高校档案馆建设的思考

崔立影 李 群 曲同宝

（吉林农业大学档案馆 吉林 长春 130118）

档案馆作为学校的一个基础文化事业部门，记载着学校发展的光辉历史，作为一种重要的信息资源，高校档案的管理工作将影响到我国高等教育甚至整个社会记忆的留存。

档案工作毕竟不是学校的中心工作，不能指望学校领导自觉地、主动地重视和支持档案工作，把档案工作摆在一个很重要的地位。而今高校正处于改革发展的关键期,要求档案工作上档次、上水平。要想改变这种状况，档案部门必须首先靠自己，抢抓机遇以评估、校庆、档案馆升级、搬迁等为契机主动地有所作为，以贡献求支持，以效益求发展。

一、加强档案数据库建设

引进适合高校档案管理软件，建设档案信息数据库，逐步实现网络检索。目前，各级档案馆在这方面进行了许多尝试，如建立以全宗为单位的案卷目录数据库、文件目录数据库和全文数据库。在馆藏全文数字化还有困难的情况下，先逐步建立起一个“案卷级目录中心”，再根据情况，有选择地将利用价值和保存价值较高的珍贵档案、特色档案以及利用率高、需要量大的档案进行数字化处理，建立专题文件级目录数据库，条件成熟后再建立所有的文件目录数据库，通过进行缩微、扫描、刻录光盘技术，结合本馆实际情况与目录数据库相配套，建立全文数据库，试行全文检索功能等，实现最大化的档案信息资源共享。

二、建立档案馆主页

随着计算机互联网用户不断增多，高校档案馆应该建立档案馆主页和自己的服务器。可以远距离、速度快、高质量地传递声像、图文和数据，发布档案信息，利用网络为用户阅览档案信息并为其服务。档案馆主页设计可突出学校特色，包括学校简介、档案馆全宗介绍，档案信息服务内容、档案检索工具使用方法、档案管理工作制度、设置用户信箱等。主页设计要生动形象，有美感，主页可链接到校园网，尽可能增加搜索引擎，供广大师生和科技人员查阅，为教学、科研、党政管理工作服务，使利用者在网页上获得有价值的信息。

三、大力开发档案信息资源

档案工作的根本目的是将档案信息资源开发利用。为学校和社会提供各种类型的档案业务服务，学校档案的价值在于利用，在于为学校中心工作、为领导决策、为全校师生员工服务，这是高校档案工作的永恒主题和根本目的，也是档案工作者的神圣职责。因此，档案部门必须突出服务这条主线，树立良好的服务意识，以与时俱进、开拓创新的精神，积极拓展档案服务工作的广度和深度，丰富服务的形式，改进服务的手段，努力提供优质、高效的服务。

1.提供档案陈列、展览服务。这是学校档案部门最重要的服务方式之一，也是最能扩大档案部门影响、提高档案部门地位的重要途径。档案部门应充分利用馆藏档案的优势，发挥档案的宣传与教育功能。

2.提供档案编研服务。这是体现档案部门综合实力和水平的一个重要方面，也是扩大档案部门影响、提高档案部门知名度的又一途径。档案部门应根据馆藏档案特点和特色，有选择、有目的地开展档案编研工作，为学校中心工作服务。如校史、大事记、年鉴、校友录、《档案工作管理规章制度汇编》等。

3.提供档案报道、检索服务。档案部门可通过新闻媒体、互联网、校园网和档案馆网页等渠道，公布开放档案目录，介绍馆藏珍品和档案工作动态，提供档案信息检索与查询，以引起学校和社会对档案部门的关注。

4.提供档案阅览、咨询和复制服务。这是档案部门应该提供的最基本的服务方式。为方便利用者，提高服务效率，档案部门应开辟专门的对外服务窗口，配备充足的接待人员，最大限度地满足利用者对档案信息的需求。

四、扎实立卷归档，提高案卷质量

1.通过加大部门立卷力度和实行年初对兼职档案员利用软件管理系统进行集中培训、年末进行表彰等管理机制，从而激发兼职档案员的工作热情和责任感等方式来提高案卷质量和归档数量。

2.通过对案卷的构成和分类进行调整来提高案卷质量。由于全国高等学校本科教学工作水平评估每5年进行一次，每次学校都要组织大量的人力、物力、财力去准备评估材料，而大部分评估的原始材料都出自档案馆。在这种形势下，我校档案馆依照本科教学质量评估体系（其中包括：办学思想、师资队伍、教学条件与利用、专业建设与教学改革、教学管理、学风、教学效果七个大的方面）对教学档案二级类目设立进行了调整。如JX11综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此）；JX12学科与实验室建设（专业设置入此）；JX13招生；JX14学籍管理（学生奖惩材料入此）；JX15课堂教学与教学教学实践；JX16学位；JX17毕业生（毕业生（毕业生信息反馈工作入此）；JX18教材。既提高了本科教学档案的质量水平，又方便了本科教学工作水平评估的材料准备工作。

五、培养和配备适应现代化管理需要的专业技术人才

随着数字档案馆的发展，意味着档案馆在信息时代的重大转型—实物馆藏与数字馆藏的混合并存。这种新型档案馆的出现，对档案人才的素质要求也随之越高。档案管理人员如果不进行知识更新、改革知识结构、丰富新知识、新技术内容、也很难适应档案事业的发展。随着档案管理技术、手段现代化程度的提高，科技进步促进了档案载体的新变化，磁介质、电子档案大量增加。采用现代技术、设备保护和管理档案，为社会提供高质量、高效率档案信息已成为现代档案管理人员的必备素质。

总之，档案管理现代化，任重道远，需要全体档案工作者的共同努力。在档案管理现代化进程中，我们要立足现实，抓住机遇，努力创新，逐步提高档案管理的效能。只有档案的社会效益得到了充分发挥，对学校和社会起到良好的作用，档案馆的发展才能越来越受到各方的重视和支持。

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[2]凌小芯.关于培养复合型档案人才队伍的思考[J].山东档案,2002,（2）.

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