当代档案管理模式的特点及其对策探讨

李玉兰

（五邑大学 广东 江门 529020）

当代档案管理模式的特点及其对策探讨

李玉兰

（五邑大学 广东 江门 529020）

本文对档案管理中出现的三种管理模式进行了比较，分析了信息化时代档案管理工作所具有的特点，并针对档案管理的发展趋势提出了一些建议措施。

档案管理;模式;信息资源管理

档案［1］是人类社会活动的真实记录，是伴随着个人、企业以及社会的发展而不断积累形成的重要信息资源，不仅对个人与企业的成长和发展起着重要的作用，同时也为国家经济建设与社会的进步做出了巨大的贡献。随着社会的进步，人类生产生活环境发生了巨大的变化，原有的档案管理模式将不再适应新的形式，必将催生出更为有效的管理模式。在当今社会，随着电子技术的发展和普及，计算机网络、多媒体与互联网对传统档案管理方式的迅猛冲击，使档案管理由传统的档案管理模式向适应信息化的管理模式转变，档案的服务方式、存储方式和工作方式都发生了变革，档案管理工作有了质的飞跃。作为档案工作者，研究当代档案管理模式的发展规律，把握档案管理模式的发展趋势，才能积极主动完成思想观念的适时应变，适应新形式下的档案管理工作，才能完成档案工作者在新时期所肩负的历史使命。

一、主流档案管理模式的比较

档案管理模式主要有三种类型:一是档案分散管理模式。这种模式是将企事业单位的各种类的档案分别保存在各有关部门。如文书档案保存在办公部门，会计档案保存在财务部门，科技档案保存在生产技术部门等，有各部门分别进行独立的管理。二是档案集中管理模式。这种管理模式是将企业文书、科技、会计等各种门类的档案集中统一管理。它实际上是一个企业单位档案信息的综合体，在企业负责人的直接领导下，作为企业单位整个管理系统的一个子系统，承担着企业全部档案信息资源的储存、管理和开发利用工作，以档案实体为中心，发挥统一管理档案和对内、对外组织档案信息流通的作用。三是信息资源管理模式。这种管理模式是集档案、科技情报、科技图书资料等各种信息于一体，实行一体化管理，用信息资源管理的思维来考察档案管理工作，以档案信息与载体的分离为前提，直接对信息进行相对独立的管理、加工和利用。

以上三种模式，前两种模式属于单一的档案信息管理模式，这种管理模式形成的客观条件是在档案工作恢复、整顿时期，由于档案管理理论体系不完善，档案管理工作没有很好的理论指导，并且管理的技术手段有限，这种分散的管理模式能够做到各部门职责清晰，有利于各类档案的保存与查阅。在计划经济条件下，由于档案工作所处的地位、环境和业务建设的需要，比较强调工作机构的独立，以便档案工作的正常开展，因此在当时的条件下是适应客观需要的，也促进了档案事业的发展。但在新形势面前，特别是在市场经济条件下，这种单一的档案管理模式由于所贮存信息的单一性，所反映内容的滞后性，所提供信息的局限性，已难以适应企业深化改革的需要和满足企业对各种信息的需求。而信息资源管理模式集各种信息于一体进行综合管理、开发，具有信息来源的广泛性、信息贮存的集中性、信息内容的全面性、信息输出的综合性特点，不仅能满足企业对各种信息的需求和适应企业走向市场的需要，而且有利于档案事业的发展。信息资源管理在注重档案实体管理的同时，更加关注档案信息的管理、档案信息的流动及发挥档案信息作为知识资源的作用，侧重于将知识从来源、生产、存储、整理，到流动、传播、交流，直至学习、利用、共享、评估的一系列过程，整合成一个完整的知识管理体系。

二、当前形势下档案管理的特点

市场经济下档案管理机构、管理对象和服务对象具有了较强的社会性,而这也决定了档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。因此当前档案管理出现了新的特点。

1.在价值取向上强调档案的信息价值。在以往社会中，人们主要是对档案实体的利用，注重档案的凭证作用和史料研究价值。在信息社会，信息无处不在，信息的作用成为社会发展的主要动力。档案部门为顺应知识经济时代的形势需要，在注重档案实体管理的同时，更加关注档案信息的管理、档案信息的流动及发挥档案信息作为知识资源的作用，侧重于将知识从来源、生产、存储、整理，到流动、传播、交流，直至学习、利用、共享、评估的一系列过程，整合成一个完整的知识管理体系。

2.在管理内容上强调图书、情报、档案的集成化管理。信息时代，社会公众对信息的需求发生了根本性变化，他们不仅要求及时、准确，且需求信息的种类也更加多样化。图书、档案、情报同出一源［2］，且具有信息性、知识性、服务性等共性，综合集成是解决复杂问题的有效方法，通过强调性的融合以及集成整体所产生的功能倍增性和适应进化性，集成无疑为管理理论与方法的创新提供了一种新思路和新途径。进一步加强三者的一体化管理正是适应新形势、抓住机遇、开拓奋进的具体表现，是适应改革的需要，适应现代社会发展的必然选择。

3.从管理模式上强调管理的开放性与服务的社会性。21世纪是一个更加开放的社会，对知识的获取的能力关系到个人、社会和国家的发展。图书档案作为人们获取知识的重要来源，其重要性正日益得到重视。因此，在更大范围内实行社会化开放式档案管理是及其必要的。科技进步和社会发展开辟了新的休闲娱乐空间和方式，休闲意味着人们将有充裕的时间去了解未知世界，它为档案馆提供了新的资源需求，档案馆可以借助网络和其他信息技术满足种种休闲需求［3］，进入信息时代后，信息对个人的重要性日益增加，西方不少国家采用了“信息权”这一概念，把利用档案不仅看作是历史或科学研究的需要，而且看作是公民的一种权利。

4.在技术手段上强调现代信息技术的应用。面对当前档案信息量的剧增和电子文件等新型载体材料的大量出现，档案部门开始采用现代信息技术，实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，应用计算机，引入多媒体技术，使档案信息存储方式发生了深刻变革。

三、实现信息资源管理模式的一些措施

对于我国转型期社会主客观环境与档案管理领域内部的变化，档案工作者应在充分掌握国内外档案管理研究与实践效果的基础上，充分运用管理学、组织行为学、档案学等相关学科领域的知识，多方面展开深入的分析和探讨，以使档案管理更加适应现代社会的发展。

1.明确市场经济条件下的档案工作的服务对象和服务范围。过去由于受计划经济体制的影响，档案工作服务对象是党政部门、企事业单位人事部门，以收集、整理和保存档案资料为主，市场经济的建立，弱化了档案政治化、神秘化的程度，因此服务的对象也有了较大的延伸。因此，档案管理部门必须明确市场经济条件下档案工作服务对象与范围的变化，及时研究服务对象的行为特点，主动采取对策改善管理，提高服务质量。

2.调整档案管理体制，与市场经济体制接轨。随着经济体制和政治体制改革的实施，档案管理体制作为国家行政体制的组成部分也势必要进行调整［4］。原有的档案管理体制强调规范化和制度化，通过严格的等级制度和管理规划规则来控制和协调组织的活动，强调高度集中的统一管理。在新形势下，档案工作者应从原有的条条框框中解放出来，建立一套科学的、多功能的、高效的、灵活的、服务于经济建设的档案信息资源管理体制。

3.增强档案的开放性，实现与社会的广泛接轨。档案信息资源不仅是社会资源的重要组成部分，更是知识经济时代社会现代化进程的重要支撑力量。档案开放和利用是发挥档案潜在价值、实现档案信息资源共享的必备途径。国际档案大会从第一届起就开始涉及档案开放问题。第十四届国际档案大会上又探讨了档案在人们休闲生活中的作用，因此，档案的开放利用是档案管理的发展趋势，档案工作者应充分认识档案工作的社会地位，紧跟时代步伐，推动档案信息资源管理范式的逐步完善。

4.培养现代档案管理人才，实现观念与思维的转变。档案管理的现代化，不仅是设备、技术的现代化，更重要的是人的思想观念和知识的现代化，这是档案管理现代化的深层次目标。信息技术在档案工作中的运用，对档案工作人员的业务知识、科技知识以及管理能力等提出了更新、更高的要求。一方面，档案部门要引入各种具备技术专长的人才；另一方面，档案部门也要加强对原有工作人员的培训和知识更新。

5.采用信息技术，构建适应信息资源管理模式的管理信息系统。面对高新技术的飞速发展和信息高速公路的开通应用，档案工作者应从实际出发，推广现代信息技术在档案工作中的应用，研制开发档案管理软件，并使之与现代化通讯、数据仓库、数据挖掘技术相结合，形成便于利用与管理的开放型信息联合体，这是时代发展的必然趋势，也是档案科学化、现代化管理的重要标志。

四、结语

档案信息资源不仅是社会资源的重要组成部分，更是知识经济时代社会现代化进程的重要支撑，现代科技的发展，一方面为我们提供了海量的档案信息资源，另一方面，却又为档案信息的管理及开发带来了相当大的困难。档案工作者要充分认识档案工作重要性，加大对现代社会档案工作特点和运行规律的研究，建立和完善适应信息化条件下档案建设的档案管理模式，更好的为我国的现代化建设服务。

［1］冯惠玲.档案学概论［M］.北京：中国人民大学出版社，2001.

［2］冯燕.档案、图书、情报一体化管理综述［J］.安徽建筑，2001（1）：123.

［3］王泽群，王泽亮.关注档案休闲利用［J］.档案与建设，2002（6）：10.

［4］罗桂英.浅议市场经济条件下档案营理新模式［J］.煤矿现代化,2006（3）：86.

李玉兰：大学本科，女，1966年11月生。