地方院校档案工作的困扰与解决途径

陈一红，宁红英

（钦州学院，广西钦州，535000）

高校档案是高等院校活动的直接记录，记录了学校过去和现在的每一项工作、活动的过程，是衡量教育质量和管理水平的重要尺度［1］。随着我国高等教育事业的不断发展，高校档案在高校发展的进程中，已成为向学校提供信息支撑、进行决策的资源地，日益显现和发挥其特有的作用。

地方院校一般指的是新升本科的院校，多由师专、教院、中师等学校合并而成，是在调整、转变、提升中持续发展的我国本科教育的生力军。地方院校的档案信息资源在服务教学、科研工作、服务地方区域经济的建设中，作用越来越受到重视。但与此同时，随着新建院校办学规模的壮大、地方经济不断发展提出的新要求，作为传统文献领域的档案资源，在技术、管理、设备等软、硬件建设方面，在学校升本后的转型时期，正面临着前所未有的挑战。

一、困扰问题存在的根源

（一）升本前专科体制办学管理模式的固有影响

新建地方本科院校顺应了我国经济建设和社会发展的客观要求，是我国高等教育中不可替代的一个重要组成部分①来源泉于《新建地方本科院校发展现状分析及对策研究》。但是，由于这些地方院校合并前是高职、高专的专科体制办学模式，财力欠缺，在这种客观环境下，学校各项基础性工作的建设因此而受到了限制。在升格为本科院校后，面对学校基础设施建设很不夯实的状况，而要提升本科院校的内涵质量，在资金仍然匮乏、不到位的情况下，却要花大力气做好固本强体的工作，学校面临的压力是可想而知的。

档案工作也不例外。升本后，地方院校的档案工作机构，直接“沿袭、继承”了专科时期的档案管理机构——档案室，隶属于学校某一部门（一般是学校办公室）。而在实际工作中，我们发现，高校科室建制的档案机构弊端时时凸显：以档案室作为高校档案机构的这种行政管理体制、运作模式（管辖隶属校内某一部门，科级行政机构），极其限制了档案管理的顺利开展。根本原因，从思想层面分析看，是在当前我国市场经济条件下，在多数人的价值观念认识错位，特别是唯利是图、追逐名利思想占据很大市场并大行其道的背景下，无论从做好档案工作急需的权威，或在具体执行工作所需的威慑力度方面衡量，都已在事实上束缚和制约着档案工作的进一步发展。

（二）新建院校在特有的转型时期，存在种种交锋、磨合

新建本科院校的转型，通常是指从结构到形态，从形式到内涵真正实现由专科层次向本科层次的转变，使之达到本科教育的要求与水平，时间上看是指从升格为本科开始到成为合格本科院校为止［2］。当前，我们在地方院校看到，办学的理念、体制的转变，在转型时期产生的各种交融，明显地体现在升本后学校各项工作的建设中，所以，转型时期也是学校各项工作指导思想、管理制度的新、旧交锋的“磨合”期。

档案工作基础在新建地方院校本来就很薄弱，在转型时期开展工作的过程中，新旧管理方式、理念与制度等的交替所产生的“摩擦”更为激烈。

1.沉淀已久的陋习与规范管理制度产生矛盾

新建院校在升格前，在档案岗位工作的人员，大多数上了一定的年纪，档案员在日常的工作中，一是因为事务琐碎繁杂，出于人手缺少的考虑，工作方法就较为随意，经常是自己认为怎么方便就怎么做，没能从长远着想，缺乏高瞻远瞩的目光，漏于规范；二是“老档案”们多数是服务周到、热心肠的同志，在工作中经常做“宠”了“别人”（移档、查档者）、忘了坚持管理制度、规范工作程序的事，长此以往，在不少的档案管理环节上，不仅给本科室，而且为校内各档案形成单位（兼职档案员）养成了不少缺乏科学、规范、合理的习惯，并且因档案行业比其他行业对自身的发展历史有着更浓厚的承袭，专科时期，甚而建校以来在不规范的操作中孳养成的陋习，给升本后的档案工作出现落后、迟滞的局面埋下了伏笔。以至于学校在升本后，虽然努力地在建立、健全档案管理制度方面做了一系列的工作，但由于教职工对待档案工作的方法，存有的诸多陋习，甚而像思想“毒瘤”一样，非短期时间可以消除的。可以说，在新建地方院校，档案管理人员的工作，比其他高校的同行面临着更大的压力、更严峻的挑战。

2.档案意识薄弱，档案工作难于正常开展

档案意识是人们对档案工作的了解程度与认识水平，是人们直接或间接接触档案、参与档案管理过程中形成的对档案和档案工作的主观、能动的反映。从档案意识一词的解释看出：实际开展档案工作成绩的好否，取决于人们对档案认识的深浅度，并有极大的依赖关系。

新建院校在升本前，专科体制的办学模式，一是由于学校在人员、资金方面对档案工作的建设投入少，影响了正常开展档案的宣传、教育等有利于群众建立档案意识的工作；二是在档案工作中，长期以来，由于“老档案”们没能认真依照《高等学校档案管理办法》及其他相关法规履行工作，缺乏制度化的管理与规范化的操作程序，使师生员工档案意识极为薄弱，开展工作的基础氛围极差。

此外，合并而来的地方院校在转型时期，教职员工、学生群体还存在不同层次的文化、思想素质水平，对档案专业技术工作难以达成统一的认识、了解，也是不利于一定时期内形成开展档案工作氛围的原因；在一些地方院校，在制定了一系列档案管理制度后，由于没能适时做好后续的衔接工作，采取相关措施，造成了档案人员在开展工作时，得不到相关部门、人员的协作和配合，极大地影响了档案工作质量的提高。

（三）地方院校资金匮乏的“后天不足”，限制了档案工作的发展

“区市共管，以市为主管理模式”的地方院校，办学所需的经费主要由地方政府负责，但地方财政有限，教育投入的资金又主要集中于义务教育阶段，投入高校的资金很少。而高校要得到发展，要做好学校各项基础设施的建设，在经费方面有足够的投入是必不可少的前提。如此一来，新建院校经费“捉襟见肘”的状况，势必影响学校各项基础建设的顺利发展。

高校档案工作水平的提高，也必须在档案库房、办公设备配置等方面投入资金建设，但是地方院校的财力情况，却难以保障该项工作的实施；再者，新建院校存在面临迎接教育部本科教学评估的压力，经费多落实在评估需要的硬性指标、项目上，却对包括档案在内的指标体系外的工作有所疏忽等，所有这些原因，都造成了新建院校与其他高校档案工作水平形成了落差。

（四）档案队伍的整体素质限制了档案工作水平的提高

据调查，大部分地方院校的专职档案管理队伍，从学历、职称、专业结构等方面看，都很不合理，存在“三多三少”现象（即女性多、非档案专业学历人员多、中老年人多，高学历、高职称、档案专业人员少）［3］，与当前教育部对高校档案管理人员的相关要求差距甚远。不少高校在考虑档案工作用人的时候，经常以照顾性质为先，安排老、弱、家属、富余人员等，缺乏以发展的眼光，从长远的角度，根据档案工作的相关要求，配备高素质的干部队伍。地方高校档案干部队伍的这一现状，从一个侧面反映了档案工作被“边缘化”的现实，严重束缚了档案工作向上发展的空间，妨碍了档案现代化、信息化、标准化的建设。

二、解决问题的途径

地方院校档案工作发展之路任重而道远。针对上述工作中遇到的困扰与问题，在此提出解决的办法及途径。

（一）真正贯彻落实《高等学校档案管理办法》

档案机构设置科学合理，是档案工作高效运转的重要保证。机构是职能的载体，档案机构的规模、级别、隶属关系必须与职能相匹配。随着高校的扩招规模扩大、事务增加，作为高校服务的机构，高校档案机构的设置也应做出相应的调整。这样才能适应档案事业和学校各项工作发展的需要。

为此，当前，高校上级档案部门应通过推动落实教育部27号令，出台地方性高等学校档案管理实施细则，指导和促进高校重点解决档案机构的定位、定级和档案干部待遇偏低等问题，让符合条件的高校成立档案馆，以加强档案的工作管理力度和法治力度。此外，在高校中，符合升馆条件的高校档案部门，应该向学校领导提出升馆的请示，表达本部门的真实意愿，使得学校领导能够倾听到档案部门的声音。因为学校领导并不一定能时刻关注到档案工作，不一定了解《高等学校档案管理办法》关于建馆的规定，这就需要档案部门向学校领导宣传《高等学校档案管理办法》的精神实质，特别是有关高校档案组织机构设置的规定，结合本校档案工作的实际情况，提出建馆的意愿，分析建馆的必要性和迫切性，以及建馆的条件，给出建馆方案。

（二）思想观念要更新，管理规范科学，服务要创新

其一，高校的领导必须要认识到档案工作的重要性，特别是在新升本的地方院校，学校在统筹规划全校的工作时，必须从长远的利益出发，全面布署，认真落实。

其二，档案的直接管理者，管理理念要及时更新、转变，管理方法要科学，严格按照专业技术理论对档案业务进行规范处理、科学安排，做到依法治档管档；做到与时俱进，积极做好服务创新工作，认真拓展服务功能等。

（三）加大力度，投入资金，推进高校档案资源信息化管理

在地方院校资金匮乏的情况下，学校如何合理支配和规划使用经费，如何将有限的资金用在合理的地方、落实到位，是值得我们深思的问题。地方院校要壮大，大学要发展，必须重视学校各项基础设施建设的投入，才能提升大学的整体办学实力。在科学技术迅猛发展的今天，信息资源的更新日新月异，现代档案文献信息资源的平台构建需要资金投入、设备的配套。

（四）建立健全档案管理网络机制，科学制定档案管理制度，严格执行档案业务规范

兼职档案员是做好学校档案工作的保障，学校各档案形成单位档案的收集、整理、立卷等工作，都是由他们处理和完成，学校的专职档案员应经常对二级部门的档案工作进行指导，对兼职档案人员进行业务培训。地方院校应形成专兼职结合，上下两级相结合强有力的档案工作网络机制；建立健全档案管理工作制度，规范业务工作，夯实业务基础，认真落实做好依法治档、依法管档工作。

（五）做好档案的宣传、教育工作，强化档案意识，营造档案工作环境

档案意识是指人们对档案和档案工作的态度和认知的总和，也是对这两者的一种主观反映。所以，做好加强档案意识的工作，就是强化、提高人们思想领域中某一认识的工作，具有长期、持久性特点。一是加强宣传教育，普及档案基本知识，要把《档案法》规定的权利与义务转化成自觉的行为，高校利用好橱窗、黑板报、广播等渠道，或利用发放档案知识测试卷形式，对师生员工做好普及教育工作；二是同时大力宣传档案利用的效益，让大家知道利用档案是公民的权利；三是做好档案人员的培训教育，带动全校人员学档案、用档案。通过一系列的工作，强化档案意识，形成人人关心档案，个个支持档案工作的气候。

（六）加强档案队伍建设，提高档案人员素质教育

随着知识经济的发展，高校档案人员除了要拥有良好的思想素质以外，还要求管理员必须有较强的专业技术知识、业务理论水平，这是地方院校进行档案现代化、数字化、信息化建设的重要保证，加强和改进档案工作队伍是确保档案事业在新形势下不断持续发展的重要条件和基础。

引进档案专业人才，大胆使用年轻干部。地方院校应根据需要，有步骤、有计划地引进高学历、高层次的，有专业文化知识、专业技术和技能的人才，充实档案队伍。同时，大胆使用有专业理论知识和专业技术的年轻干部，发挥她们的长处和聪明才智［4］。

对现有的管理人员，结合工作实际情况和未来的需要，并根据不同层次，按需施教，对于刚从事档案工作的人员，以系统讲述专业知识，实际操作技能为主；对于从事档案工作时间较长，有实践经验和一定专业知识的人员，着重提高她们的档案理论素养和进行专业知识的更新。

影响新建院校档案管理质量提升的问题还很多，其成因也较为复杂，在此恕不详列赘述。近年，新建院校面临即将到来的教育部本科教学水平的评估，乘着以评促建的契机，高校档案工作者在不断进取的实践工作中，研究和破解困扰学校档案工作质量向上发展的瓶颈，构建服务区域经济的高校档案信息资源体系，仍然是当前一项意义匪浅的课题。

［1］ 云淑君.我国高校档案管理历史与发展浅谈［J］.科技信息，2011（20）.

［2］ 蔡永香，关红辉，龚嫒嫒.新建本科院校转型期教学质量监控体系构建研究［J］.重庆科技学院学报：社会科学出版，2010（14）.

［3］ 李殷青，丘如华，黄华春.广西高校档案工作现状分析与发展对策思考［J］.高教论坛，2009（9）.

［4］ 罗长文.新时期档案工作队伍的现状分析及建设对策［J］.中国电力教育，2010（25）.