高校档案信息化工作探讨

汪海燕湖北咸宁职业技术学院，湖北 咸宁 437100

0 引言

档案信息化是指在档案工作中充分利用现代计算机技术、网络技术、信息技术对档案资源进行收集、保管、整理、开发利用的现代化管理过程，达到为社会发展提供服务的目的。随着科学技术的进步和发展，传统的档案管理模式、管理技术、方法及利用在一定程度上制约了档案事业的发展，作为现代科学技术知识传播主渠道和立档单位的学校，加强档案信息化建设、使档案管理由纯手工操作向现代化管理模式转变已成为高校档案发展的必然趋势。

档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程，也是同一种信息的存储、检索、管理形式和载体变化的过程。档案信息化的实现有利于档案信息资源合理配置、科学管理，使其实现数字化、标准化、系统化、网络化，为高校的办公自动化提供日常工作所需的共享数据，并逐步形成决策咨询系统，为充分利用和开发学校档案馆藏信息，及时收集现实档案信息创造了条件，加强了电子档案的准确率和利用率。本文以湖北咸宁职业技术学院为例，分析探讨了处在档案工作现代化改革下，高校档案管理信息化意义与建设策略。

1 高校档案管理信息化的意义

1.1 从档案馆到信息中心的职能转变

随着计算机技术在各个领域的广泛深入应用，高校档案的鉴定、整理、编目工作的关注焦点不仅是文件实体，而且具体到文件背后的活动和意图，有助于更好的了解文件的整个形成过程及文件形成者的职能、计划和活动，从而重视信息系统与文件形成者之间的有机联系，档案部门通过这些可以直接参与文件的形成，从保管机构变为审计机构。由于信息的超时空流转，数字化档案已成为“无墙界档案”，而高校档案馆也就从档案实体的保管基地变成了利用方便的信息控制中心。

1.2 从远距离到近距离的利用方式转变

以往用户要使用档案，必须到档案馆去，这一传统的档案利用模式十分不便，实现数字化档案信息管理后，任何一位利用者都可以不受时间、空间的限制，在任一时间、地点，只需打开联网的电脑，即可进入高校档案管理系统，获取自己需要的档案信息。互联网利用的开展，使档案工作进入到一个崭新的工作阶段和最佳的良性循环之中。

1.3 从“手工”到“现代”的业务工作转变

传统的文书立卷归档，总是在催办完成后，次年收集立卷并归档，表现出周期长且劳动强度大，耗时耗力。信息数字化时代下的档案能及时归档而且尽快投入使用。通常是文书处理部门将收、发文输入计算机，通过互联网，其他各部门可根据自己权限范围在网上分组传阅与自己相关的文件，及时注明处理意见，并随时归档；在数据收集中，各部门可通过网络把数据传输到档案管理系统数据库中，使档案数据录入工作更加轻松。同时，高校校园网各类数据库的建立，使各类数据“数出一门”，保证了各类数据的及时准确归档，既节省了重复劳动力，又克服了以往归档后才能查阅的弊端。

1.4 从纸质到数字化的模式转变

档案实体是有形物，传统的档案工作是对档案实体进行物理管理，管理空间需要做到有序化；而档案信息资源数字化是利用数字化技术将其他形式存储的信息资源转化为计算机可识别的二进制代码形式，档案信息的存储、加工、管理及使用方法都出现了变化，档案不再按照传统方式中特定的顺序排列在框架上，而像人脑的记忆一样完全虚拟化，信息的存取可以像人脑中特有的记忆方式和语言符号一样在使用者发出命令之后，按照设立的软件程序进行整理、排序，然后输出，从而提高了信息的收集和使用效率。对于珍贵的档案文献原件，可经过档案信息数字化处理后，制作成视读替代品，解决了原件易损或变质现象的发生，不仅保护了原件，也提高了档案信息的具体化。

2 高等院校档案信息化建设的几点策略

2.1 提高创新意识，转变传统观念

在建设高校档案工作现代化发展的进程中，每个人都要转变传统观念思想，树立现代档案管理和利用意识，促进档案工作由馆藏模式向档案信息中心过渡，学院领导要首先从自身做起，带动其他师生充分认识信息化的重要性，认识档案资源信息化创新与发展的重要性和与时俱进。从事具体建设档案信息化建设的工作者要勇于接受机遇和挑战，增强工作责任感，树立现代化管理思想，充分发挥个人主观能动性，不断进行知识更新，用科技知识武装头脑，用现代化管理手段去做好档案工作，实现信息化管理下的档案工作以用户需求为主导、从用户出发、以用户需求为目的的针对性服务。

2.2 软、硬件基础设施建设

只有档案信息管理系统软件的支持和相关硬件设施的完善投入使用后，校园网与档案馆才能互联，因此，学院可以根据本校实际情况，结合自身经济能力，在充分利用原有设备的基础上，购置新的技术设备，力争做到“填平补齐、适当超前、合理延伸”，这些设施包括数据库服务器、路由器、图文影像扫描设备及海量存储设备等。

2.3 标准化、规范化体系建设

电子文件管理（收集、归档、利用）的技术性形成过程是由一系列严密的电子文件技术标准为支撑，依赖于计算机等设备软、硬件环境，计算机对电子文件管理准确性在相当程度上取决于操作人员著录的准确度，而档案管理人员对相关著录标准的理解程度又影响着这种准确度的高低，而且，电子文件形成后，由于各软件运行环境、版本之间的不一致可能会出现彼此间的不兼容性。

2.4 建立高校档案信息中心

利用现代化的信息网络，使档案信息资源得到共享，是高校档案管理步入现代化的必由之路，也是档案信息化为本学院提供全方位优质服务的建设目的。实行高校信息中心计算机化，牢固数据库和网络建设，构筑庞大、便捷的档案管理信息网，将档案馆、图书馆、计算机中心组合为多位一体的信息网络中心，实现图书、情报、档案资源共享的联网交流，发挥出信息网络的辐射作用，做到档案信息能在瞬时进行异地传输与交流，并使分散在各地的档案信息得到更好的综合开发和利用。

2.5 加强学院档案管理专业人才的培养

档案管理的网络化、自动化建设是建立在计算机科学与档案学专业基础之上，势必要求档案工作人员具有广博的知识，掌握现代网络技术，真正成为信息资源与用户之间的桥梁和纽带，做高知识含量信息产品的设计者、生产者和操作者，不但具有档案学、文书学、信息传播学等专业知识，还应兼备计算机应用软件开发、通信工程技术、信息管理、信息网络、数据库生产服务、办公室自动化以及计算机辅助设计技术等技术知识，并熟练掌握外语。因此，要加强学院档案管理专业人才的培养，以胜任科技信息时代下的档案管理工作。