浅议工程档案管理与工程质量

江苏 张俸鸣

浅议工程档案管理与工程质量

江苏 张俸鸣

工程档案是档案的一个重要组成部分。本文首先分析了工程档案管理的重要意义，分析了工程档案与工程质量之间的密切关系，最后提出了做好工程档案管理的措施,以确保工程质量。

档案；管理；质量

工程档案是建设工程的重要组成部分，是建设工程内部质量与验收的重要依据，也是建设工程质量的重要组成部分。工程档案好，反映了工程管理规范，反映工程管理人员素质高，工程质量好。工程档案管理包含于工程质量之中，工程质量包含于工程档案在内的监督管理。要把工程档案的质量视为工程质量管理同等重要来抓。

一、建设工程档案与工程质量的关系

建设工程质量关系到人民的生命财产安全，因此，质量问题是重中之重。建设档案的管理好坏也直接影响到工程质量的好坏，随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展，对建设工程质量有了严格的定义，即建设工程质量是指工程满足业主需要的，符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合。只有在档案管理的前提下，工程质量才会被加倍重视。

二、档案管理存在的不足

1.档案管理力度不强。当前，由于大家对“档案”的概念和作用知之甚少，档案意识相当薄弱，甚至一些领导对加强档案工作的认识不足，许多单位的档案工作仍然采取传统的手工工作方法，保管设施和存档设备过于陈旧，严重影响了档案管理的现代化进程。

2.缺少从事档案管理的人才。档案管理的前提是人才管理，要想提高工程档案质量，就要求档案管理人员能对档案进行日常使用、维护、更新、整理等，同时要具有较强的专业知识，较高的文化素养。

3.缺少专职的档案员。一些小型建设单位往往只注重工程项目的经济效益，而对重型档案资料的收集、编制、整理不重视。缺少专职的档案员，工程档案记录不规范、不完整，档案管理工作手段落后，使档案不能真正反映建设项目的实际情况，给施工单位的工程生产移交工作带来很多不必要的麻烦。

4.施工档案不真实。真实性是施工最根本的要求，是施工档案的灵魂。失去了真实性，施工档案便失去了意义。一些工程档案完善得不切实际。如某单位工程的所有分部、分项、检验批均验收合格且无任何缺陷，出现了真正的“零缺陷工程”，明显不切实际。

5.竣工图质量不高。一些项目的竣工图归档不完整，修改不到位，造成竣工图与工程实际不符；数据误差时有发生，相关责任人审核签署经常漏缺不全，有些竣工图编制不规范、标识不统一；由于变更执行程序不规范，极易导致竣工图误差和失真。

6.档案管理人在收集工作中自觉性和主动性不够。一些项目仅注意阶段性文件资料的收集，而忽略了建设项目全过程文件资料的完整归档，特别是忽略了工程建设后期形成的交接验收资料、缺陷责任期等方面的材料收集，造成项目档案的成套性、完整性缺陷。

三、完善工程档案管理，促进工程质量

1.健全管理制度，必须制定完善可行的规章制度，树立全员责任意识和法制意识。工程的形成有其严格的系统过程，反映了工程的每一个环节的情况，只有健全管理制度，使档案资料的负责人、技术和管理人员明确各自的职责，树立责任心和法制意识，才能从管理制度上保证工程档案的齐全、完整、准确、系统，做到工程档案管理工作有法可依，有章可循。

2.建立健全组织机构。在工程项目实施过程中，一是项目主管部门要建立档案管理领导机构，设立专职档案局管理人员，负责项目前期以及施工过程中的文件，项目竣工前档案的收集、整理等工作；二是施工单位建立档案管理组织机构，设立专职的档案管理人员，负责施工过程中资料的收集、记录和整理工作；三是监理部门要有专门人员对监理资料进行真实填写、记录、收集和整理。只有健全的组织机构，才能确保工程完成时能够及时、准确、完整、系统的将工程资料转交到项目主管部门，为工程的后续工作提供详实、可靠的技术资料。

3.项目经理应重视工程档案管理。在工程档案管理中，项目经理是一个关键，他应该对工程档案有较高的思想认识，并负有对此项工作涉及的各部门进行组织、协调、管理的责任。在项目内部建立一套完善的档案管理制度及激励机制，奖罚分明，充分调动大家的工作积极性，要创造一个好的环境条件。实践证明，哪个工程的项目经理重视此项工作，哪个工程的管理就搞得好。

4.加强培训和技术交流。定期组织施工管理人员参加工程档案的专业培训，学习建筑安装工程新标准、施工规范和规程。定期组织施工管理人员学习先进企业工程管理经验，促进本企业档案管理水平及工程质量的进一步提高。

5.确保各种档案资料的真实性。目前，我国许多工程项目的档案资料都是后整理而成。不仅不能真实反映工程实况，而且极易造成工程档案资料混乱，失去其作为工程档案的意义。因此，工程检测单据要对试验负责，严格执行见证取样制度，不符合要求的坚决不出具试验报告。

6.加强自检工作。工程档案资料是对建筑实物质量情况的真实反映，因此要求各种资料必须与工程施工进度同步，及时收集整理。由于当前市场机制不完善，有些材料需经好几手，使得合格证和检验报告不能与原材料同步，所以应对这些资料逐项跟踪收集，保证档案资料的完整齐全。

7.加强过程监管。现场管理人员要主动深入工程施工现场，跟踪提供业务指导，保证工程竣工后的竣工图、竣工验收材料及施工期间的工程档案资料准确、齐全、完整，要严格把好施工中形成的所有工程资料的质量关，尤其是工程的关键部位、隐蔽工程，必须亲临施工现场进行监督检查。

8.建章建制。工程档案管理是一个动态管理过程，工程档案资料是在施工过程中逐步形成的，由于整个施工环节繁多，仅仅依靠个人的力量是无法做好施工档案资料管理的。因此，项目部必须建立内部管理责任制，明确每个成员的工作范围。为了保证工程档案资料管理工作的有序进行，项目部还应建立内部检查制度，确定工作程序、内部会议制度、工作检查和汇报制度及技术人员工作替代制度，保证岗位不缺人，工作有人做，档案有人管，施工日记有人记，确保工程档案资料的连续性和完整性。

四、结束语

工程档案管理是工程建设过程中不可缺失的一项重要工作，是一项认真严肃的技术工作，是系统工程，是涉及各个专业技术部门、贯穿整个施工过程的一项复合工作。要保证工程竣工资料的真实、准确、规范、齐全，真实的记录和反映施工及验收的全过程，把工程档案资料整理工作纳入科学化、规范化的管理轨道，就必须不断加强建设单位、监理和施工单位的管理水平，只有这样才能保证形成一流的工程档案资料，从而为建设一流的工程项目提供档案方面的保证，最终建造质量一流的工程。

[1]刘来芳.对建筑工程技术资料管理若干问题的分析和建议.城建档案，2007(09).

[2]张海艳,文毓初.浅谈工程项目档案的管理.科技信息，2009(02).

[3]王云.浅谈建设项目档案的管理.山西档案，2008(05).

（作者单位：江苏省连云港正方监理有限公司）

（编辑 刘丽娜）