浅谈如何做好医院档案管理及其开发利用

李淑英

（讷河市第一人民医院 黑龙江 讷河 161300）

浅谈如何做好医院档案管理及其开发利用

李淑英

（讷河市第一人民医院 黑龙江 讷河 161300）

文章分析了当前医院档案管理的现状及管理中存在的问题，提出了加强和改进医院档案管理工作几点建议。

档案管理；医院档案；思考

医院档案是医院在医疗活动中形成的文件、簿册、图表、音像、磁盘等不同种类和载体的信息材料。档案从历史的角度来看，是历史的记录，通过档案可以了解过去；从现实的角度来看，是现实的写照，通过档案可以了解现在；从形式上看，档案是各种文献资料的汇集；从内容上看，档案不仅反映过去和现在，而且也影响着未来。档案管理工作是医院管理工作的重要组成部分,加强档案管理,对医院领导科学决策和医院管理现代化有着极为重要的意义。

一、加强档案管理领导，完善档案工作职责

正确认识档案工作在新形势下为改革开放和现代化建设服务的目标、途经和方法，才能增强责任感，牢固树立创新意识，在实践中探索、建设有中国特色档案事业的规律。

1.加强档案法的学习，增强医院干部、职工的档案意识，特别是领导干部的档案管理意识。领导重视是档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展；要大力宣传档案工作，使医院领导、医院管理者、医院职工充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。

2.理顺关系，健全制度，拓展档案的归档范围。建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。通过建立信息档案科，明确职能，将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。

3.提高档案管理人员的素质，新形式下要提高档案管理的水平，必须提高档案管理人员的专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。

二、强化档案基础和管理

档案工作是思想性、专业性、科学性很强的工作，但也是地地道道的服务工作，随着档案的日益增加，档案管理的要求也越来越高。因此必须跟上形势发展的需要，切实做好档案基础管理。

1.档案是利用的基础，档案的齐全程度直接影响利用的效果。首先从管理上保证档案的完整齐全，做好档案资料的收集、归纳、整理、分类、鉴定，确保档案资料的保存价值。

2.档案工作是一项实实在在的工作，来不得半点马虎，需要的是兢兢业业、扎扎实实的工作作风，深入调查档案工作发展变化的真实情况，了解和掌握其发展的规律，分清主次、轻重、缓急，根据需要有计划、有步骤地为档案事业的发展解决实际问题，做好实际工作，做到想长远干当前，干今天想明天，增强工作的计划性，克服工作随意性，切实制定好工作计划，采取有效措施，保证计划的实施，深刻理解档案和档案工作与社会各项建设事业的关系，胸怀全局，立足本职，强化宏观管理意识，切实抓好有影响的大事，扎实细致做好具体工作。

3.开发档案资源，为医院工作服务。档案资源的开发利用是档案管理的主要目的，通过档案深层次开发，提高档案的使用价值，为医院业务、医院管理及患者服务。同时，通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益，提高档案在医院管理中的地位和作用，促进档案建设。

三、保证档案的完整性

完整性是指归档的文件材料能够完整地反映各项活动的发展过程和结果，其中每个文件都是这个整体中不可缺少的组成部分，相互发生着必然的内在联系。综合档案室必须依靠各个环节的人员的大力支持，只有当文件材料的形成积累和归档成为每人的自觉行动，才能保证归档材料的齐全、完整。

1.档案宜采取经办人员立卷制度，部门科室明确兼职档案资料管理人员，负责督促检查日常档案资料形成及积累和整理，为日后的归档工作打好基础。

2.建立档案工作网络。档案从资料收集、立卷、归档、开发利用都离不开全院干部、职工密切配合,因此应建立医院档案管理网络组织建设。综合档案以机关职能部门为主,包括行政、党群、基建、设备仪器和财务、科技档案管理。业务管理以临床科室为主,包括门诊、病房、医技等。各部门明确兼管档案工作责任人,形成较完整的医院档案工作网络,使网络中的各个部门收集和接收所辖范围内具有保存价值的档案资料,并做初步的档案整理工作,做到档案完整与安全。

3.加强病案的规范化建设。档案管理必须强调制度化，病案是医院档案的重要内容。要加强对医务人员病案书写的教育，提高对病案严肃性的认识，使医务人员从思想上以予以重视，严格要求，养成严谨认真的工作作风。落实病案书写规章制度，加强病案书写规范化的培训，要实行专人负责。

4.对影像及其他数字资料尝试运用先进的管理手段。高科技的发展，也使医院档案增添新的内涵。一方面，医院档案门类较多，尤其较繁忙的医疗业务活动，须保留大量的业务归档材料，如病案、影像资料，每年几万份，全部以传统的方法贮存，将占有很大的库房。另一方面，高科技的发展，也使档案载体更加丰富多样。

四、开发档案资源和利用

1.善于抓好档案的利用。档案工作的目的是要更好地为单位服务，决不是走形式、做样子，开发利用档案资源，挖掘档案潜力，用实际工作证明开展档案工作的必要性，编写单位的发展史，宣传单位职工的先进事迹，弘扬单位精神，当好领导的决策咨询参谋，积极为单位科学决策服务。

2.随着档案管理工作的发展，开发利用工作逐步占主导地位，大力开展档案的编纂工作，可以大大减少原始档案、文件的直接利用，缓解保存与利用之间的矛盾，进行汇编、编研材料，对于一般的查询，只需翻阅档案与汇编就可满足查询人员的要求，从而避免了档案的高质、低效利用。

五、加大改革力度，争创新水平，服务上新水平，管理上新水平

档案是昨天的遗产，今天的财富。搞好档案工作功在当代，利在千秋。在现代社会信息化快节奏的今天，对档案管理的要求越来越高，为跟上发展迅速的形势，应积极开展编研工作，切实提高档案管理水平，提高素质，钻研业务，认真学习掌握档案专业方面的理论知识，了解国内外有关档案工作的动态，领会国家在档案工作方面的方针、政策和法规，争创新水平，服务上新水平，管理上新水平。

总之，档案管理与档案需求是双向互动的关系。档案管理人员最大限度地开发利用档案资源，医院决策者、医护人员及社会各界人员都能充分地认识并积极参与到医院档案的建设，健全档案管理制度，建立医院档案信息一体化管理模式，多途径、多渠道地开发档案信息资源，医院医疗、教学、科研需求就将得到极大满足，就能实现档案信息资源的共享，医院的整体发展也将得到极大提高。

[1]唐微微，李秀艳.医院专业技术人员业务档案管理初探[J].中国医院管理，2006,21(4):50.

[2]周渝霞，董文富.新形式下医院信息化建设的几个问题[J].现代医院，2005,5(8):134.