浅议不动产登记档案管理的特点与作用

徐 颖

（哈尔滨市房地产交易中心 黑龙江 哈尔滨 150000）

浅议不动产登记档案管理的特点与作用

徐 颖

（哈尔滨市房地产交易中心 黑龙江 哈尔滨 150000）

一、不动产登记档案的内容特点

通常情况下，不动产登记档案所记录反映的实质内容主要体现在两个方面：一是有关事实的客观描述：包括具体不动产的地理位置、质量优劣、面积规格等的自然状况；二是有关权属的真实记录：包括特定不动产的所有权、限制物权以及权属变动等的权利状况。据此分析，不动产登记档案应当具有如下明显特点：

1.形成区域的唯一性。不动产登记档案客观真实地记载了特定不动产物权的自然状况与权利归属状况，是不动产物权公示的主要证明文件。为了体现不动产物权权属的唯一性原则，在一个特定区域内的不动产登记档案也必须具有唯一性的特点：只能由国家不动产登记机关统一形成、积累、保管和开展利用。即在一个行政区域内，要将特定的不动产物权及相关权利限制统一登记在同一份不动产登记档案上，以便使一个行政区域内特定不动产物权权属的变动情况能够得到全面、准确、及时的反映，达到适应经济社会的发展条件下物权流转频繁和保障物权交易安全的社会现实需要。

2.制作主体的法定性。不动产登记档案是由国家授权的专门机关依法通过特别程序制作的、有关不动产权属的档案文献。尽管目前我国的《物权法》尚未颁布实施（第十届全国人大常委会已对《物权法（草案）》进行了四次审议、并将《物权法》的制定与颁布实施列入了全国人大常委会的立法计划之中），与之配套的不动产登记法律法规还有待于进一步健全与完善，但根据国际上大多数国家的通行做法和我国现行的有关不动产登记的规则办法（如《土地登记规则》、《城市房屋权属登记管理办法》等）的规定可以得到这样的认识：不动产登记档案的制作主体必须是由国家授权的专门机关，所形成的不动产登记档案由国家通过法律的手段强制赋予其法律推定力和社会公信力。

3.记录内容的规范性。不动产登记档案主要是以簿册的形式进行不动产物权登记的。具有严格统一的格式要求。因而，不动产登记档案的记录内容必须具体规范、翔实准确、逐一详列，杜绝含混不清现象的发生，避免因模糊遗漏而造成权属纠纷之类的隐患，以此从根本上保障不动产登记档案所应有的法律效力，维护国家的尊严和法律的严肃性。

4.查询利用的公开性。不动产登记档案是建立国家不动产登记制度的必然产物，其主要目的之一是为了实现“物权公示”的积极效果、维护不动产物权权利人及善意第三人的合法权益、保障不动产物权交易的安全。因此，不动产登记档案的功能效力势必需要通过公示才能得以实现。记录内容的公开性，就是要求不动产登记档案所记载的内容必须向社会公开，允许当事人、利害关系人和相关部门进行查阅、复制等合理利用活动，这也是建立不动产登记档案管理的初衷。

5.作用时效的持久性。不动产登记档案是国家长久留存的一种专门档案，其作用时效具有持久性的特点。在社会物权流转频繁的今天，为了有效地保护不动产物权交易的安全，解决不动产物权交易人难以自行调查有关交易相对方的权利状况，只要不动产客观存在，围绕它的权属问题就需要得到确切的明证。因而，不动产登记档案必须相应地与不动产的物质实体一道共同得到留存。

二、不动产登记档案的作用效力

在经济社会的发展条件下，社会公众出于维护各自利益的需要，必然要不断地进行多种多样的物质交易，客观上导致物权的流转频繁。交易各方的交易目的与交易动机各不相同，极易对交易的安全构成严重威胁。在这种情况下，保障交易的安全甚至比交易本身显得更为重要。不动产登记制度即是国家法律为了从根本上保障交易的安全而设置的。不动产登记档案是不动产登记制度的必然产物，其作用效力具体表现在：

1.不动产登记档案是保证不动产物权登记社会公信力的根本途径。不动产登记的目的就是实现物权的公示原则，通过不动产登记档案的记载，翔实、准确地反映出不动产物权的归属与变更情况，并向社会公开，以备当事人、利害关系人及相关业务部门进行查询利用。因此，不动产登记档案的作用效力必须通过“公示”这一途径才能完整地表现出来。同时，国家法律赋予不动产登记档案的这种公示方法以极强的社会公信力：也就是说，假使发生经过登记的不动产物权的权利状况与真实的权利状况不符合的情况时，国家法律也将对相关信赖不动产登记档案社会公信力的当事人予以保护，承认并支持其交易行为的合法性与有效性。不动产登记档案的这一作用效力对于构建社会主义和谐社会、保障社会的公平正义、维护社会的持久稳定以及不动产物权交易当事人的利益都具有特殊意义。

2.不动产登记档案是实现不动产物权“公示原则”的有效载体。不动产登记档案作用效力的实现是通过公示途径实现的。因而，不动产登记档案具有双重效用：既是实现不动产物权登记社会公信力的根本途径；也是实现不动产物权公示原则的有效载体。物权公示原则在不动产领域的实现方法是不动产登记，在不动产登记档案上记录特定不动产的现状、权利状况及物权的各项变动，并将这些记载向社会公示，起到风险警示的作用，以使相对的当事人切实了解到与其进行交易可能存在的风险，以便使其在“意思自治”的前提下，选择是否进行交易，以及如何规避可预见的交易风险。由此可见，物权公示原则正是通过不动产登记档案这一载体实现的。

3.不动产登记档案是体现不动产物权状况最具权威性的证明文件。由于物权具有极强的排他效力，因而，在涉及物权方面的相关法律制定上大都遵循这样一条基本原则：在同一特定不动产上不能有相互排斥的多个物权同时存在。基于此，法律实质上赋予了不动产登记档案所记载的内容具有唯一性特点和最高的证据效力。同时，不动产登记档案作为国家行为的登记结果和体现形式，也必然相应地具有最高的权威性：既可以成为不动产的交易当事人查询不动产权利状况的最根本途径；也可以成为解决不动产权利纠纷的最高效力证据。这一特性对于其他相关文件材料来说是无法比拟的。如不动产权属证书也同样具有证据效力，但其证明力却难以与不动产登记档案相匹敌：当不动产权属证书所记载的内容与不动产登记档案所记载的内容发生相悖的情况时，如果没有其他绝对充分的证据可以推翻不动产登记档案所记载的内容，则国家法律的确定实施必然以不动产登记档案所记载的内容为准。

4.不动产登记档案是构成国家全部档案的重要成分之一。从社会实践的意义上分析，不动产登记档案作为一种独立的档案门类，并非是一个全新的问题。只是由于在以往的社会实践中，人们并未对不动产物权交易的安全问题给予足够的重视，各级档案行政管理部门与相关业务部门也并未将其置于突出重要的位置。伴随着经济社会发展条件下物权流转日趋频繁的趋势，交易安全问题日渐显露，引起了社会各界的普遍关注，适时地开展不动产登记档案工作正是顺应了这种社会关注的基本需求。可以预见，不动产登记档案在不久的将来伴随着我国《物权法》的制定与颁布实施而成为档案部门及相关业务部门的重要工作内容之一。尤其是不动产登记档案所包含涉及的内容贴近经济社会发展的现实需要、贴近人民群众生产生活的实际利益，对其归档、整理、保管与利用既是经济社会发展的客观要求，也是实现整个档案事业可持续发展的有效途径之一。开展不动产登记档案工作，一方面可以有效地丰富档案馆藏、改善馆藏结构，拓宽档案部门服务社会、服务经济建设的领域和渠道；另一方面也可以借此提高全社会的档案意识，扩大档案工作的影响力和覆盖面。这对于在新的历史时期深化档案工作改革、促进档案事业可持续发展都是一种强大动力和有效手段。