浅论礼貌原则下商务英语信函的委婉表达

2011-08-15吉林农业大学外国语学院任春梅

中国商论 2011年2期

关键词：信函礼貌商务

吉林农业大学外国语学院任春梅

浅论礼貌原则下商务英语信函的委婉表达

吉林农业大学外国语学院任春梅

商务英语信函作为中外企业之间业务往来的沟通工具，在中外贸易交往中发挥着重要的作用。信函是否礼貌委婉关系到贸易的得失成败。本文通过Leech的礼貌原则，来分析商务信函的写作特点，并论述了商务信函的委婉表达。

礼貌原则商务信函委婉语

商务英语信函作为沟通工具直接面临着与对方的沟通，信函是否礼貌委婉关系到双方贸易的成败。礼貌原则是商务信函的基本要求，用礼貌委婉的言语来表达，不仅能达到良好的交际效果，树立外贸企业的良好形象，而且能够给贸易双方的合作营造一个友好的气氛，有利于建立良好的贸易关系，进而促进贸易活动的顺利进行。本文通过Leech的礼貌原则，分析了商务信函的写作特点，并论述了商务信函的委婉表达在词汇和语句使用上的应用。

1 礼貌原则概述

语言学家Leech的礼貌原则包括六项准则，每个准则下有两个次准则。 (1)策略准则：尽量少让别人吃亏；尽量多使别人受益。(2)慷慨准则：尽量少使自己得益；尽量多让自己吃亏。(3)赞誉准则：尽量少贬低别人；尽量多赞誉别人。(4)谦逊准则：尽量少赞誉自己；尽量多贬低自己。(5)一致准则：尽量减少双方的分歧；尽量增加双方的一致。(6)同情准则：尽量减少双方的反感；尽量增加双方的同情。

2 委婉语的礼貌功能

委婉语的交际功能是在交际中避免冒昧和非礼,如果迫不得已涉及令人不快的事情时,应选择委婉表达以避免伤害对方的感情。在社交时,人们总讲究以礼相待,尽量避免非礼言行。使用委婉语,说话人不仅显得彬彬有礼,还因照顾了对方的情面往往可获取对方的好感和认可。如用senior citizens(长者)代替old people和elderly people，这主要是因为senior这个词既可以指年龄大也可以表示身份地位高，而old, elderly只有年迈之意。

3 商务信函的礼貌特点

这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是书写商务信函的基本原则。写信时应避免居高临下、命令和粗鲁，顾及对方的要求、愿望和情感等，着重“正面地”、“肯定地”谈问题，尽量避免“否定地”谈问题。即信函要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，不会影响今后合作的机会。

4 礼貌原则指导下的商务英语信函中的委婉表达

商务活动关系到交易双方的切身利益，所以要注重感情的联络，力求达到礼貌得体。商务信函一般有两种类型，一种是拒绝类商务信函，另外一种是非决绝类商务信函。本文着重分析了如何在以上两种信函中更好地运用一些原则，使语言表达更加委婉、礼貌，给对方留下良好的印象，从而接受自己的观点或条件。因此，在写信时，要十分注意词语和语句的使用。

4.1 拒绝类商务信函

4.1.1 使用词汇上

(1)使用一些含义模糊的词语

处理此类信函时，在措辞上必须谨慎，才能有可能挽救僵局。委婉的商务信函能够使得商务活动渐入佳境。此类信函的委婉表达主要体现在说话者使用一些模糊词汇，如:seem,appear,perhaps,probably,moderately,quite,very,pretty等间接表达自己的观点，缩小双方的心理差距，提高对方对不利因素的承受能力。例如: We are sure that you can understand the difficulties we have in satisfying your client’s complex specifications. Perhaps your client can find another use for those specially designed carpets.

(2)使用一些表示委婉的词语

委婉语(如regret、decline、wish 、I’m afraid、I think, I believe等)的使用避免了交际中的尴尬和唐突现象，也缓和了可能引起不快、不满等语言。例如: We very much regret that we are not in a position to supply you with…direct,as we are already represented by Messrs…for the sales of this commodity in your district.We would advise you to approach them direct for your requirements.

4.1.2 使用语句上

(1)使用被动句

商务信函中运用被动语态，可委婉地强调了按合同、协议所承诺或规定的义务和职责。可以避免提及动作的执行者，没有谴责对方的意思，从而缓和信函中不友好的氛围。例如:

It has to be stressed that shipment must be effected within the prescribed time limit, as a further extension will not be considered.

(2)使用让步从句

使用让步从句表示决绝和分歧。例如:While we appreciate your cooperation in giving us an offer, we regret to say that we are not in the market for this commodity now. 在感谢对方提供消息的的前提下，给予否定的答复，让收信人自己意识到信中所产生的分歧，从而心平气和地接受被决绝的理由。

4.2 非拒绝类商务信函

4.2.1 使用词汇上

(1)使用情感词。如pleased, satisfy, thanks, appreciate,welcome, grateful, pleasure等饱含情感意义词语的使用使对方身心愉悦,促进双方的合作。例如: We shall appreciate it if you will effect shipment as soon as possible.

(2)使用情态动词(一般过去时)。如could, should, would, might等情态动词的使用常常可以使句子表达得更加礼貌、委婉。例如:We wonder if you could lower the price.

4.2.2 使用语句上

(1)使用条件句

在向对方提出“请求、要求和建议”时，用条件句更能表达礼貌、委婉的口气。例如: If you can execute the order to our fullsatisfaction, we will place further orders with you.

(2)使用疑问句

商务信函中当写信人向对方提出建议、要求或批评时,写信人运用疑问句的方式来减轻或缓和语气,使言语的强制力变小,从而表现出礼貌、委婉的语气。例如: Could you kindly/possibly let us have your reply soon?

4.2.3 使用时态上

(1)使用过去时

使用过去时能将请求、建议或谴责在时间上推远一步，仿佛是发生在过去的事情，对现在影响不大，从而减轻对对方的消极影响，使语气显得委婉、客气。例如: On comparing the goods received with the sample, we were surprised to find that the color is not the same.

(2)使用进行时

现在进行时表示现时刻正在发生的动作，暗示暂时性和不确定性，语气比较委婉客气。另外，使用动词的进行时态也在一定程度上缩短了双方的心理距离感，使表述时语气更为亲切。例如: We are sending you by separate post the samples for the new season.