当前人事档案管理中面临新问题的研究

赵志鸿，刘志敏，沈 维，徐 萍，郭海艳

（云南省肿瘤医院，云南 昆明 650118）

人事档案是国家机关、社会组织在人事管理活动中形成的，以人为单位集中保管的关于个人历史和德才表现的材料。一直以来，人事档案在单位选人用人、职称评审、工资调整、工作调动以及出国政审等管理活动中发挥着非常重要的基础凭证作用。

随着我国人事制度改革的不断深入，人事管理领域中出现聘用制、人事代理以及编外聘用制用工、劳务派遣等新事物。在不断涌现的新制度实施过程中，传统的档案管理方法已不能适应这些新的变化，作为人事工作的一个重要环节，人事档案管理必须进行改革，必须以全新的管理理念、工作思路以及工作方法开展工作，这样才能管好用好单位的人事档案，才能为人事工作服务好，为单位的业务发展提供强有力的人才支持。

1 当前人事档案管理中面临的新问题

1.1 人事代理人员档案管理问题

人事代理是指政府人事部门所授权的人才交流服务机构接受各类用人单位或个人的委托，代为管理与办理人事关系和人事业务，提供人事人才社会化服务的一种新型人事管理制度。目前的人事代理多数围绕人事档案代管来开展业务。实行人事代理制度可以使人事管理服务实现社会化，可以激活用人机制，实现职工“单位人”向“社会人”的转变，促进人才合理流动，具有重大的现实意义。然而，人事代理制度在实行的过程中，也带来了一系列的新问题，其中人事档案管理的问题较为突出。

1.1.1 人事代理机构和用人单位职责不清，互相推诿

由于制度不健全，人事代理机构和用人单位往往职责不清，对于档案管理中材料收集、鉴别、整理、归档以及移交、转递、政审等工作，双方常常互相推诿，出现问题后互相指责，对人事档案的管理非常不利。

1.1.2 管理分散，增加用人单位人事档案管理员工作量

实行人事代理制度后，职工档案存放在人事代理机构，而用人者则是单位，造成了人档分离现象。在单位的人事管理活动中，每年都会产生大量的考核表、职称评审材料、进修鉴定表、工资调整审批表以及学历等应归档材料，这些材料的收集、整理、鉴定、移交等工作一般都由用人单位人事档案管理员完成。此外，在入党、政审、考研等情况下，查阅职工人事档案必须由单位人事档案管理员前往代理机构借回档案，用毕再交还代理机构，手续繁琐，耗费了人事档案管理员大量的时间和精力，严重影响了人事工作效率。

1.1.3 材料移交不及时

目前，大多数单位人事档案管理员都由组织人事部门或综合档案管理部门的工作人员兼任，他们本身已承担着很大的工作量，兼任人事档案管理员后，能够投入到档案管理工作中的精力有限，加之用人单位到代理机构往往路途遥远，来往不便，于是造成归档材料移交不及时，代理机构保管的人事档案完整性无法得到保证，不能全面、动态地反映一个职工的全貌。

1.2 编外聘用制人员档案管理问题

国有企业、事业单位人员编制由国家控制，在业务快速发展的单位中，用人需求不断增加，而人员编制往往不能及时得到补充，编制与人员需求的矛盾随之产生。大多数单位采取聘用编外人员的方法补充人员缺口。在我国机构编制管理制度未进行有效改革前，该问题只能采取适度聘用编外人员的方法来解决。这样，可以迅速、有效地解决单位的用人需求。编外人员人事档案管理中同样存在很多问题，值得认真研究。

1.2.1 档案存放机构混乱

由于用人单位聘用编外人员时，并未经过政府人事部门的审批，多自行采取简单实用的聘用及管理程序，并没有将他们的人事档案转到用人单位，也未转到人事代理机构进行保管。编外人员人事档案保管机构五花八门，有的存放在毕业学校所在地教育行政主管部门设立的大中专毕业生就业服务中心，有的存放在毕业学校所在地人才市场，有的存放在生源地人事部门或人事部门所属的人才交流服务中心，甚至有的自行保管。相比较在编人员而言，他们的人事档案存放地十分混乱，给人事管理工作带来了诸多不便。

1.2.2 档案材料移交不便

在编外人员人事管理活动中，同样会产生很多应归档材料。由于他们人事档案存放机构的混乱，用人单位难以将编外人员的归档材料一一送达到各自的人事档案存放机构。如此一来，这部分编外聘用制人员人事档案的完整性和时效性就无法得到保证。

1.2.3 易产生多头建档现象

编外人员人事管理活动中每年都会产生大量应归档材料，而这些材料的归档十分不便，于是各种处理方法应运而生。有的用人单位自行为编外人员建立人事档案，以保存编外人员聘用期间产生的人事档案材料；此外，聘用编外人员经过劳务派遣的单位，劳务派遣机构还会为该人员建立一份人事档案，以保存派遣过程中产生的人事档案材料。由于用人单位、劳务派遣机构以及编外人员人事档案原保管机构缺乏必要的沟通，就会产生多头建档的现象，甚至3个部门手中都保存有同一编外人员的部分人事档案。他们各自手中的人事档案都是不完整的，无法反映职工的历史和德、能、勤、绩全貌。

1.2.4 易产生弃档现象

多头建档后，劳务派遣机构和用人单位手中都可能保存编外人员的部分人事档案，这部分人事档案虽然是不完整的，但能够集中反映某人某一阶段的政治思想、劳动态度、工作概况以及取得的各种成绩，也是不可缺少的。但是，部分编外人员档案意识淡薄，无视这些档案材料的存在，尤其自行离职人员，他们离开单位时并不到单位人事部门办理相关手续，任由工作期间产生的人事档案材料遗弃在单位或劳务派遣机构。

2 解决人事档案管理中新问题的方法

2.1 人事代理人员人事档案管理问题的解决方法

人事代理制度是党和国家深化人事制度改革的重大举措，所有用人单位必须大力推行，为了让人事代理制度涉及各方提高对制度的认可度，进而支持该制度的推行，我们必须研究其中存在的问题，提出切实可行的解决方案。人事代理人员人事档案管理就是其中的一个重要方面。

（1）针对人事代理机构和用人单位职责不清、互相推诿的问题，必须建立一套科学、规范的人事代理人员人事档案委托保管工作制度（以下简称人事档案代管工作制度），以保证人事档案代管工作有章可循、有法可依。用人单位要与代理机构加强沟通，在人事档案的收集、鉴别、整理、归档、移交、保管等工作中明确各自职责范围，规范人事档案管理程序，使人事档案代管工作步入规范、健康的发展轨道。上级人事主管部门必须担负起监管者的职责，督促代理机构和用人单位建立起一套正规、科学的人事档案代管工作制度，平衡双方责、权、利，促进人事档案代管工作健康有序发展。

（2）推行人事代理制度的初衷是建立社会化人事管理服务制度，减轻用人单位的人事业务工作量，但目前的人事档案代管制度执行下来却因为分散管理，造成了人档分离，加大了用人单位人事档案管理员的工作量，与推行制度的初衷背道而驰。人事代理机构应该与用人单位加强沟通和协作，理顺办事程序，减少不必要的手续。例如，在代理人员辞职攻读研究生时，档案移交可直接由代理机构转到招生院校。在出国政审时，代理人员的政审表填写、上报审查等工作可由代理机构完成。有条件的代理机构，可增加人员、购置专用车辆，定期到用人单位接收归档材料。通过上述做法，代理机构可简化管理流程，主动出击，提高服务质量，真正为用人单位减轻人事管理业务负担，使用人单位人事部门可以有更多精力用于人力资源开发及管理工作。

（3）实行人事代理制度后，由于管理的分散，用人单位档案管理员工作量大大增加，常出现归档不及时的问题，严重影响了代理人员人事档案的完整性和动态性。这个问题，必须从用人单位和代理机构两方着手解决。用人单位应该建章立制，规范人事档案管理员的工作，条件允许的，可以配备专职人事档案管理员，以保证人事档案管理员可以全身心地投入到档案管理工作中，及时将最新材料转递给人事代理机构。代理机构应积极创造条件，配备必要的人手及车辆，定期到用人单位接收归档材料，通过主动服务减轻用人单位档案管理员的负担，同时快速收集各种归档材料，保证代管人事档案的完整和实时，用实际行动让广大用人单位及代理人员体会到人事代理制度的优越性。

2.2 编外聘用制人员人事档案管理问题的解决方法

在今后很长一段时间内，编外聘用制用人的方式将继续存在并且规模会不断扩大。管理好编外聘用人员的人事档案，将会在用人单位的人力资源开发及管理中发挥重要基础支持作用。

（1）编外聘用制人员的人事档案存放机构各不相同，用人单位在与编外人员签订劳动合同时，应该落实其人事档案存放机构，并统一进行登记。在编外人员人事管理活动中产生的人事档案归档材料，可由用人单位暂时建档保管，在编外人员辞职时，办理完毕劳动合同解除手续后，一次性将其人事档案材料移交给其档案保管机构。

（2）编外聘用人员管理中存在多头建档现象，这种现象的存在，有其便于管理的一面，同时也会让用人单位移交归档材料时无所适从、造成归档不及时等问题。因此，用人单位、劳务派遣机构以及原档案存放机构加强沟通，互相协作，其中一方需要使用人事档案，其他两方都应该全力支持，将自己保管的人事档案借给需要的部门。在编外聘用人员找到正式工作或者考上研究生后，用人单位和劳务派遣机构要将自己保管的人事档案移交给其人事关系所在的机构，与其原始档案合并，以便该同志下一步所在的用人单位或学校可以全面地了解其历史和德才表现。

（3）编外人员辞职时的“弃档”现象，充分说明了部分编外聘用人员档案意识的淡薄，他们不清楚人事档案在其今后政治、经济、社会生活中的重要作用，弃档后，编外聘用人员这一阶段的历史就成为一段空白，对其今后的学习和工作十分不利。我们应该加强宣传，使编外聘用人员明白其人事档案的重要性，即使从事编外聘用人员只是其职业生涯的一个很短的阶段，这一时期的档案资料也应认真管理，在辞职时应办清相关手续，由用人单位或劳务派遣部门将这一部分档案材料移交给其初始人事档案保管机构。

总之，人事档案在用人单位人事管理活动中发挥着非常重要的凭证作用，对个人的政治经济生活也具有十分重要的意义。人事档案管理机构和管理人员只有加强学习，改进管理理念和模式，提高服务质量，切实采取上述有效措施，才能应对新形势下人事档案管理中出现的问题，才能为人事工作服务好，为单位的业务发展提供有力的人才支持。

1 张凌志.浅谈医院人事档案管理［J］.科技创新导报，2010（26）

2 侯海琴.人事档案管理工作的几点思考［J］.中国水运，2010（10）

3 张志敏.人事档管理改革探讨［J］.韶关学院学报，2010（07）