加强档案利用提高综合效益

李 玲

（友谊县档案馆 黑龙江 友谊 155800）

加强档案利用提高综合效益

李 玲

（友谊县档案馆 黑龙江 友谊 155800）

档案记录着历史，传承着文明，能够收藏历史的“记忆”，展示历史人物的风采；而档案的利用正是打开尘封的“人类记忆”宝库的一把钥匙，通过开启记忆之门，可以让人们了解历史、解读历史，感悟人生、珍惜生活。这正是加强档案提供利用工作的目的——满足国家、社会、人民群众对档案信息资源的需求。档案只有与利用者发生供需关系，才能充分发挥档案的积极作用，为社会创造财富，为人民造福。加强提供利用档案的服务工作，拓展档案的公共服务功能，最大限度的挖掘档案信息资源利用的潜力，有效实现档案的使用价值，进而提高档案利用的综合效益，是档案工作者积极创新档案服务机制，丰富档案服务手段，促进档案信息资源共享的科学探索和有益实践；也是档案工作根据国家建设和发展的需要，与时俱进、开拓创新，以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观的具体体现。

一、加强档案提供利用工作，提高档案的社会效益

档案只有最大限度的满足国家各项建设事业的需要和广大人民群众的迫切需求，才能发挥其为国家、社会创造财富，为人民造福的作用。也就是说，只有档案与利用者发生供需关系时，才能充分发挥其信息资源的积极作用，档案才能充分被利用，档案的社会效益才能显著提高。

加强档案提供利用工作，有效提高档案的利用率，首先应该提高社会的档案意识。所谓社会的档案意识，就是指社会大众对档案的认识程度，即档案可以为国家各项建设事业提供服务，档案的内容还可以帮助普通群众解决一些实际问题，这些信息被人们广泛的、普遍的认知，并认可。那么怎样才能提高社会的档案意识呢？

1.利用广播、电视等大众媒介制作一系列宣传片。

内容包括：公布档案馆可以公开的馆藏内容的检引；现行文件公开及政务信息公开的目的、意义；一些查阅利用档案的效益反馈中的典型实例。这些必要的宣传能够让广大人民群众简单明确提供利用档案的常识，并能使这些带有常识性的信息在人民群众中广为流传，从而营造提高社会档案意识的氛围，使在人们对档案信息需求时，能够及时到档案馆利用档案，久而久之，社会的档案意识自然而然就提高了。

2.通过网络发布档案馆现行文件提供利用的消息，并以此为平台为政务信息公开向广大利用者提供服务，从而提高社会的档案意识。

据不完全统计，目前，中国网民数量超过4.5亿人，这就意味着，如果有一条消息发布于网上，哪怕只有百分之一的人看到，数量也是非常巨大的，这是怎样的影响力和号召力！所以，合理利用现代化信息手段，也是提高社会档案意识的一种途径。

3.通过举办展览、制作爱国主义教育系列片等大型宣传活动提高社会的档案意识。

这些经过提炼的档案专题活动，可以让人们更多的了解档案及档案对历史与今天乃至未来的意义；这些活动不但增进了人们对档案的本位了解，对人们了解历史，珍惜生活，把握今天，以古鉴今有很好的帮助，而且可以增强人们的爱国、爱乡情结，是一项非常有益的爱国主义教育活动。

其次，丰富馆藏，科学的整合档案资源，积极拓展档案的公共服务功能。

1.丰富馆藏是满足档案提供利用的前提条件，要拓展档案的公共服务功能，馆藏档案一定得满足大众的需求，这就要求收集、接收档案时要有针对性，根据大众的需求取向，有倾向性地多收集一些涉及民生的文件，以供老百姓参考、查阅，切实解决百姓生活中的一些实际问题。主要形式就是对现行文件的采集、提供利用，并以此为切入点积极开展为政务信息公开提供相应的服务。现行文件的公开及提供利用为人民群众解决现实生活中的实际问题提供了可靠的法律依据，有利于维护和保障其合法权益，密切党和政府与人民群众的血肉联系，是“实现最广大人民群众的根本利益”、坚持“以人为本”的具体体现。现行文件的公开及提供利用是实现档案公共服务功能的重要途径。

2.加大基层档案室的指导力度，完成社区档案、劳动就业等基层档案室档案的整理立卷、提供利用工作。这些档案的规范化管理与提供利用，极大地方便了群众，使党和国家的方针政策能够更好地惠及相关的社会成员，使人民群众能共享改革发展的成果；而且社区档案的科学管理能切实为实现城市居民自治，维护社会治安，打击犯罪，建设管理有序、文明祥和的新型社区提供有效的服务。

二、积极探索档案创新服务机制，丰富服务手段，提高服务水平，促进档案经济效益的提高

档案的提供利用不能直接产生可观的经济效益，只能作为法律的凭证、行政的稽凭、科研的资料和生产的依据，只有当这些凭证作为可靠的依据参与经济运作时，才能产生经济效益。

1.加强企业档案的监督、业务指导和规范化管理，帮助企业进行档案的标准化建设和提供利用，有利于企业的基础建设、现代化科学管理及企业的经济发展。

例如：友谊县大麦芽厂由于输送设备老化，直接影响了工厂的经济效益，2000年工厂决定对该设备进行科技改造。这个厂由于领导重视档案工作，档案、资料特别齐全而且管理非常规范，这给查阅输送设备科技资料带来了极大的方便。因为档案材料的齐全与完整，使麦芽厂很快组织专家改装完成了工艺车间的输送设备，并获得成功。设备改装后，不仅减少了耗电，大麦破损粒也降低了，仅此一项一年来节约电量2 000多度，减少大麦损失110吨，两项节省9万余元；而且提高了劳动生产率，增加了企业利润，经济效益十分可观。因此，企业档案的标准化建设与提供利用，与企业现代化建设、企业与国际贸易体制接轨及企业的经济发展密不可分，可以说，档案规范化管理与提供利用已经成为建立现代标准化企业的一个标志。

2.信用档案是在社会主义市场经济发展到一定阶段的产物。

信用是国家机构与企业、企业与企业、企业与个人之间在参与经济运作时应当遵守提倡的诚实、守信的一种经济原则、行为约定、道德风尚。而信用档案是信用这种理念与行为在参与经济运作过程中的文字材料在承办结束后，经过整理立卷形成的档案。信用档案完整的保存了企业、个人在进行商业运作过程中的诚信资料，目的是鼓励社会主义市场经济条件下的公平竞争，并由此引进社会主义市场经济的竞争机制，促进经济繁荣，因此，加强信用档案的管理与提供利用是为繁荣社会主义市场经济提供服务的，这是档案工作在新的历史时期，与时俱进，为国家经济建设服务的一种形式；也是档案工作为促进经济繁荣，提高档案经济效益的一种手段。

3.大力加强农业和农村档案工作，为繁荣农村经济，推进社会主义新农村建设提供利用档案服务，进而提高档案的经济效益。

中共十六大提出了全面建设小康社会的奋斗目标，这个目标体现了最广大劳动人民的根本利益，充分突出了社会主义的本质——解放和发展社会生产力，消灭剥削，消除两极分化，共同富裕。但是，中国是有着13亿人口，其中8亿是农民的发展中国家；没有农村的小康就不是全面的小康，没有农民的富裕就没有全国各族人民的共同富裕。加强农村档案工作，提高农村档案的规范化管理和提供利用，为解决农民群众的实际问题，促进农民增收，提高农业的科技含量，加快农村的经济发展提供档案服务，能够有力促进农村经济繁荣发展，早日实现农业现代化，加快农村小康社会的建设步伐。这也是档案工作更加适应我国改革开放和现代化建设的需要，是非常必要而且重要的。

总之，加强档案的提供利用是档案工作的服务宗旨和生命线。只有科学的管理档案，广泛的开展档案提供利用工作，积极有效的为社会主义经济建设、政治建设、文化建设、社会建设、党的建设和生态文明建设提供利用档案服务，才能进一步提高档案的综合效益（社会效益和经济效益），为实现最广大人民的根本利益服务，完成历史赋予档案工作的使命。