馆藏档案数字化工作实践及认识

方 芳

（黑龙江省大庆市住房公积金管理中心 黑龙江 大庆 163311）

馆藏档案数字化工作实践及认识

方 芳

（黑龙江省大庆市住房公积金管理中心 黑龙江 大庆 163311）

档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。面对这种挑战，档案工作者应积极应对，不断学习科学知识，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

档案数字化；意义；举措

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术，把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和以点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现以点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难达到社会化程度。档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。

一、档案数字化的意义

（一）档案数字化的主要内容

1.档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库。

2.载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库。

3.档案专题信息的采集与建库。

（二）档案信息化工作的定位

档案是国家、组织和个人在社会各项活动中形成的真实的原始记录，它的内容涵盖政治、经济、军事、历史、文化等各行各业，档案信息化的实质是在国家档案行政管理部门的统筹组织与规划下，以馆（室）藏档案为基础，通过一切有效的信息技术手段和途径，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，满足信息化社会对档案信息的需求。传统的档案工作主要通过手工的方式，这种方式在一定时期内适应了我国当时的生产力发展水平，但随着计算机的发展和网络技术的成熟应用，传统的档案工作方式已不能完全满足用户的需求和社会的发展，档案信息化已经成为档案工作发展的必然趋势。

档案信息化是国家信息化建设的重要内容，也是信息化社会对档案工作的要求。信息社会的建设环境下，档案的载体需求已经从传统的纸质转变为电子化载体、网络化载体、数字化载体，档案信息内容的需求更加趋向于综合化，档案信息内容的利用需要提供更加准确、高效的服务，档案信息化工作是适应我国档案利用需求的新趋势。

二、对档案数字化的思考

（一）提高认识，统筹规划

首先必须在思想上充分认识档案信息资源的重要意义，它是全球、国家、区域信息的一个重要组成部分。在当今信息公开程度越来越高的形势下，档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代，只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时，档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。因此，我们要按照有关规定千方百计将呆滞在库房中的档案历史信息变成现实有用信息。

其次，作好统筹规划。将大量的档案数字化，是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化要经过一个较长的过程，硬件的购置不可能一步到位，也不需要一步到位，应从实际和长远打算，保证扫描仪等硬件设施的成龙配套，使其具有较强的支撑能力和扩展能力。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进行”的原则，对馆藏重点和利用率高的档案先行数字化，早日满足大多数利用者的需求。

（二）加强基础工作，认真做好档案数字化

1.档案数字化必须有所选择。针对馆藏“浩瀚”的档案资源，不加选择地全部数字化是不可能的、也是不必要的。我们应该根据一定的原则确定哪些馆藏档案原件应该数字化、哪些不需要数字化以及哪些优先数字化。在实际工作当中，我们采用的原则是“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化，力争做到数字化的档案信息应该是高价值、高利用率、有序、标准、有特色的信息资源。

2.做好数字化时扫描参数的优化设置。扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰，其相应的扫描时间和存储空间就要增加；分辨率参数选得低，扫描文件的质量就要降低。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。

3.做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面内容：A、数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。B、数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，幅面摆放正确，亮度适当，既没丢失信息，又无增加信息，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描；采集录入数据要丰富、准确。C、数据联接检查。通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接，形成一一对应。

（三）开展档案数字化问题的研究，及时解决数字化进程中的疑难问题

档案数字化是档案工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如，数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题；数字化档案信息安全、保密技术问题；数字化档案信息的访问形式与安全控制问题；数字化档案信息知识产权问题；数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题，应在抓档案原件数字化工作的同时，组织力量开展档案数字化问题的研究，及时解决工作中的一些技术性问题，同时澄清和统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。

另外，必须加强档案数字化和数字化档案信息管理人才的培养。档案数字化及数字化档案信息管理，涉及到计算机软硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理的基础知识，绝不是只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所能胜任的，所以应加强这方面技术人员的培养。

（四）继续加强学习培训，建设一支先进的高水平的信息化队伍

科学发展观的核心是以人为本，人是创造、传播和运用知识的主体。因而具有知识的人力资源是现今时代最重要的资源。人在社会发展中具有核心的地位并发挥关键作用。因此，没有高素质的信息化人才队伍，档案信息化工作在飞速发展的今天就得不到很好的开展。所以，建立一支先进的高水平的信息化队伍，不仅对档案信息化工作而且对档案事业的发展都是非常必要和重要的。我们唯有树立终身学习的理念，坚持科学发展观，与时俱进，为从事信息化工作的人员创造更多的学习机会，使他们不断了解和掌握新知识、新技能，提高他们的素质，这样才能使我们今后的信息化稳步向前推进。

总之，在党的十七大报告中，在科学发展观的论述中，信息化工作都被置于相当重要的地位。这反映了我们党对时代发展特征的准确把握，也是科学发展观与时俱进的重要体现。

［1］黄文锋.整合档案信息资源 强化信息集成服务［J］.浙江档案,2010，（1）.

［2］朱铮.档案数字化研究［D］.苏州大学,2006.