如何做好新时期人事档案工作

刘德锋

（黑龙江省齐齐哈尔农业机械化学校 161041）

如何做好新时期人事档案工作

刘德锋

（黑龙江省齐齐哈尔农业机械化学校 161041）

在人们的工作和生活中，人事档案扮演着十分重要的角色，它是新时期人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，它能客观地反映出每个人履历、工作表现、奖惩情况、学历与学识水平、德能勤绩等，是知人善任、选贤举能的重要依据。随着我国人事制度改革的不断深入，岗位聘用制、人事代理等新的用人制度已在各类单位实施。干部的选调与提拔，专业技术人员的职称晋升与聘任、进修学习、出国考察等都需要利用干部人事档案。因此，管好用好新时期人事档案，对人力资源开发有着极其重要的作用。

一、现有人事档案工作存在的问题

随着国家人事档案法律法规的建立和完善，人事档案工作也愈来愈得到了足够的重视和一定程度的发展，尤其在信息化、规范化和便民服务方面有较大的改善，但依然存在不少问题。认真分析并解决存在的问题，才能为国家和单位的建设与发展提供保障。

1.档案管理专门人才少。档案管理队伍人员配备不足，是当前时期档案管理工作难做好的最根本原因。档案管理部门人员大多数在单位“身兼多职”，或半路出家上岗。对在岗人员未能系统学习档案专用知识创造条件，更没有及时给予正规的进修。

2.制度缺乏健全。个别单位根本没有明确制定档案管理人员的岗位责任制，缺乏完备的规章制度。由于制度不健全，管理不规范，或者没有专门的档案室，这些都给档案的管理和服务带来麻烦与不便。

3.管档模式有待创新，随着我国社会的快速发展，使得档案的形式和内容多样化、复杂化，但大多数单位仍然采用原有的呆板陈旧的管理模式。新形势下，电子技术的飞速发展，网络技术已覆盖各行各业，但档案管理技术跟不上时代步伐，绝大多数单位还不能充分利用计算机和网络技术为档案管理服务，而是沿用传统的手工操作模式。

4.档案内容与人事管理要求不适应。档案内容设计样式陈旧，无法引导填写人把有经验意义的个人经历带入档案，致使档案材料缺少新的信息。

5.人才流动与档案转递不同步。随着我国市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，人才流动方式更加灵活。合理的人才流动，本应档随人走，但由于种种原因人档分离现象越来越多。人档分离不仅给人才引进带来了一定风险，也给组织人事部门的管理工作带来了混乱。

二、做好档案管理工作的方法

1.建立健全各项管理制度。人事档案工作是一项琐碎繁杂而又事项比较多的工作，如果没有一定的制度来约束，就会无章可循，无所适从。应结合本单位人事档案管理工作的实际和社会现实需要，逐步制定和完善人事档案管理制度，严格对档案材料收集归档和转进转出的管事制度，特别要阻止虚假材料进档。进一步完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的内容更加科学、完整，为职工考察任用能提供真实、准确、实用的个人信息。

2.突出运用新机制，强化管理。档案管理要适应新形势、新任务的要求，努力实现人事档案管理工作向科学化、规范化和制度化等方面发展。在管档和用档上，要破除人事档案过于神秘化的传统观念，在不影响安全保密的原则下，将反映职工的出生日期、参加工作时间、学历、经历、资历、业绩与能力等方面的材料以适当的方式或形式，在一定范围内公开，以扩大使用范围，提供使用方便，并接受广大职工群众监督。要改变一切不适应现实工作要求的思想观念和单一被动的档案管理方式，建立与本单位事业发展紧密结合的人事档案管理新机制，包括档案采集更新、索引查询、分析研究应用等，以有效促进工资调整，岗位调整，奖金分配，人才开发引进，培训进修等项工作，加强人力资源现状和需求分析，使人事档案管事工作为国家和本单位事业发展提供实效服务。

3.实行档案管理标准化。档案管理标准化是档案管理现代化的一个重要基础，档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上。档案标准化是通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有了充分的科学准则和依据，保证档案各项工作能够有机地结合起来，并且在档案的管理中取得最佳的效益。在信息时代，信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准与规范，如各种档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等等，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现，必须通过制定和建立种类档案管理标准，形成档案管理标准体系，以确保档案管理现代化各项工作的有效实施。

4.思想观念应转变，服务意识要增强。做好新时期人事档案工作至关重要，在思想上要足够重视。近些年来，人事档案工作为人事制度改革和国家经济建设做出了卓有成效的贡献，但是，个别部门和单位对档案管理意识依然很淡薄，人事档案的地位、作用并未受到人们的普遍重视，其中一个重要的原因，是思想保守，缺乏人事档案服务宣传教育，不能为社会各行各业提供高效、优质的服务。在国家人事制度改革不断深化的新形势下，人才的能进能出、岗位的能上能下，职务的能高能低，都会产生人才流动频繁。作为人才缩影的人事档案，社会需求会与日俱增，人事档案工作面临着新的压力和机遇。对此，人事档案工作部门应有紧迫感和使命感，顺应时代发展的需要，改变传统保存、保密人事档案的服务观念，树立为全社会大局服务的思想，善于总结管档用档过程中的好经验好方法，努力为我国实现人力资源强国提供智力保障。