够按照《办法》的规定忠实履行各项职责，真正承担起学校档案管理第一责任人的责任，那么全国各高校的档案管理工作将会形成一种新局面。

［1］教育部，国家档案局［S］.高等学校档案管理办法，2008-9-1.

［2］曹勤民.谈高等学校档案管理办法的指导意义［J］.山西档案，2009，（4）：42-43.

［3］马仁杰，张浩.我国高校档案工作发展史上的重要里程碑［J］.档案学通讯，2009，（2）：12-14.

［4］杨阳.高校档案工作明确校长职责［J］.中国社会科学院报，2008，（2）：1.

The Performance of the Presidents’Obligation Formulated by the Higher Education Archive Adm inistrativeMeasures

XU Ying-fang
（Departmentof Personnel ChangzhiUniversity，Changzhi Shanxi 046011）

This essay analyzes fourmajor issues of archive administration in higher education.Five solutions for reinforcement of archive administration in higher education are proposed based on the fourmajor presidents'obligations listed in Higher Education Archive Administrative Measures.

university；filemanagement；President；obligation

G271

A

1673-2014（2011）04-0120-03

2011—04—22

顼迎芳（1980— ），女，山西怀仁人，硕士，馆员，主要从事档案管理与研究工作。

（责任编辑 单麦琴）