浅谈城建档案信息化建设

阚跃凤

（大庆市城乡规划局 黑龙江 大庆 166316）

浅谈城建档案信息化建设

阚跃凤

（大庆市城乡规划局 黑龙江 大庆 166316）

信息技术日新月异的迅猛发展和在各行各业的广泛应用，不仅对国民经济和社会发展产生了深刻影响，而且对城建档案工作也提出了新的更高的要求。信息化为城建档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，城建档案的信息化已成为了城建档案界同仁们的热点话题。

城建档案信息化进程本身是一个任重道远的过程，并没有现成的成熟模式可供参考，在信息化建设的进程中，不可避免地会遇到各种各样的问题。许多城建档案部门并没有真正了解自己到底需要什么样的“信息化”，而是看到信息化扑面而来的滚滚浪潮，自已也就盲目地跟着大潮。进行城建档案信息化最需要的是清楚地知道自己最需要的是什么？要将信息化进行到一个什么样的程度？这些问题直接关系到城建档案信息化的成败，以下是笔者对如何实现城建档案信息化建设的一些粗浅的认识

一、明确建立城建档案信息化目的

就是城建档案的信息化建设是就是以提升城建档案管理水平为目的的。信息技术的应用可以改善传统管理模式，但不能替代传统管理而独存，它是提升管理素质的助推器。城建档案信息化建设一般包含如下几个方面：一是采用目前成熟的城建档案管理软件实现城建档案管理的自动化；二是建立从输入、存储、管理到利用的电子档案管理系统；三是系统必须能提供基于网络的档案信息资源访问方式；四是城建档案信息资源必须通过严格的权限划分和职责划分在城市规划、建设与管理系统内共享。其目标是通过全面采用先进的信息技术，最终实现管理的现代化。因此，我们首先要清楚地认识到城建档案信息化的目的及意义，一切从业务出发，从管理出发，增强加快推进信息化的战略意识，认清自身城建档案建设状况，增强加快推进信息化的使命感，全面把握加快推进信息化的有利时机，乘势而上，为解决城建档案管理的实际问题而做信息化。

二、建立城建档案信息化的中心

城建档案馆实现信息化的目的是提升管理水平，最终目标则是更好地为城建规划、建设与管理服务。通过信息化，城建档案馆更应成为城市建设的“数据存贮中心”和“信息服务中心”。成为城市建设信息的“数据存贮中心”是城建档案部门的基本职能，也是城建档案部门存在的意义之所在。对这一点城建档案界同仁们都有共性的认识，也发表了很多论文，对此笔者不再深论。城建档案信息化的建设将有效地促进城建档案的提供利用，它可以通过一个网络支持平台上实现业务管理及信息服务。当然，城建档案的网络提供利用也有因城建档案的机密性、安全性等固有特性而有其局限性，相信随着信息技术的不断发展，城建档案的利用瓶径问题也将会不断得到解决。城建档案信息化建设中，必须要明了“三分技术，七分管理，十二分数据”的百练真经，没有丰富的城市管理数据存贮的保证，信息服务也成为了空中楼阁。

三、城建档案信息化遵循一定的原则

首先要优化管理模式，做好城建档案的基础工作。城建档案的管理要有统一的规范标准，进馆档案要实现标准化、规范化、科学化管理。没有了城建档案的规范化管理，信息化也是无从谈起。

其次需要总体规划。可以说城建档案信息化千里之行始于规划。实事求是、有特色、有远见的城建档案信息化规划确实是城建档案信息化成功的重要因素，将直接影响城建档案信息化的投入、风险、成效和进程。笔者冷眼看当今各地城建档案信息化规划，可以说信息化规划谈的不少，而真正全面地实施却尚不多见，其战略规划都在不同程度上存在着闭门造车、脱离现状、过分乐观的情况。制定信息化规划必须考察应用需求，作出尽量准确的需求分析。信息化建设需要很大的投入，一次性投入大量的资金对城建档案部门来说也是个沉重的负担。因此，首先认真分析业务流程，确定恰当明确的应用需求，选择项目优先次序，是制定城建档案信息化规划的关键。在一些城建档案信息化建设项目中，由于对应用需求分析不够，在不清楚要解决什么问题或能解决什么问题的情况下就盲目投资，购买硬件及软件系统，从而导致失败的例子也不少。其次，城建档案信息化规划须从实际出发，因地制宜。例如，对于信息化发展较快，信息技术较发达的地区，可以适当制定较高的目标，加快信息化的进程。如果说这些地方的信息化是大步流星往前走，那么信息化水平相对落后的地区就不要盲目跟随，而要采取小步快进的战略。最后，分清近期目标和长远目标。近期目标是根据当前发展的需求和目前的信息化技术来确定短期的目标。长远目标是指通过对技术发展趋势的预见和发展趋势的分析，来确定长期的建设目标。由于当今信息技术发展变化的速度很快，而信息化规划必须跟上自身发展和市场环境的变化，因此定期修改长远的信息化规划，也是必需的。制定城建档案信息化的战略规划，绝不仅仅只是一个城建档案部门的事情。俗话说，隔行如隔山，由于城建档案部门必竟对IT行业和信息技术不够熟悉，信息化战略规划不妨让政府信息管理部门也参与进来，让其为我们出谋划策。

最后，城建档案信息化建设必须遵循“统一标准、互联互通”的原则。信息技术的发展可以说是日新月异，其发展速度可以说是突飞猛进，在城建档案信息化过程中应用的软件今日看起来实用，但明日也有可能更新的更加完美。为此，实施时要考虑下一个信息系统的应用，而下一个信息系统的建设必须遵循上一个信息系统的编码原则和技术规范，即所谓的“相互兼容”。

四、城建档案信息化的建设需稳步进行

城建档案信息化可以按照管理标准化阶段、技术装备阶段、资源数据化阶段和综合信息化阶段四个步骤进行。

1.管理标准化阶段。简单地说就是规范基础建设的过程。前文中也提过加强基础建设的必要性。没有规范的城建档案的基础管理，城建档案信息化将是空中楼阁。

2.技术装备阶段。在此阶段根据本馆的的实际配备信息化所需的相应的设备及软件，如计算机及其辅助设备、服务器、光盘塔、应用软件等等。实际上，在此阶段的工作非常关键，硬件倒不说，在软件上选择什么系统，其功能、升级服务与技术支持等等软件系统比硬件更重要。如果没有好的软件支持，硬件再好也只不过是摆设而已。

3.资源数据化阶段。就是将馆藏的纸质档案转换为数字化电子档案的阶段。在此阶段需要一个统一的规范标准，如转换成何种格式、网络是否支持其格式等等。

4.综合信息化阶段。此阶段就是与信息技术、通讯技术充分结合的阶段。把已数字化的信息如何进行检索、信息的安全问题如何处理、查询权限与范围的限定、与网络技术结合实行信息共享、整个系统的可管理性等等均在此阶段进行。综合信息化过程就是实现城建档案信息化的最终过程。

城建档案信息化是一个复杂的、长期的系统工程，涉及到政策法规、技术标准、软件产品、硬件设备、网络设施、系统集成、应用实施等方方面面，它本身也没有一个固定的模式，只有阶段性目标，没有终极性目标。因此，推进城建档案信息化必须要城市规划、管理与建设诸部门与城建档案部门紧密结合，各自按照各自的职能和责任，通力合作，共同推进。