浅谈固定资产分类、编码及条码应用

2011-08-15董洪飞

航空标准化与质量 2011年4期

吴超董洪飞

（中航工业综合技术研究所，北京 100028）

固定资产是企业资产中最重要的组成部分，是保证航空产品顺利研制生产的重要物质保障，是企业赖以生存和发展的根基，固定资产具有价值高、使用周期长、使用地点分散、管理难度大等特点。对固定资产实行信息化管理，离不开对固定资产分类与编码的基础前提，离不开条码技术的应用。

1 固定资产分类及相关标准分析

1.1 固定资产分类

固定资产分类是最基础的技术工作，分类对固定资产进行规范化管理、使用、统计、分析和监督检查等方面均有重要作用。固定资产分类主要是按固定资产的功能、用途、结构特征、工作原理等基本属性进行，对不同类型的固定资产，需要根据该类固定资产特点来选择和确定适用的、符合使用习惯的分类依据，分类的依据的选择没有固定模式。可以说，固定资产分类是否科学、实用取决于类目体系框架的设置和具体类目所采用的分类方法。

1.2 固定资产分类相关标准分析

1.2.1 固定资产目录

原航空工业部于1982年编制的《固定资产设备目录分类》，共分“动力设备”、“机械设备”、“工程机械、机动车辆”、“仪器仪表测试设备”4个分册，该目录对加强设备统一管理起到了重要作用。目前，绝大多数航空企业在编制固定资产设备台帐、建立设备卡片、计划维修、统计报表及资产管理工作中使用该目录。

但是，因该目录编制约30年，随着科学技术的改进和进步，近些年来已出现了许多新资产、新设备（如电子计算机、网络类设备），按目录对这些新的固定资产根本无法归类。并且，原有分类方式不科学或不符合现在管理的需要，目录有些细类划分不合理，企业在使用目录时对一些分类的类目存在使用困惑，遇到了归类的困难。

1.2.2 GB/T 14885–1994

GB/T 14885–1994《固定资产分类与代码》规定了固定资产分类、代码及计算单位，可应用于固定资产清算与统计、税务、海关报关等领域，其内容覆盖面广，涉及全国的各个行业。有些类目，如探矿、采矿、烟草纺织行业的固定资产，航空企业里基本不会涉及到，也无法全面体现企业的个性化需求。目前，为适应国有资产管理工作的需要，财政部和国家标准化管理委员会组织相关单位对该标准进行了重新修订，修订后的标准变化倾向主要体现在门类和大类调整、代码长度的调整、分类的类目相对于旧版标准要粗化一些等方面。

1.2.3 企业相关标准

为了满足企业对固定资产管理需要，少数航空企业根据个性化管理需求，编制了固定资产分类的企业级标准，主要方法是参考和借鉴原航空工业部标准和GB/T 14885–1994，结合企业的生产、业务特点，有针对性地对个别类目进行了细化，为企业加强固定资产管理起到重要作用。

2 固定资产分类的优化

2.1 优化需求

在现有固定资产分类不足以支撑当前固定资产信息化管理或不能满足企业个性需求时，企业在固定资产管理中，对分类进行优化改进工作不可避免而且需求迫切。企业在开展对固定资产分类优化工作时，要在掌握对固定资产的管理范围、管理模式要求的基础上，充分分析固定资产管理中对分类的需求，开展固定资产分类的优化工作。

2.2 优化基本原则

2.2.1 建立顶层分类框架

参考国标的分类标准，根据航空行业对固定资产分类的传统习惯，兼顾企业资产特点，建立顶层固定资产分类框架，覆盖土地房屋及构筑物、动力设备、机械设备、工程机械、机动车辆、仪器仪表、计算机设备及软件（考虑计算机类设备多，且更新很快，将其从原仪器仪表类中独立出来）、其他类固定资产（如办公设备、家具等），要建立起覆盖面广、科学合理的固定资产顶层分类框架。

2.2.2 与原分类方法的兼容与协调

要考虑与原标准的兼容性，满足配套使用的可能，考虑与历史数据的可比性、一致性，应尽量分类之间维度上的兼容。

2.2.3 重点补充固定资产新类目

重点调整分类不科学的类目，如调整类别范围不明确、分类有交叉的类目，调整分类太粗或太细的类目，调整划分依据不合理的类目，适当删除或粗化已淘汰、落后的或与单位运营无关的固定资产类目等。

2.2.4 分类设置要有前瞻性

充分考虑固定资产的新技术、新产品发展的需求，留有一定的代码空间，并在相应的分类体系上予以考虑和适当预留。

2.2.5 分类需进行动态维护

需要采用动态维护方式对分类进行维护，主要是对固定资产的分类进行调整，及时满足不断产生的需求，保证分类完善、科学、实用。

3 固定资产编码

3.1 固定资产编码作用

对固定资产只给出分类代码，不能解决对固定资产的标识问题。在固定资产的信息化管理中，对资产从购入、使用到转移、调拨、维修、报废的完整生命周期管理内，对资产整个生命周期要进行动态跟踪和管理，需要建立在对固定资产进行统一编码的基础上，即为每一个固定资产给出一个唯一不变的代码。

3.2 编码原则

3.2.1 唯一性

按照编码方案和编码管理模式所产生的固定资产代码在一定范围内唯一。

3.2.2 可扩充性

固定资产代码的代码结构应有足够的容量，以适应不断扩充的赋码需要。

3.2.3 稳定性

代码一经赋予应保持稳定，当资产状态、责任人等信息改变时，资产代码不变。

3.3 编码方法

固定资产代码用以唯一标识固定资产的物理个体，代码也是条码技术应用的前提。编码方法需要根据企业的情况与对固定资产的管理需求来设计定置，没有固定模式。固定资产编码可以采用无含义的大流水代码，也可以采用有一定含义的代码。

3.3.1 无含义的大流水代码

由于码中没有分类的信息，代码空间的利用率好，代码长度也可以尽量短，同时也便于计算机自动赋码。随着计算机技术的普遍应用，这种无含义代码是编码技术发展的主流趋势。此时，可以将固定资产的分类信息放在固定资产数据库的属性字段中，并且可以按不同需求同时给出多种分类，以满足管理或统计的需要。

3.3.2 有一定含义的代码

当采用有一定含义代码时，其基本代码结构可以由分类码、资产所属单位/部门代码、流水码3个码段组成。

3.3.2.1 分类码

即固定资产的分类代码，需要在分类标准文本中规定，对资产需要确定一个分类号，并保持稳定。用于固定资产代码结构中的分类代码，建议是大类代码或是高位分类代码，避免分类维度过细和交叉。

3.3.2.2 资产所属单位/部门代码

资产所属单位/部门代号要求简短，最好用1～3位表示，可以表明固定资产的所属单位或部门。设置本码段，有利于各单位/部门自主开展编码，减少集中赋码的工作压力，但是不可避免地会带来固定资产在使用单位之间调拨后的重新编码问题。因此，企业在开展具体固定资产编码工作时，可以根据需要确定是否设置本码段。

3.3.2.3 流水码

固定资产代码要标识到每一个固定资产的物理个体，对于同一分类下，不同型号、不同物理个体的固定资产，要分配不同的流水号，以实现对固定资产物理个体的唯一标识。流水码是在分类码或其与资产所属单位/部门代号的组合下，按时间先后顺序赋予，其长度要根据某类目的拥有最多物理个体的总数来设计。

4 条码在固定资产管理中应用

4.1 条码基础知识

条码是由宽度不同、反射率不同的条和空组成的图形，它按照一定的编码规则（码制）编制成的，用以表示固定资产代码（一维条码）或固定资产代码及相关资产的信息（二维条码）。使用条码扫描器就可以迅速获得该固定资产的代码或相关信息。条码技术具有输入速度快、准确度高、成本低、可靠性高等优点，目前条码技术在商品、工业、邮电业、医疗卫生、军事工程、办公自动化等领域得到广泛应用。

4.2 条码应用效益分析

在未采用条码技术前，即使统一了固定资产代码、并在固定资产管理系统的支持下，资产标签的制定、填写或打印、粘贴、资产状态的跟踪，盘点等工作的性质和工作量并没有得到良好的改变和改进，固定资产管理依然是手工和计算机管理相结合。许多企业在固定资产管理中也许都遇到过一些问题，如资产折旧数据不准确；帐物统计不准确、导致资产流失；繁重的盘点工作，耗时耗力、信息反映不及时，影响了企业的运营效率，导致资产重复购置等问题。

采用条码技术后，能有效解决固定资产数据分散采集输入的瓶颈难题，这样才能将固定资产管理系统的功能最大化地发挥出来，固定资产的管理切实地能做到了账、卡、物的精确对应，能大幅度节省盘点结算时间，杜绝了错盘、漏盘、重复盘点的现象，且账务查询、核对、编制报表工作都可以由计算机自动完成。条码技术的应用，能大幅度提升信息采集效率，有助于及时掌握资产情况，合理配置资源、避免重复购置和浪费，从整体上提高了固定资产管理水平。