浅谈新时期的档案管理工作

张 丽，王耀辉

（吉林省四平地质工程勘察院，吉林 四平 136001）

档案管理工作是一项机密性、政策性、专业性较强的工作，如何让档案管理规范化、标准化，如何改进和完善档案功能，如何建立健全档案管理制度，如何提高档案管理人员的业务水平，以利最大化的发挥档案的作用，满足各方面的需求，是我们当前工作的重点。

1 存在问题

一直以来，有个别领导，甚至包括个别档案管理人员本身，都存在对档案重视程度不够的问题，都认为档案不能为单位创造经济效益，只要正确建立档案，不丢失不损坏，为有需求的部门提供服务就可以了，是很简单的工作，很多单位不设专职档案管理员，档案室设施不够完善，管理水平低，甚至管理混乱。然而，当今是一个信息化的时代，档案作为一个重要的信息资源载体，是历史的真实记录，那些存在的认识误区会阻碍档案事业的发展，各部门各阶层要充分认识档案管理工作的重要性，给予全方位的大力协助，只有加大管理力度，提高管理水平，才能适应现代化发展的需要，充分发挥档案的作用。

2 档案管理人员应具备的业务能力和素质

作为档案管理人员，首先要热爱本职工作，只有爱一行才能干好一行，要熟悉从档案收集、整理到归档工作的各个环节和基本要求，要有丰富的专业知识，知识从哪来，管理水平怎么提高，就是要钻研要学习要培训。另外，就是要有较强的责任心，管好档案不只是不丢失不损坏这么简单，档案管理要做到规范化、科学化、现代化，要发挥主观积极性和创造性，主动收集有价值的信息，保证归档材料的真实性和准确性，为社会和本单位提供更迅速、更准确、更有价值的档案信息资源。在科技迅猛发展的今天，先进的理念、先进的管理方法、先进的管理手段的运用，都将档案管理工作推上一个新的台阶，尤其是计算机的运用，网络技术的发展，降低了档案管理工作的强度，但也出现了新问题，档案管理人员原有的思维模式，业务知识，工作能力，已无法适应新环境的要求，所以我们要不断吸收新知识，提高自身业务能力，应对和解决新问题，提高工作效率，做好档案管理工作。各级领导要适时提供一些继续教育的机会，为本单位培养一批业务能力强的骨干分子。

3 建立健全档案管理制度

建立档案管理规章制度要遵循党和国家的有关政策，以《中华人民共合国档案法》为指导原则，联系本单位的实际情况，要合理实用，简便易行，要有科学性，要充分发挥规章制度的规范和指导作用。但同时要避免有章可循，却不严肃执行的情况，要保证规章制度的权威性，做到有法必依、执法必严、违法必究。建立健全档案管理制度是推进档案管理工作规范化、科学化的重要保障，是档案管理日常工作顺利进行的保障。

4 档案的社会作用

随着社会经济的不断发展壮大，档案的作用越来越重要，越来越明显。档案事业的发展水平，也是人类社会文明进步的重要标志。审阅历史档案，可以总结和吸取前人的经验教训，了解各个历史时期的重大事件，甚至人们的生活状态，档案是最可靠的依据。在新的历史时期，档案职能日益扩展，档案是各级领导，各行政职能部门制定政策的重要参考，是让普通民众了解党、了解国家、了解单位乃至个人的重要信息载体。放眼未来，档案真实的记录现在，记录人们在社会实践活动中累积的智慧，是我们留给后人的最珍贵的财富。在信息传播多样化多元化的今天，又出现了电子档案，档案作为一个重要的信息载体，将起到更广泛的社会作用。

5 做好档案的开发利用工作

档案作为一种社会资源，有它的保密性、时效性、可利用性，要处理好它们之间的关系，做到合理利用、有效利用、安全利用。很久以来，我们对档案的态度一直是“重藏轻用”，档案利用效益有别于其它经济活动产生的效益，一个崭新的知识经济时代摆在我们面前，档案工作者只有把档案知识和档案资源转化成生产力，才能得到社会的承认。首先，要建立有特色的档案数据库，丰富档案信息的收集内容，扩大档案信息的收集途径；其次，必须重视对利用者需求的研究，掌握需求规律，从而进行资源开发，满足用户需求，这样的信息服务工作，其实就是一个实现档案资源价值的过程。不同时期、不同层次、不同类型人群的利用需求是我们分析研究的重点，也是档案开发利用的核心。我们要通过某些手段，比如宣传的方式，来激发档案认识需求，进行有效的开发和利用。

总之，档案工作者，是档案信息的开发者和传播者，直接主导着本单位档案工作的好与坏，成与败，所以一定要努力学习，不断更新知识，管好用好档案，为需求单位提供及时准确的信息。