我国中小企业商业秘密的治理与保护:基于精细化管理视角的分析

中州大学 贾美芹

中小企业提供了我国大部分的城镇就业机会和60%以上的出口总额，是目前市场经济体制的微观基础，在国民经济中占有举足轻重的地位。然而，中小企业人员流动比较大，普遍存在的缺陷是管理水平较低、组织制度建设不完善、生产经营粗放、精细化管理理念尚不能贯彻到位，其商业与贸易机密往往得不到保障。上述种种直接导致了中小企业的短命现象。事实上，我国中小企业的商业泄密问题尤为严重，有很多小企业甚至没有意识到加强自身保护的重要性。因而，从精细化管理的角度来加强商业秘密的治理与保护，是加强中小企业的竞争力、延长中小企业生命周期的重要途径。

1 中小企业商贸经营的泄密高危点

商业秘密主要是指企业权利人应该采取有效措施来保护的生产技术、贸易经营等方面的非公开的信息，这些信息与经济收益密切相关，一旦泄密，会对企业造成损失。从广义上讲，商业秘密是构成中小企业竞争优势的一切商贸信息；而对于这些商贸信息的保护，人们普遍上没有像对商标权、专利权的保护那样予以充分重视，这也是中小企业在市场竞争中处于不利地位的一个重要因素之一。据统计，中小企业商业秘密的泄密高危点主要集中于营销策略、研发文件、第三方贸易和客户名单泄密等方面。

一是研发文件泄密。企业的技术秘密一般均保守较严格，对于中小企业而言，研发文件的管理常常是个弱项。由于有蓝图草图、实验原始记录、设计文件草稿、检验方法最初拟定和最终审定以及技术改进和规格改进等大量原始记录的存在，再加上中小企业的研发部门大多并不独立，涉密人员多且队伍不稳定，保密工作就成为一个软肋。研发文件的泄密具有较强的客观性，既牵涉到员工队伍稳定问题，也牵涉到企业的精细化管理制度的完善问题。

二是营销策略泄密。中小企业的营销策略往往非常容易泄漏，究其原因是企业和员工往往对营销策略的保密工作重视不够。这里有一个认知难度问题，一些企业并不能正确识别自己的机密。

三是第三方贸易秘密的泄露。按照我国相关法律法规，企业对第三方贸易秘密负有保密责任，即企业由于合作关系在商贸活动中了解到其他企业的商业秘密，要和对方共同保护这些商业秘密，否则就要按约定承担相应的法律责任。第三方贸易泄密牵涉到企业的信誉和短期行为问题。对于中小企业而言，要想谋求持续发展和长治久安，必须避免短期行为和投机心理，应当重视和树立好自己的信誉，这样才能争取到更多的合作伙伴，把路子走宽，把步子走稳，而不是目光短浅，自己封住自己的发展空间。

四是客户名单泄密。客户名单作为商业秘密中的一个非常重要的组成部分，历来被各类企业严格保守，因为这个名单如果被竞争对手得知，与客户的交易关系就会受到威胁和骚扰。然而，中小企业的客户名单还是常常被泄露出去。客户名单的泄密不仅与商业间谍密切相关，而且与中小企业营销人员的流动性有很大关系。

2 中小企业商业秘密的泄密途径

正如我们指出的，对于中小企业而言，商业秘密构成了其竞争优势，一旦泄密，即是优势的丧失和利益的巨大损失。纵观中小企业的泄密案例，原因多出于人员流动和管理漏洞上，这和目前中小企业普遍存在员工队伍不稳定和经营管理粗放有关。下面我们从这两个方面予以分析。

2.1 企业员工流动导致的泄密

据统计，中小企业的员工流动性相当大，不仅一般员工容易流失，关键岗位的人员也很容易跳槽。中小企业必须做好掌握本企业核心技术的关键岗位员工的管理工作。关键岗位员工的不固定和流动性强，还会导致员工对待保密工作粗心大意，不能深刻理解商业秘密的要点，在与外人接触交流时疏忽大意，无意中透露重要机密；或者在宣传工作中言过其实，把不应该泄露的数据作为新闻的“卖点”炒作，从而给企业的生产贸易造成麻烦和损失。

由于中小企业的生命周期普遍不长，员工的流动问题也极易为行业内对手所利用，出现挖墙脚等诸多不良现象，造成行业内不正当竞争和恶性循环。这也是商业间谍利用的要害点之一。

2.2 经营管理粗放导致的泄密

许多中小企业缺乏管理的精细化完善，继续实行传统的粗放管理模式。粗放管理模式造成诸多的疏忽和漏洞，从而造成不必要的泄密事件。

首先是设备使用和维护的管理。许多中小企业的研发部门和营销部门都使用公用的打印、复印、传真设备，而且对这些设备的并没有严格的保密管理措施，从而使得一些机密得以传播和有意无意地泄露。

其次是电脑磁盘以及其它办公自动化载体的及时清理问题。中小企业缺乏对数字化信息的严格管理理念和机制，对于一些机密文件的电子稿件不懂得要用文件粉碎器碎掉或者彻底将磁盘格式化，而是简单地予以删除了事，一些商业秘密就是这样被泄露出去的。

第三是黑客技术的破坏和截秘。黑客技术十分繁多，防不胜防，常常非法侵入企业数据系统，寻找和截取商贸机密。病毒和木马程序的威胁使得企业、高管、关键员工的主机处于危险状态，如果企业对此重视不够，不能对之采取有效的精细化管理措施，则会很容易地造成商业贸易机密的大范围泄露。

3 完善精细化管理规章体制，加强商业秘密的保护

根据现代管理学的研究，精细化管理是科学化管理中继规范化管理后的第二个层次，也是我国中小企业在基本实现规范化后的一个主要努力方向。结合当前的实际情况，中小企业要做强、做长久，就要对企业目前的规范和管理责任进一步具体化和明确化，在这个基础上，才能进一步做个性化团队管理的探索。

3.1 加强商业秘密保护的精细化管理要点

从商业秘密的泄密关键点出发，精细化管理的完善首先要从严格的执行系统着手，而严格的执行系统要建立在科学可行的基础上。目前企业执行系统的规范建设已经趋于完善，各个具体的公司在实行这些规范的时候，应该根据实际情况，因时因地制宜，在充分理解标准框架的目的和要求的基础上予以改进、落实并小心求证，检验后再修正完善，继续求证，重复上述过程，直至达到接近完美。这个过程虽然复杂，却是日后工作成效保障的基础。

其次是摒除人员流动的随机因素，关键岗位的设岗既要考虑人员的长治久安，也要考虑如何在人员流失的情况下仍然保持机密，这是一个制度设置的技巧问题，需要一个有凝聚力的企业文化做支撑。有凝聚力的企业文化使得企业能够留住人才，也使得企业制度设置不至于因人而异。

第三是实行精细化地全员、全过程管理。对于中小企业来说，就是将每一步骤和每一岗位做逐一分解和量化，具体到每一个责任和程序都有具体的量化指标对应，使每一项工作都可以准确评价、触摸可见，每一个问题的责任人都有落实，从而使工作尽可能达到最优秩序。如果全部工作的责任分解与量化确实有困难，至少涉密的关键岗位应该切实做好这些工作。

3.2 加强商业秘密保护的具体措施

综合以上，从精细化管理的角度出发，我们提出加强商业秘密保护的具体措施如下：

(1)要充分理解和完善企业商业秘密的内涵和范围界定。企业对于自己专有的技术、工艺、策略、营销和顾客等等方面要做一个详细论证和研究，以界定需要保密的部分和保密的等次。企业要把科研开发、技术创新、营销创新和商贸机密保护的重要性放在同等的位置上，并且告知员工予以理解和遵守。

(2)关键岗位和关键人员的设立问题。由于员工泄密是商业秘密泄露的主要渠道，企业特别要注意关键岗位的员工设置。最理想的状态是员工愿意留在企业长久发展，或者说企业能够吸引人才、留住人才、继而开发和拓展人才发展空间。企业在关键岗位的人才管理上，尤其要做到责权利一致，以使个人利益与企业利益捆绑，从而最大限度地降低由于员工流动而带来的泄密问题。

(3)网络泄密与日常管理规范。在网络数字化的时代，日常规范管理能够大大减少泄密的几率。要严格执行办公机具的规范使用，传真机、打印机、复印机、电脑、电子存储设备以及网络安全等的使用规范落到实处，将纸质载体的机密管理和电子载体的机密管理同时抓好。

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