小企业会计电算化应用存在的问题及对策

贵州 李雪梅

小企业会计电算化应用存在的问题及对策

贵州 李雪梅

随着市场经济改革的不断深化，会计电算化已经在我国普及，如何让会计电算化为小企业提供更准确、及时、完整的会计信息，更好地参与到小企业的管理中来，促进小企业的发展，是我们当前亟待解决的问题。本文针对我国小企业会计电算化应用存在的问题，提出了相应的对策。

存在的问题；解决与对策

一、小企业会计电算化应用中存在的问题

1.决策者的重视程度不足

小企业的决策者多数是私营业主，由于他们中的一些人管理水平不高，目光短浅，认为应用会计电算化的仅仅是为了减轻会计工作人员的工作负担和提高会计核算效率；对于会计软件和人员培训只看到眼前投入和很少的直接效益，从而未能从根本上意识到会计电算化对企业生存和发展的重要性，由此导致企业提供的会计信息不及时、不充分，使会计信息在企业决策和管理服务中的作用性大打折扣。

2.会计电算化人员业务素质偏低

小企业的会计电算化人员来源主要有两类。第一类是直接由原来的会计、出纳进行短期培训上岗。这类人员对计算机的软硬件知识了解甚少，所以往往是开机使用软件中必用的功能外，其他方面的认识存在很大的局限性，一旦计算机出现故障或与平常见到的界面不同时，就束手无策，甚至由于操作不当，使系统数据丢失，严重的导致系统崩溃，使自己很长时间的工作成果付诸东流；第二类是刚毕业不久的财经类大中专毕业生。这类人员多数在学校学习过会计电算化，对电算化的操作程度比第一类人员好，但是由于学校教学的局限性,老师在教学中最多介绍一、两种软件，而学生真正操作的软件通常只有一种，工作后面对市场上各中不同的软件或是同一种软件的不同版本，在运用过程中也存在不能很好地使软件的各项功能，为企业管理发挥积极的作用的问题。

3.会计软件信息系统与其他信息系统共享程度不高

首先，由于小企业使用的财务软件各不相同，财务软件不统一,不兼容性以及其使用的财务软件数据接口,使用方法不一致,导致了在同一行业内部各企业在报表汇总、数据查询、数据转输的不方便。其次，由于小企业在购买财务软件时,往往只考虑财务部门工作的需要,没有从整个单位信息管理的高度出发,结果导致财务部门和其他部门信息中断，会计信息系统处于封闭运行的状态，没有很好地融入企业的业务流程；而其他部门也不能通过网络有效地共享财务部门的信息，不同的业务系统之间形成相互独立的“信息孤岛”，数据不能共享，甚至有时候出现不同部门数据不同时，还要人工进行对账，从而增加工作量，带来了不必要的麻烦。

4.会计电算化基础工作不够规范

由于受观念、技术等多方面因素影响，小企业现有工作流程大都仍在旧的体制、机制和管理模式基础上进行，因而在实际工作中出现一些问题，诸如：（1）分工不明确，有的企业忽视了会计岗位之间的监督功能，内控不严，甚至出现会计数据的输入、处理、输出完全由一个人独立完成，会计数据安全性存在严重问题。（2）缺乏管理经验，对会计电算化档案的组成内容不甚了解，造成存储会计档案的磁盘和会计资料未能及时归档，已经归档的内容又不完整，有的会计数据盘的备份和清理不规范，也未制定相应的会计电算化档案保管人员职责，使得电脑一旦出现故障，就会造成数据的丢失，无法恢复。这些问题如不能解决，不但会造成会计信息的失真，还容易使管理者做出错误的决策，甚至导致管理上的漏洞，严重制约着会计电算化水平的提高。

二、解决方法及对策

1.转变思想观念，提高领导意识

小企业决策者要自觉转变观念，充分认识会计电算化不仅能提高会计核算的水平和质量，而且能提高经营管理水平，使财务会计管理由事后管理向事先预测、事中控制转变，为管理信息化打下基础，促进企业管理水平的提高。企业可以结合实际情况并考虑部门或地区的整体发展状况，制定本企业会计电算化实施的工作规划；同时加大对会计电算化工作的投入，设置必要的工作岗位，购置必要的硬件与软件设施，保证必要的办公场地和相关人员培训经费的投入。

2.培养复合型财会人才队伍

财会人员的素质决定了会计电算化工作的质量，高质量的复合型会计人才不仅是会计电算化工作顺利开展的重要保证，而且某种程度上能弥补硬软件投入相对不足的缺陷，提高信息系统运行质量。因此，企业应对不同岗位的工作人员，应按不同内容、不同要求，制定切实可行的会计电算化人员培训计划，要注重实效，积极组织会计人员学习和提高，培养造就一大批既能够精通计算机信息技术，又要专于财务管理知识，能够熟练地进行财务信息的加工和分析，满足各方对财务信息的需求的“会计—计算机—管理”型的复合型人才，促进会计电算化的顺利发展。

3.推进会计软件信息系统与其他信息系统的整合

横向上，要积极稳妥地推进企业财务与业务一体化工作，即应用统一的计算机财务管理软件，实现财务信息与业务流程一体化，实现生产经营全过程的信息流、物流、资金流的集成和数据共享，保障企业预算、结算、监控等财务管理工作的规范化和高效化，使会计电算化信息系统和企业内外部其他信息系统融合在一起，成为整个企业信息系统的一个组成部分。纵向上，会计电算化应该不再局限于提供传统的核算型财务信息，而要使财务会计管理由事后管理向事先预测、事中控制转变，为企业的管理和决策提供更为完备的信息支持。

4.加强制度建设，完善内部控制

会计电算化的管理制度，是保证单位会计工作有序进行的重要措施，也是会计电算化工作成功的基础。企业应遵循不兼容权限必须分离原则（即对电算化权限严格控制，系统操作员以外的操作人员只享有操作权限）；相互制约原则（即加强对电算化系统数据输人、处理、输出的控制，明确管理员、操作人员、维护人员的职责范围）；安全、保密原则（即对软硬件，文档的安全检查保障控制，保密主要是对存取权限进行控制，设置多级保密措施）等建立健全一整套电算化模式下的规章制度，形成良好的内控环境。具体包括：

(1)会计电算化岗位责任制。要根据本单位会计工作的实际情况,结合计算机系统操作、维护、开发的特点,划分电算化会计岗位，实行用户权限分级授权管理，明确系统内各类人员的职责与权限，建立网络环境下的会计信息岗位责任。

(2)计算机硬件、软件和数据管理制度。该项管理制度内容是做好计算机硬件、软件和数据的维护,以保证电算化系统的正常运行。

(3)电算化会计档案管理制度。为确保档案的真实性和可靠性，实行纸质档案和新型载体档案双套保管，并逐渐向完全保管新型磁介质载体过渡。并根据《会计档案管理办法》的要求,制定本单位会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度,做到科学管理、安全保密、查找方便、严防损失。电算化内部制度建立后，抓落实是非常重要的环节。在实施过程中，企业要定期对各项制度的执行情况进行检查，并有相应奖惩措施，以确保各项制度的落实。

（作者单位：贵阳职业技术学院）

（编辑 吕智飞）