强化档案管理工作为政务信息公开服务功能

王 玲

（大连大学 档案馆，辽宁 大连 116622）

强化档案管理工作为政务信息公开服务功能

王 玲

（大连大学 档案馆，辽宁 大连 116622）

《中华人民共和国政府信息公开条例》的施行，给档案管理工作带来了新挑战，同时，也是档案管理工作发展的新机遇。本文从政务信息公开的要求出发，阐述档案工作应从明确服务方向、强化社会职能、理顺法律法规、开发信息资源、构建服务体系等几个方面入手，加强档案管理工作为政务信息公开服务。

档案管理；政务信息公开；服务职能

《中华人民共和国政府信息公开条例》的施行，给档案管理工作带来了新挑战，同时，也是档案管理工作发展的新机遇。现代社会，信息公开既是国家民主法制建设的需要，也是满足民众知情权的需要，更是促进社会发展的需要。档案管理部门作为社会档案资源最为集中的地方，要积极开发档案资源，充分发挥档案的社会职能作用，探索有利于社会和公众利用的开放模式，不断充实档案信息服务内容，加强人员管理和技术培训，提高档案管理人员的服务意识，为群众提供更多人性化的服务，满足社会各界的信息需求。

一、明确服务方向，强化社会职能

档案工作在很多人看来，离普通人的生活比较远。吴宝康在《档案学概论》中对档案工作做了明确的定义：“档案工作是指档案室和档案馆信息资源的管理与开发工作，也就是通常所说的档案的收集、整理、鉴定、保管、编目、编研提供利用和统计等项工作。”[1]随着改革的不断深化、社会经济的飞速发展、各项事业的长足进步，档案工作也随之发生了变化，不仅档案收集的内容越来越多，档案保存的媒介也越来越多。档案工作不再是人们传统认识中对重要资料的保存与管理，在群众生活中具有重要作用的民生数据也日益进入到档案资源中。在政务信息公开的环境下，社会对档案工作的需求日益增多，历史呼唤档案工作走上前台，走进社会，融入百姓生活。政务信息公开是政府取信于民、集聚众人智慧的重要平台，其涉及到政府工作的方面，需要有大量档案资源的支撑。档案工作能不能适应时代要求，有所作为，取决于我们对档案工作的认识和定位，取决于我们的工作是否围绕大局。因此，如何搞好档案开放，已成为我们亟待解决的问题。

从政务信息公开现状看，政务信息公开作为电子政务建设的一项重要内容，给档案管理部门带来了很大的影响。一直以来，我们的档案管理工作总是给人一种不为人识的感觉，所有档案资料进入档案管理部门后，经过整理装订后，基本就束之高阁。除了特定部门与人员可以借阅档案资源外，档案资源基本上都处于“只进不出”的状态。新时期政府职能的转变和服务职能的强化，给档案管理工作带来了本质性的改变，档案不仅仅是历史资料，更是我们现实工作被检验、进一步提高的依据。要实现档案管理工作更好地为政务信息公开服务，首先，应从思想意识入手，树立正确观念，改变一直以来档案管理工作“静养深闺”的观念，积极应用档案资源在经济建设与群众生活中扮演重要角色。其次，要明确服务方向，要把为部门工作和社会各界提供更多、更优质的服务作为档案工作的重要职责，把为人民群众提供优质服务作为档案工作的永恒主题，把不断创新作为档案工作科学发展的不懈动力。最后，要强化档案管理工作的社会职能，要本着对历史负责，为现实服务，替未来着想的原则，在优质服务中体现档案工作的价值，更好地发挥档案服务社会的作用，推进档案事业的发展。

群众是我党的执政之基，力量之源，也是政府执政的坚实基础，必须让群众了解政府工作，理解政府工作，继而支持政府工作。进入新时期以来，在转变政府职能的大浪潮中，让群众更多地了解政府工作，引入社会群众监督，提高政府服务水平，已成为一种现实需要。而作为取信于民的重要举措，政务信息公开无疑为政府与群众搭建了沟通的桥梁。政务信息公开，重点在于如何公开，通过什么形式公开，这都需要档案管理部门的配合。档案管理工作只有明确服务方向，强化社会职能，为广大群众提供满意的服务，档案管理工作才能进一步在政务信息公开的大环境中发挥更为积极的作用。

二、理顺法律法规，开发信息资源

政务信息的公开促进了政府职能的转变，避免我们的工作产生脱离群众的危险，这也是我们党密切联系群众的一贯作风。政务信息的公开，使档案工作从幕后走到前台，对档案工作来说是一个机遇。但与此同时，也使档案部门面临着一系列的挑战，需要档案部门提供更为优质的服务。具体而言，档案部门面临的挑战与机遇表现在以下几个方面。

首先，必须理顺档案管理的相关法律法规。《中华人民共和国档案法》第十九条明确规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起，满30年向社会开放。”[2]有关于经济、科学、文化等类档案，向社会开放的期限，可以少于30年，但涉及国家安全和重大利益以及其他到期不宜开放的档案，期限可多于30年。由此可以看出，就迫切想知道当前政务信息的百姓而言，30年后才可以知道确切内容，档案管理的落后性明显可见。因此，在政务透明的环境下，我们迫切需要对档案管理相关法律法规进行修改，制定新的、合理的档案开放期限，并且要考虑到政务信息公开的时效性。采取系列措施，以满足广大公众的社会生活需求。在信息传播越来越快的今天，信息透明化的趋势日益明显，档案中除那些事关国家安全与技术进步的档案资源，其它种类的档案完全可以在群众的生活中扮演更重要的角色。

其次，要大力开发信息资源。以政务信息为例，档案管理部门不应该停留在被动收取资料的服务水准上，而应该积极加强与提供政务信息的各个部门联系，在尽可能多地收集到政务信息的基础上，大力开发政务信息资源。确保政务信息在第一时间内及时归档，然后再对其进行整理、鉴定和编目等，确保提供利用的政务信息更新、更全、更准。政府信息中不仅仅是那些漂亮的政绩数据值得档案管理工作对其进行公开，更多的关系到千家万户的民生数据、信息资源更应该加强整理，以群众乐见的方式进行公开。政务信息的公开，最终是要为民众服务，为我们的经济社会发展与和谐社会建设服务，而要发挥档案资源的这种作用，需要我们加强对信息资源的开发。一方面，要对政务信息中群众关心与有助于经济发展的信息进行整理汇编，从而使群众能够看得懂，用得上。另一方面，要对政务信息的提供者——政府各部门提出相应的要求与支持，通过细致的工作，使各部门提供的信息能够发挥更大效用。

最后，《中华人民共和国政府信息公开条例》为我们指明了政务信息公开发展的方向。曹康寿与张穹也在其著作《政府信息公开条例学习读本》中进行了解读：“首先是能够有效地保证人民群众的知情权，因为政府信息公开条例是推进社会主义民主，建设法制政府、阳光政府、透明政府的一个重要举措。”[3]要加强政务信息公开范围的界定，了解文件的价值以及与社会各界的联系程度，这样提供的信息资源可用性就会较大，创造的社会效益才能更多，真正实现档案信息资源共享。档案馆可以借鉴政务信息公开的手段，选择适合自身情况的开放方式，拓展服务领域，改革服务方式，充分有效地发挥档案的作用，为社会各界提供强有力的信息支持和保障。借助政务公开工作，将档案管理工作从以往的封闭中走出来，真正成为民众生活的有力帮手。长期以来，档案管理工作虽然有着巨大的信息资源，但限于服务水平不高，服务能力较差，很多档案信息资源长期处于休眠状态。借助政务信息公开，可以有力地推动档案管理工作服务水平的提升。

三、加强档案管理，构建服务体系

随着改革的深入发展，作为公共事业单位的档案部门，其工作重心和实质是服务而不是管理，是以档案部门为基点，服务于政府机构和公众的。因此，我们要处理好管理与服务的关系，在对档案工作进行管理的同时，还要注重对档案人员的业务培训，提高其业务素质和服务水平，以便更好地解决政务信息公开下档案服务工作的困难。在传统档案管理中，档案管理工作者的技能培训主要集中在档案资料的分类整理等方面，对于如何向外界提供更好的服务，以及如何才能让大家从档案资源中感受到有益之处，则很少提及。这也养成了档案管理工作者养在深闺的思维模式。在档案管理者看来，只要做好档案的整理、管理与保护工作即可，缺乏服务意识。

政务信息公开不同于相对传统的政务信息封闭，档案工作者要保证传播信息的准确性、及时性、公开性、流畅性，特别是与广大公众有关的信息，政府要及时公布，从而更好地帮助公民清楚自己的地位，更好地维护自己的权益。在信息公开的过程中，政府是义务主体，为了维护政府的公信，对阻塞信息畅通的各种信息障碍，政府有必要及时清除。然而，在政务信息公开的过程中，档案部门、政府又各自存在不同的问题，主要表现为服务主体不明确、服务制度不合理、服务观念太保守、服务官本位色彩浓重、政府对档案部门沿袭惯性管理等等。致使公众获得信息不够及时、准确，形成思维误区，对档案部门敬而远之。从以上分析可以看出，为了适应形势发展的需要，急需构建由政府、档案部门、公众构成的档案服务体系。这三者之间联系紧密，相辅相成。比如，随着社会的飞速发展，人们的意识形态也发生了巨大的改变，公众的维权意识逐日增强，对政务透明度的要求也愈来愈高，普通民众尤其关心民生的相关信息，在这种情况下，档案部门如果依然是高高在上、高高挂起的姿态，就会疏离公众和档案部门的关系，档案部门也只能是徒具虚名，名存实亡。所以，档案工作者应放下架子，真正为公众做些实事，构建服务型机构，加快完善民主社会的步伐。

在构建档案服务体系过程中，政府机构首先应对自身职能和管理行为进行重新定位，完善组织结构、整合政务流程，同时，针对政务信息公开下公众知情权与机密保护之间的冲突，确定档案服务工作的各类标准和规范，并给予法律依据和支持，最大限度地解决现实需求与馆藏档案利用时效的滞后性，满足公民信息需求。其次，档案部门要明确责任，从文化传承的角度出发，提高档案服务意识，加强公益性信息资源的开发和传播，还要允许公众针对政府或是档案部门工作的不足，进行评论和反馈，提出完善意见。这实际上是一种管理与服务的互动，对三者的发展与融合有着深远的影响和积极的现实意义。

总之，档案部门要抓住政务信息公开的机遇，适应社会发展的需要，以用户需求为导向，以现代信息技术为手段，以信息化为发展方向，以面向社会为目标，创造性地开展档案工作，充分有效地发挥档案的作用，不断提升档案工作的社会地位和服务水平，促进档案事业的迅速发展。

[1]吴宝康.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2002.

[2]中华人民共和国档案法[S].1988-01-01.

[3]曹康寿，张穹.政府信息公开条例学习读本[M].北京：中国人事出版社，2007.

[责任编辑：姚 旺]

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1671-6531（2011）11-0077-02

王玲，女，陕西西安人，大连大学档案馆馆员，研究方向为档案管理。