浅谈信息化下的企业档案管理

2011-08-15方敏

科技传播 2011年6期

方敏

河北省食品药品监督管理局药品审评认证中心，河北石家庄 050091

随着科学技术的进一步发展，信息洪潮席卷职场，现代化办公在企业中逐渐普及，自动化信息化的管理开始逐步替代传统的手工管理，企业档案管理自动化便成为了企业现代化管理的一项重要内容。现代企业的档案管理急需建立与之相适应的自动化管理系统，将企业档案管理与其他的管理工作有机的结合在一起，改变档案管理手段落后的现状，以档案管理的自动化和信息化带动企业基础工作的标准化，提高档案服务效率和质量，加快企业档案信息化建设的步伐。本文就从信息技术在企业档案管理中的特点着手，分析信息化给企业档案管理带来的影响，并提出了一些相应的建议和对策。

1 信息化档案管理的特点

1.1 管理一体化

传统的企业档案管理都是相应部门将公文进行整理、分类、归档，其他的业务部门也要对经营活动中产生的产品，技术，合同，协议，影像资料等专业性的档案资料进行整理归纳；而信息化的档案管理是一个自动化的系统，可以将企业的文书，部门的基本文档等有机的结合在一起，做到归档和管理同步进行，将文书和业务部门形成的不同形式，不同内容的文件分门别类的归入档案数据库中，实现文件，档案管理的一体化。

应用档案管理自动化系统，使公文和业务性文件整理与归档工作一次完成，不仅避免了大量重复劳动，而且大大的提高了工作效率。档案管理人员再也不必进行复杂的归档文件目录输入以及电子文件挂接，图像扫描等工作，大大节省了人力和时间，让档案管理人员从冗余的工作中抽出身来，有更多的时间和精力进行档案管理信息资源的开发。另外，档案管理部门也可以通过自动化系统随时掌握公文和业务性文件的管理动态，及时的进行必要的指导，实现档案的预见性管理。

1.2 全文存贮与检索

应用档案管理自动化系统，企业行政部门和业务部门随时可以将形成的有查考利用价值的文件对当存储到服务器上，档案管理部门也可以将原有的档案原件扫描后储存到服务器上。当用户通过身份确定，就可以在企业的局域网上的人和终端检索浏览所需要的档案信息，真正的让信息化的档案管理为企业的生产生活建设提供优质服务。

1.3 档案业务管理自动化

企业档案业务工作包括档案的统计，鉴定，销毁，借阅，催还及参考资料编研等工作，这都需要档案人员定期或者不定期的进行档案基本情况的统计，同时还要对归档的技术文件进行分析，为企业领导决策提供参考依据。应用信息化的档案管理，可以随时随地的进行各种数据的统计，打印各种报表，进行借阅登记，催还提醒，检索技术分析所需要的相关资料等等，从而使企业的领导和部门都可以通过电脑在办公室获得所需要的资料和数据，让档案管理人员从繁杂的日常事务中解脱出来。

2 信息化给企业档案管理带来的影响

通过上面的分析我们不难得知，企业的档案管理正想着信息化的方向发展，但在具体的实践过程中，这种发展趋向与企业传统的档案管理存在着一些矛盾，主要表现在：

1）封闭守旧的管理思想与信息化的开放创新思想的矛盾

信息技术的应用，为档案高水平的管理提供了许多便利条件，很多复杂的管理通过利用计算机变得容易简单。另外，传统的档案管理的因循守旧的思想也是不适应与信息化的管理的。企业档案管理的信息化，把管理创新摆到了空前重要的位置，档案管理要在不断的创新过程中满足企业发展对档案信息资源的需求，在创新中优化档案管理模式，在创新中提高档案管理的水平。由此可见，管理思想的创新成为了信息技术能否在档案管理中成功应用的至关重要的因素。

2）繁琐的管理流程与信息化所带来的高效便利的管理过程相冲突

以传统的档案管理理论为指导建立起来的传统的企业档案管理模式，严格遵循收集，整理，保管，检索，编研，提供利用和鉴定，统计等模块和环节进行，其中大部分的工作需要手工完成，并且管理过程非常细致，有时为了一份档案的分类而大费周折。我们不可否认，这种模式在传统的手工管理时期的确发挥了重要作用，但在传统的手工管理已逐渐被现代化的技术所替代的情况下，还这样就有点过时了。在信息化的条件下，档案管理的归档整理检索统计等工作，都可以利用信息技术的自动化来高效运行，大大减少了时间的损失和人力的浪费，尽大可能的发挥出信息技术的效益潜能。

3）实行档案分级管理与信息化的网络化管理不相适应

在传统的档案管理体制中，企业档案部门实行分级，档案多套制管理，随着信息技术在企业管理中的应用，这种管理模式已逐步显现出它的不适应性，比如资源的浪费，管理环节的冗余，利用需求难以得到及时满足等。

3 几点思考及建议

以上我们分析了信息技术的应用与传统管理之间的矛盾，不难发现，要实现档案管理的信息化，必须在一定的范围内优化配置资源，进行一定的改革和教育，可以从以下几门方面入手：

1）健全档案管理制度

没有规矩不成方圆。企业管理使企业生命的源泉，健全的档案管理制度，明确各部门的职责是实现档案管理信息化的前提和基础，也是为企业提供更高级别的服务的先决条件。因此，现代企业要建立健全档案管理制度，特别是要制定档案自动化管理制度，用完善的制度规范企业档案自动化的管理工作。

2）加强文件，档案的全程监管

在企业建立起局域网络等条件具备时，要规划实施档案一级管理，全面加强从文件形成到归档的全过程，重点是从文件行程的源头抓起，确保文件的整个生命周期收到严格监控，做到规范化，标准化，并努力贯彻执行。

3）理顺管理工作的程序

档案管理自动化是按企业管理工作流程设计的，因此要先理顺档案部门与文书，业务部门之间的工作程序。只有先理顺好管理工作的程序，才能避免在实施过程中走弯路。档案管理要与企业讲究的效益原则相一致，能以最少的投入满足企业运行对档案信息资源的需求。理顺管理工作程序，一方面要做好收集和数据库的日常维护工作，另一方面，要充分利用计算机管理的优势，按照企业改革，发展的需要，及时的编写一些档案文件汇编，主动的提供决策所需档案信息。

4）档案工作人员参与自动化软件的功能开发

档案人员要积极的参加到档案管理软件的功能开发中，了解企业档案管理的全过程和档案专业管理的全内容，及时征求各部门意见，调查研究各部门的基础工作与归档工作之间的联系，为软件设计人员提供信息，选择最合理的设计方案，设计出满足企业管理实际需要的自动化软件，真正的实现管理自动化和信息化。

信息时代的到来，给企业档案管理部门带来了新的机遇和挑战。