刍议医院人事档案管理的现状及建议

李 莹

﹙黑龙江省中医研究院 黑龙江 哈尔滨 150036﹚

人事档案作为保存价值的凭证材料，是人才信息的重要载体，是人事部门历史地、全面地考察和正确地使用人才的重要依据。医院人事档案管理是以人事制度和人事政策为工作指导方针，档案专业人员对医务工作人员进行人事档案的管理工作，是医院人事工作中的重要组成部分。医院作为高层次人才密集的场所，科学地建立档案管理工作，有利于人才的培养。

1.医院人事档案管理的现状

1.1 医院人事档案的管理制度

随着医院人才社会化不断加强，人才流动也日趋频繁。合理的人才流动使医院不处于固守封闭的状态，但是传统的医院人事档案管理方法重管理、轻服务，方法繁琐，不易操作，现代化管理水平不高，已明显滞后于人事制度改革的进程[1]。在实际工作中，人事档案管理制度却没有得到及时补充和修正，往往认为“档案无用”，部分个人和单位甚至在各自利益的驱使下擅自涂改、抽取、撤换档案材料，甚至“弃档”；许多医院未将干部人事档案管理工作纳入目标考核，没有制定适应医院发展的人才管理制度或有关人事档案方面的规章制度；在医院管理中没有相关的制度和检查考核措施。总之，管理机制不健全，制度落实不到位，管理工作不严格等是现在医院人事档案普遍存在的问题。

1.2 医院人事档案的资料整理

收集较全面的有价值的材料和信息是医院人事档案管理的重要任务，但是由于人事档案记载的资料涉及到过往的内容，在填写的过程中往往存在缺少内容、信息不准确、书写不规范等现象，使得档案的可信度降低，真实性受到质疑，直接影响人事档案材料的可靠性、规范性和系统性。另外，目前档案中大量记载的多为一些静态的经历性材料，已不能真实客观地反映一个人最新的素质能力信息，不能够适应新的要求，如不能作为组织人事部门选拔、任用人才的有效依据。而人事制度改革过程中形成的能够真实反映职工德才表现、具有长期查考价值的材料，如医德医风考评、门诊及病房工作量、病人满意度、科研创新能力等，均未能及时补充到人事档案中来。且绝大多数人事档案仅提供最基本的利用方式，即查阅原始纸质档案材料。其占用空间较大，利用领域比较狭小，查询比较繁杂，不利于资料的整理，档案信息服务也处于一种被动的、落后的服务状态，不能很好地为医院的医、教、研和管理服务[2]。

1.3 医院人事档案的管理方法

医院人事管理工作量较大，其档案资料是广大医务、科研和管理人员长期工作积累而成，且人事档案涉及到个人的隐私以及工作中的利益关系，所以医院人事档案材料需要专人管理，单独存放。医院人事档案管理也是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。但目前由于缺乏有效的管理手段，没有完善的档案管理软件和全面的管理网络，许多医院人事档案管理工作仍停留在手工整理的阶段，一般只是简单地把人事档案材料收集、分类、排列和装订，没有配备计算机进行信息录入并建立数据库进行数据检索、分析利用，信息化管理难以实现。大部分医院考虑到成本问题，对人事档案管理工作的支持力度不大，专项资金投入也不足，造成人事档案管理的配套设施不齐全，防火、防盗、防潮、防虫等措施不全面[3]。

2.建议

2.1 管理制度是做好工作的前提和保证。加强医务人员档案管理是一个系统管理过程，必须按照相关法律法规的要求结合本单位的实际情况，制定形影的可行性规章制度，以使有章可循。如建立健全医院人事档案材料收集机制、工作联系制度和情况通报制度、人事档案整理工作细则等。

2.2 医院人事档案的收集工作是做好人事档案工作的基础，也是丰富人事档案内容和开展提供利用工作的根本前提。而其质量提高的关键在于及时收集和补充档案材料，特别是要把人事制度改革以来能够反映和评价一个人素质优劣的材料纳入到档案管理范围内。在实际工作中，要善于与部门沟通，及时添加新的材料，内容力争全学的发展，技术的进步，成果更新换代加快，有些科技成果，国内早就淘汰，而我们却在那里盲目保密，致使丧失了许多应得的经济效益。当前的主要问题并不是保密不够，而是开发利用科技档案信息资源不够。要在不违背《档案法》的原则下，彻底改变不利于科技档案信息资源开发的管理制度，最大限度地进行开发，减少不必要的重复劳动，以节省人力、物力和财力。根据科技档案的时效性，适时解密科技档案，充分发挥科技档案的作用。

二、科技档案信息资源开发利用是科技档案管理人员的重要工作职责

对科技档案进行研究与开发，科技档案管理人员占有得天独厚的优势。但从目前科技档案管理人员队伍状况来看，具有研究与开发能力的人员为数不多。这是因为：一是缺乏专业科技知识，导致研究科技档案的专业成果有困难，在识别科技成果开发利用价值方面把握不准。二是涉及科技成果拥有者的发明权、著作权以及连带的专利权、版权等一系列问题，处理不好会产生争议，担心出力不讨好。三是科技档案管理工作的岗位职责范围狭窄，对科技档案如何进行研究与开发没有明确规定及具体要求。四是原有的档案管理工作方面的通则及条例，在这方面没有明确的职责范围和要求。因此，过去科技档案管理人员研究与开发科技档案的客观条件确实不够成熟。

目前，科技档案信息资源开发利用是科技档案实现科学管理的根本出路。它能激活科技档案中蕴藏的丰富成果，实现科技档案的应有价值。科技档案管理工作者应积极主动地为科技信息的传播承担社会责任，把科技档案的研究与开发作为重要工作职责，使科技信息资源得到更好地利用，使科技档案管理工作进入一个新的发展阶段。

三、科技档案信息资源开发利用有利于加快改革开放、与时俱进的步伐

（一）要积极总结科技档案管理的新经验，高度认识科技档案的研究与开发的重要性和必要性，为科技成果的转化创造良好的环境。

（二）要从实际情况出发，加快科技档案管理人员队伍建设。调动科技档案管理人员的积极性和创造性，不断提高自身的业务素质，增强组织与协调能力，自觉地变“要我研究开发”为“我要研究开发”，变“管理为主”为“研究开发为主”。

（三）要以高科技管理手段研究与开发科技档案，积极应用计算机技术建立自动化的科技档案管理信息检索系统。尽快建立并不断完善科技档案信息检索系统，充分利用网络资源。适时进入互联网，使科技档案管理人员及时掌握科技档案研究与开发的动态及社会各方面对科技信息的需求情况，以“积极开发、主动服务”的新姿态向全社会提供高效率的优质服务。

（四）科技档案管理部门要着手在互联网上建立有自己特色的信息资源的准备工作，研究制定网络科技档案信息编纂与管理的措施。从世界档案管理发展总的趋向来看，对非机读的科技档案文献的电子转化是大势所趋，电子档案具有非电子媒体型档案不可比拟的优越性，它更便于管理研究与开发人员的有效利用。

知识经济的到来，又一次将科技档案的作用放到第一生产力的高度来认识，它必将引起人们对科技档案信息资源开发利用的重视。获取知识信息，快速转化为生产力，社会对科技档案信息的普遍需求，这对科技档案来说无疑是一个广阔的市场。我们要充分利用这个有利的外部环境，使科技档案成为知识经济的战略性资源之一。

总之，科技档案的研究与开发是加快科技环境进步的大事，应该成为科技档案管理人员的主要职责，同时也需要社会各界给予大力支持，以改革精神推进科技档案的研究与开发，与时俱进，加速改革步伐。