社会组织档案管理的新跨越

朱秀华

社会组织档案管理的新跨越

朱秀华

日前，民政部档案资料馆召开社会组织档案管理系统评审会，国家档案局、公安部、工业和信息化部、国家体育总局、民政部民间组织管理局、规划财务司、信息中心有关人员参加会议。与会代表对社会组织档案软件升级项目给予了高度评价。此项目是《民政部档案资料馆改革发展五年规划》“建设民政数字档案文献馆——从纸质档案到数字档案”的目标任务之一，经过一年多的努力，提前完成。此系统以民政部、国家档案局联合出台的《社会组织登记档案管理办法》为依据，采用最先进的技术规范，呈现七大亮点：一是实现了库房实体和数字档案的衔接管理；二是实现了查询出证功能的自动化；三是实现了全文检索，直接检索tif或jpg图像文件中的文字信息；四是实现了批量查询，批量下载，批量挂接功能；五是实现了在档案著录中社会组织个性业务的成功流转；六是实现了深层次信息抽取和多层次信息标注；七是实现了强大的统计功能，应用这个功能，可以对整个社会组织的相关信息进行归纳、推论，做出科学预测。

民政档案信息化建设是民政信息化的重要组成部分。近年来，在民政部领导的大力支持下，在相关单位的通力配合下，民政档案信息化建设得到了快速发展。社会组织档案管理系统的成功升级，标志着三个转变。

从传统型向现代型转变。社会组织档案在登记、年检、执法监察过程中具有不可替代的作用，随着社会组织数量的持续增加，业务范围的不断拓展，社会影响力的显著增强，给社会组织登记档案管理工作提出了新的更高要求，实现档案管理从纸质化到数字化、从传统型向现代型转变是适应新形势的必然要求。社会组织档案管理系统的成功升级，承载着五年来档案管理工作人员的心血与艰辛。

2007年，民间组织档案管理系统建设开始起步；2009年4月，民间组织档案管理系统一期建成并投入使用，实现了民间组织档案管理数字化，极大地提高了工作效率；2009年9月，按照馆里统一部署，根据《民政部档案资料馆改革发展五年规划》要求，社会组织档案系统升级工作正式启动；2010年7月，民政部、国家档案局出台了《社会组织登记档案管理办法》，完善了社会组织档案管理规范，扩大了社会组织档案使用范围；截止2010年11月底，共完成了百万余页社会组织档案的扫描挂接工作，录入数据条目百万余条，实现了所有社会组织档案全部入库；截止2010年11月底，与软件开发公司沟通50余次，提出并解决系统运行当中的问题300余个，同时形成《社会组织档案业务规范》和《社会组织档案管理系统技术规范》；截止2010年11月底，共接收整理归档各项变更登记材料20000余份，年检材料2200余份，接待社会各界查询50000余人次，出具相关证明750余份；2010年11月，社会组织档案系统升级成功，社会组织档案管理工作全面实现数字化。

从封闭型向开放型转变。社会组织档案管理系统软件，始终以创先为目标，坚持开放路线，从满足各方面需求出发，以开放的视角，经过全方位、深层次、多角度调研论证，广泛听取各方意见，在一期软件基础上，实现了重点对数据内容进行智能化、安全化、集约化升级的目标。智能化就是在档案著录中对数字内容进行多层次信息标注；安全化就是对数字产品的权限管理、内容监控等方面实施有效管理；集约化就是实现数据管理的便捷、快速、高效。在后期软件推广利用工作中，将继续保持全方位开放的态势，本着“为民服务”的宗旨，为社会组织以及业务主管单位服务。

从技术规范来讲，系统设计理念先进，社会组织档案管理系统采用JAVA开发编写，用B/S的技术架构，参照OAIS参考模型，OAIS即open archival information system，开放式档案管理系统，由美国太空数据系统资讯委员会（简称CCSDS）开发的最先进的模型。全文检索功能主要使用LUCENE工具，lucene是一个开放源代码的全文检索工具包。系统界面构建主要用extjs技术，extjs是用javascript写的，主要用于创建前端用户界面，是一个与后台技术无关的前端ajax框架。系统的报表设计工具是ireport，其主要作用是用来以可视化的方式设计生成jasperreport所使用的报表格式文件。系统有三大框架，structs，spring，和hibernate，xdoclet为structs生成配置文件。ACEGI security是spring的子项目，作为系统的基础的验证框架。三大框架体现了JAVA各司其职的特性。

从被动型向主动型转变。近年来，社会组织档案始终坚持科学发展，不断创新，站在新起点，攀登新高度，实现新飞跃。随着社会组织档案管理系统升级的完成，社会组织档案服务社会组织、服务业务主管单位、服务登记机关、服务公检法、服务个人的能力显著提高，实现了从档案被动查询到软件主动服务的转变。系统的成功升级，得益于民政部党组对民政档案信息化的高度重视和大力支持。民政部领导曾几次亲临档案资料馆，给予档案工作重要指导。时任民政部部长李学举曾指出：“很好。档案是历史，档案是财富，做活档案，用活档案，档案工作才能大有作为。”

目前，社会组织档案管理与查询工作全面驶入高速数字化轨道。与纸质档案时代相比，现在一个人的服务能力相当于过去的三个人，现在一个人一小时的工作量相当于过去全年的工作量。

社会组织档案管理系统软件作为为民服务的高端电子产品，是现代高科技和档案的完美结合，是提高政府部门文化软实力的重要标志。档案资料馆将主动为社会组织以及业务主管单位提供社会组织档案软件安装服务，并随时更新，为社会组织的发展提供有力的档案保障，为社会组织之间的学习交流搭建广阔的平台。

（作者单位：民政部档案资料馆）