信息科技与档案管理技术探讨

姜立新

威海海事局，山东 威海 264200

许多人谈到档案，总是会不自觉的想起整齐的档案柜和牛皮卷宗，但是随着信息科技日新月异的发展，信息科技应用的领域也在不断扩大，而传统的档案管理已经难以适应人们的需求，人们迫切的需要一种管理科学、工作效率高的档案管理方式，而信息技术与档案管理有机结合，则很好的满足了时代发展对于档案的需求。

1 档案信息化管理相对于传统档案管理模式的优势

1.1 档案检索更加的轻便快捷

从过去人们需要人工的查找所需要的信息到现在只需要动一动鼠标，这样的转变不仅仅是让档案的检索更加迅速，查找更加方便，而且在档案可靠性和存储量上也得到了极大的加强。相比于过去的检索方式，随着档案信息化建设的不断推进，现代化的检索能够做到瞬间定位，让档案信息的检索得到了质的飞跃，不仅提高了档案信息的查准率，还在一定程度上推进了办公自动化。

1.2 档案管理模式节约了资源

档案信息化在技术和理论上很好的解决了电子文件的管理工作和纸质档案的数字化，将传统档案管理中的纸质管理转变成了对于电子文件的管理，不仅让档案信息的直观性得到了充分展示，也让档案信息的作用得到了有效发挥。通过档案信息化建设，不但节约了空间，也节约了时间。因此，随着档案信息化建设的推进，办公资源得到了极大的节省。

1.3 档案归档方式的改变，标志着社会的进步

在过去传统的档案管理当中，档案工作人员大部分的工作时间都用在了整理档案和登记目录，当遇到了突发情况需要对档案进行一定的改动，很容易发生连锁反应，导致改动处的相关部分都需要变，直接导致了档案管理工作人员每天的工作都是十分繁忙。但是随着信息科技与档案管理的有机结合之后，工作的条件得到了改善，再遇到需要改动的地方，只需要输入相应的指令则可以达到预期的效果，将档案人员从重复工作中解脱了出来，这也从另外一个方面说明了，社会在进步，科技在更新。

2 档案信息化建设中容易遇到的问题

现如今，档案的信息化建设并不是一件一帆风顺的事情，档案信息化建设的过程中不但要面临配套制度、资金短缺、档案意识薄弱等问题，在建设的过程，还会出现很多新情况和新问题。而这些问题主要集中在以下几点：第一，人才不足。在档案信息化建设的过程中，对于人才的需求是十分迫切的，对于不同的工作内容、工作范围以及工作对象，所需要的人才也不尽相同。因此，人才是档案信息化建设的基础。但是，在现实中，各方面的人才在结构和能力上都难以满足信息化建设的需求，例如管理人才、技术人才、法律人才、档案管理人才；第二，标准落后。档案信息化建设需要一个与之相适应的档案信息的规范性和标准，例如需要用共同的信息语言和信息技术来归纳和组织档案信息。虽然国家已经颁布了许多档案工作标准，但是这些档案工作标准大多是针对音像、纸质等档案，而关于数字化档案的相关标准却很少；第三，技术支持的不配套。在当前的档案信息化建设中技术层面上仍然还有一些需要解决的问题，例如数据的存储和压缩技术、档案信息组织技术、档案信息检索技术等重要技术难以被档案工作者理解和掌握，并且在现有的技术当中，大多都都难以适应档案管理等工作，不能够直接用来进行管理电子文件和数字化档案。

3 档案信息化建设的具体措施

针对以上这些在档案信息化建设中容易遇到的问题，需要我们档案工作者开动脑经，准确的把握档案管理的定位，在具体措施上，笔者认为应该从以下几方面进行：第一，要立足现实，科学决策。由于在档案信息化建设当中，还有许多关键性技术、规则以及标准没有得到解决。所以我们应该积极并努力的研究档案信息化建设，让档案信息化建设走向科学、规范的发展轨道，让档案信息化更好的为人们服务并适应社会的发展需求；第二，注重档案信息化的质量。推进档案信息化建设并不只是单单为了做表面工作，不能够只注重数字化信息的多少和信息量，应该重点关注档案信息时候得到了相应的用户的认可，是否让档案服务功能得到了全面的发展和价值的体现。因此，档案部门务必要取其精华去其糟粕；第三，坚持档案信息的真实性。在当今这个信息社会，面对各种各样的信息来源，档案部门要想真正的做出一番成绩，就必须要坚持档案信息的本色，向客户以及社会提供真实、可靠的信息，将真实信息的信誉树立起来，这也是档案部门在当今社会立足的基本条件；第四，把握全局，走联合之路。进行信息的联合式档案信息化建设的一条必经之路，首先可以要求在档案系统的内部，制定一个全国性的档案联合目录，其次还可以将档案信息化当做是国家信息化的一个组成部分，积极需求国际档案界的合作，建设一个更加完善和具有国际意义的档案信息资源。

总而言之，通过信息科技的方式来加强档案管理的科学性、合理性是档案管理的必经之路。因此，这就需要我们档案工作者积极寻找创新的方法，档案工作才能够有顽强的生命力。将理论进行实践，在实践中总结，在总结后创新，这才是一条档案管理的可持续发展道路，才能够推动档案管理工作稳步向前发展。

[1]孙彦.对档案信息化建设的思考[J].档案学通讯，2009.

[2]陈敏民.加快档案信息化建设的思考[J].安徽科技，2002.

[3]王佳慧.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学研究，2002(6).