做好企业科学技术档案管理的几点思考

戴丽霞

（牡丹江恒丰纸业集团有限责任公司 黑龙江 牡丹江 157013）

企业科学技术档案是指企业在科学研究、生产运营、项目建设和设备仪器运行、维护及其管理工作中所形成的具有凭证、参考价值的文字、图表、声像等的重要信息及其载体，是企业档案的重要组成部分。为了维护企业科学技术档案的完整、准确，必须建立完善的企业科学技术档案服务体系以适应新形势的发展。笔者认为，管理好企业科学技术档案应从以下几方面入手：

一、加强档案法制宣传，提高档案意识

通过多种形式学习、宣传、贯彻《档案法》等法律、法规，进一步提高企业各级领导、技术部门、档案部门、工程技术人员对科学技术档案重要性的认识，使广大工程技术人员了解、熟知档案法规，增强工程技术人员的档案意识，让工程技术人员明确“负责科学技术文件材料的形成、积累、整理、归档”是其工程技术人员应尽的职责和义务。从而在思想上重视科学技术档案工作，自觉承担积累科学技术档案资料的义务，主动履行科学技术档案归档的职责，切实将科学技术档案工作纳入科学技术管理职责范围。

二、加强档案制度建设，为档案管理创造条件

一是建立科学技术档案归档制度。凡是记载和反映本企业的产品、科研、基建、设备等方面，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的科学技术文件材料必须归到企业档案部门统一保管；二是建立科学技术档案整理制度。整理必须维护和确保科学技术档案的齐全完整，抓好标准化、规范化工作，对接收的科学技术文件材料进行分类、编目。三是要建立科学技术档案借阅制度。借阅档案时应根据档案的机密等级履行不同的审批手续，归还时，应详细检查。借阅人员应爱护档案，注意安全和保密，严禁私自涂改、翻印、抄录、拆散及转借。四是要建立科学技术档案鉴定销毁制度。档案工作人员与有关部门及人员组成鉴定小组，定期对科学技术档案进行鉴定，剔除并销毁已失去保存价值的案卷，同时根据本企业科学技术档案的种类和价值，编制保管期限表，作为鉴定工作的主要依据。

三、加强科学技术档案的收集，丰富档案信息资源

科技档案管理人员在科学技术档案收集工作中应提前介入，主动服务：一是要主动到企业有关部门收集应归档的材料，不能坐等上门；二是要经常督促有关工程技术人员及时补办缺少和不符合归档要求的文件材料，解决科技文件资料归档不全的问题；三是要协助有关部门制定科技文件材料的归档范围，要积极参与新产品定型、科技成果鉴定、基建项目、设备仪器开箱验收等环节的工作，帮助他们建立健全科学技术档案的收集、整理、归档制度，抓住各个重要环节和关键阶段，协助有关部门及人员搞好科学技术文件材料的收集工作，不断拓宽档案收集范围，加强对科学技术档案形成过程的控制，保证科学技术档案的齐全、完整，丰富档案室藏。

四、加强企业科学技术档案网络建设，实现资源共享

一是利用先进的计算机设备和软件，将企业传统纸质的科学技术档案进行数字化，构建科学技术信息数据库，实现资源共享。数据库以文本为主，包括声像等多种媒介的信息。二是建立网络，及时进行企业科技信息报道和科学技术咨询服务工作。同时，还可以开展网上咨询服务工作，为企业产品的推广、应用提供快捷方便的信息服务。

五、加强科学技术档案安全保密工作，保障信息安全

首先，健全和完善科学技术档案保密制度。随着企业的发展，科学技术档案保密制度需要不断完善。使科学技术档案保密工作做到有章可循。其次，加强涉密档案日常管理。对涉密文件特别是机密文件单份盒装保存，解决密与非密文件材料混卷问题；在提供利用时，对与所查内容无关的涉密文件进行密封。同时，按科学技术档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台账和存放地索引，为科学管理、准确掌握、有效保密创造条件。档案库房管理也是保密工作的重要环节，应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度。第三，严格机密档案利用的逐级审批管理。机密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。机密档案使用完毕后，应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

六、加强科学技术档案编研工作，做好档案信息开发

一是发挥群体优势。科学技术档案编研工作作为一项科学研究工作，决定了其不是档案管理部门的自身任务，需要企业各技术部门及工程技术人员的积极配合，共同参与，这样可以发挥档案管理人员和工程技术人员的协作互补优势，取得良好的编研效果。二是加强横向联合。科学技术档案编研工作不应关起门来，而要加强企业档案馆（室）之间的联合。不同企业档案馆(室）的科学技术档案信息资源在构成状态、资料信息量、质量上都有较大差异，但又各有特点，各有优势，如果加强横向联合，取长补短，发挥各自优势，联合开展科学技术档案编研或编研信息交流，实现资源共享，无疑有助于推动科学技术档案编研工作，对推进科学技术档案产业化也具有积极意义。因此要加强企业档案馆（室）之间科学技术档案编研信息的交流。

七、提高科学技术档案工作者自身素质，塑造良好形象

一是要有良好的协调能力。科学技术档案工作者要得到企业各方面的支持，除靠有关法律法规和规章制度外，还要充分发挥自身的协调能力。二是要有较高的文化和专业基础知识。在信息技术发达的今天，人才是关键。科学技术档案信息资源开发利用是一项知识密集型工程，对人才素质的要求比较高，除了必须具备一定的专业知识外，还要懂得信息化、网络化知识，以促进科学技术档案信息资源的有效利用。因此，档案部门应配备素质较高的科技档案管理人员，同时还要加强在职人员的业务培训，使他们尽快熟悉现代化技术在科学技术档案管理工作中的运用，有效促进科技档案信息的收集、开发和利用工作。三是要有能运用现代化手段管理档案的能力。档案部门提供科学技术档案不只是纸质档案，还有大量的电子档案。档案工作者要具备能够对档案信息进行数字化处理，能够快速收集信息，安全保护信息和及时准确提供信息的能力。