我国中小企业人力资源管理信息化现状与对策

苏 甜

(重庆大学图书馆,重庆 400000)

在我国当前的企业中,有 95%是中小企业,在市场竞争异常激烈的社会环境下,着力推进我国中小企业信息化进程,已经成为了一项迫在眉睫的任务。作为企业信息化的重要部分,人力资源管理信息化已经在中小企业中被逐步认同和重视,人力资源管理信息化工作在某种程度上已经如火如荼地铺开。

一、人力资源管理信息化的含义

人力资源管理信息化是电子化的人力资源管理,是利用或引进各种信息手段的人力资源管理活动。在因特网和电子商务高速发展的现代社会,人力资源管理已由传统的管理模式,逐步发展为涵盖电子商务、网络、人力资源业务流程优化等核心思想在内的新型模式,并最终形成了一个完整的有机体系。具体包括:人、计算机网络硬件、系统平台、数据库平台、通用软件、应用软件和终端设备;各种信息手段和技术的综合利用,如呼叫中心、考勤机等终端设备;一些核心的人力资源管理业务功能,如招聘、薪酬管理、培训、在线学习、绩效管理等。人力资源管理者和一般员工、经理及总裁等,都与人力资源管理系统的基础平台发生相应权限的互动关系。由此可见,人力资源管理与信息化两者互相促进,不可分离。

在企业管理中,人力资源信息化包含 3个层面:第 1个层面是数据的电子化,通过数据库技术,将人力资源信息按照相关格式进行录入、保存,以备查询;第 2个层面是流程的电子化,以软件程序的方式将管理规范流程变成固定程序,如此一来,将大大减少固定流程下所涉及的部门员工的传统管理强度,降低管理成本,提高管理效率;第 3个层面是对管理和决策的支持,通过对原始人力资源信息数据进行电子化的加工处理,在程序计算模型下进行规划,从而有力地支持了企业的管理和决策[1]。

二、人力资源管理信息化的作用

(一)实现管理标准化,促进管理水平的提升

人力资源管理信息化的实施,能够将企业分散的人力资源信息进行重新整合分析,最大限度地将人力资源管理业务流程进行优化,并在系统中清晰地体现已优化的业务流程。此外,企业领导者通过数字化的人力资源管理信息,可以一目了然地了解内部人力资源的现状,在领导人决策时,综合的分析报表能够起到非常重要的参考作用,进一步推动领导决策科学化和民主化,提高决策水平和工作效率,实现管理的标准化。

(二)提高人力资源管理效益成本,降低管理成本

人力资源管理工作是一项动态性很强的工作,日常琐碎的事务性工作需要占用管理人员大量的时间,例如薪酬发放、考勤管理、员工招聘和岗位调动工作,在传统的手工操作过程中,往往会因为小小的疏忽而导致错误的产生,最终使得工作效率大大降低。人力资源管理信息化可使中小企业的人力资源管理人员摆脱机械、重复的日常事务性工作。例如,甲员工将于 2011年 8月合同到期,在传统的人力资源管理中,HR经常要翻阅纸质档案确认员工合同是否到期,并上报公司决策人员决定是否续签。如果甲的合同到期而没有通知对方,根据新《劳动法》规定,公司应当赔付甲无约用工赔偿金。但是如果企业拥有人力资源信息系统,设定相关提醒程序,以及自动续签功能,就能够大大节约企业的操作成本[2-3]。

(三)加强企业内外联系,促进信息畅通

随着社会竞争的愈益激烈,企业沟通成为企业人力资源管理工作的重中之重。当前,不少企业都很重视部门之间、员工之间及业务合作伙伴之间的沟通,用心聆听、用心沟通的作风,成为了企业茁壮成长的助力。运用人力资源管理信息化系统,利用其集中数据管理、分布式应用和全面的网络工作模式,使得企业内部沟通更加方便快捷。并且,与合作单位在人才、技术和知识方面的资源共享,也促使企业之间关系更加密切,使企业更加轻松自如地适应风云变幻的市场环境。

三、我国中小企业人力资源信息化现状

当前,我国绝大部分中小企业在人力资源管理信息化方面还处在发展成熟阶段。据 2010年中国中小企业信息化建设调查报告,尽管目前有 80.4%的中小企业具有互联网接入能力,但是其中只有 44.2%的企业将接入互联网用于企业信息化建设。在接入互联网用于信息化建设的中小企业中,超过 70%的企业还没有引入人力资源管理信息系统。在已经实施人力资源管理信息系统的中小企业中, 71%的中小企业仅仅用来搜索员工信息,68.2%的信息化管理仅限于员工考勤管理;另有 18%的中小企业需更换系统。目前国内已实施高水平人力资源信息系统的中小企业不足 100家。

实施中小企业人力资源信息化管理的手段,主要是通过软硬件的建设来实现的。当前,企业人力资源信息化管理流程的环节主要是:规划—招聘—培训—工作分析—薪酬激励—绩效管理—员工发展。从信息化的角度来看,企业需要建设相应的工具模块,即各类功能模块,以真正实现信息化管理,企业人力资源管理各主要环节通过相应软件产品来实现。由于中小企业本身专业性较强的特性,其人力资源也呈现出了专业性强和员工结构复杂的特点。因此,在人力资源信息化管理过程中,涉及人力资源计划、招聘、人事管理、培训、薪资与福利等多项核心内容,也涉及相关数据库的建立,相关统计和分析、信息交换,以及为管理者提供决策依据和员工自助服务等战术级和战略级管理内容。从硬件来看,现有企业一般采用局域模式来实现企业人力资源信息化管理。目前常用Windows作为网络操作系统,这一系统利用Internet与无线互联技术,支持分布、多层次的组织结构,也能较好地使用企业原有信息系统,如 ERP,MRP,商品化财务系统和电子商务平台等[4]。

四、我国中小企业实施人力资源信息化的SWOT分析

(一)外部机遇

信息化是当今世界发展的大趋势,是推动经济社会变革和进步的重要力量。21世纪是信息的世纪,掌握了信息就掌握了时代和经济的脉搏,对此,国家十分重视信息化建设和工业化建设,特别是“十一五”期间,国家提出了要以经济社会发展需求为导向引领信息化,以改革和创新为动力推进信息化,为迈向信息社会奠定坚实基础。党的十七大更是将信息化作为与工业化、城镇化、市场化、国际化社会五大发展趋势之一,赋予了信息化新的历史使命。而在中小企业信息化建设方面,国家也尤为重视,通过制定各项规章制度保障信息化进程的推进,为中小企业人力资源信息化的开发、实践提供有利的政策环境。此外,我国信息产业已步入发展的快车道,电信基础设施和网络技术日趋成熟,人力资源信息化也走上了更加科学、规范的轨道。不少软件厂商一早就瞄准了中小企业这一潜力巨大的市场,开发、设计了许多针对这一市场的软件产品。例如用友、金蝶、明基、嘉杨等管理软件开发商就针对不同用户的需求相继开发了一系列的人力资源管理软件[5]。

(二)内部优势

首先,我国加入 WTO后,随着国际信息化浪潮的冲击,市场竞争的越发激烈,许多中小企业已经越来越重视内部的信息化管理,并将其逐渐纳入企业的经营战略之中,为人力资源管理信息化的建设与实施提供了有力的依据。其次,由于中小企业具有灵活的运营机制,产权明晰,在信息化建设过程中没有阻碍力量的干扰,其实施效率相对较高。再者,人力资源信息化系统化对于大型企业来说,只是作为一种提高效率的手段加以实施,而对于广大中小企业来说,则将其视作企业生存发展的生命线,需求的不同,对于人力资源信息化系统化的重视程度也不同。

(三)外部威胁

首先,在经济全球化的经济背景下,市场竞争的残酷性不断加剧,中小企业无论是在规模、资金、技术、市场占有率等方面与大型企业、跨国企业相比,实力相当悬殊,致使不少中小企业徘徊在被兼并和破产的边缘。争夺激烈,适者生存的市场环境下,中小企业的生存和发展面临着巨大的威胁,给人力资源信息化系统建设带来了不利的影响。其次,基于互联网操作平台的人力资源信息化软件需要有一个相对稳定、安全的网络环境做保障,然而在现实中,网络的安全依旧存在很大的隐患,缺乏强健的安全机制,网络犯罪手段层出不穷,信息安全保护问题已经成为制约我国经济社会发展的关键问题之一。自 2001年以来,我国已将网络安全问题列为整治重点,但是许多商业网站还是经常会遭到电脑黑客和网络病毒的恶意攻击,造成系统瘫痪、数据丢失,即使使用专业的防火墙、杀毒软件,也不能百分之百地确保网络的安全性能。这也直接影响了中小企业人力资源信息化系统建设的效果和运行的效率。

(四)内部劣势

首先,从业人员的素质不高。人才是企业最大的财富,在人力资源管理信息化建设过程中,专业人才发挥着举足轻重的作用。但是在许多中小企业,熟练掌握人力资源软件的专业人才却非常缺乏,影响并束缚了企业开展人力资源管理信息化的进程。此外,许多中小企业人力资源从业人员在人力资源管理信息化建设的起步阶段,由于固有思维的限制,无法适应计算机网络环境,产生了一定程度的心理抗拒。其次,盲目选择人力资源信息化系统。许多中小企业由于专业人才能力的限制,在进行人力资源管理信息化的过程中,存在着一劳永逸的心理,要求系统的功能越多越好,并且要求要有较长的使用期限,从而能够延长开发周期,实现一步到位的管理目标。但是,对于中小企业来说,这种愿望是不现实的,对于现实需求过于盲目,急于求成,既增加投资成本,也为未来系统的升级换代增加了成本。因此,中小企业应该立足现实需求,合理选择人力资源信息化系统。再者,人力资源基础管理工作薄弱。基础管理工作是人力资源管理信息化重要内容,对于企业人力资源管理信息化的成败起着直接的影响作用。长期以来,不少中小企业并没有形成完善的基础管理体制,粗放型管理模式大行其道,在考勤制度、薪酬制度上的稳定性较为薄弱。在基础管理工作不到位的情况下,难以为企业人力资源信息化运作提供稳定而有效的基础平台。

五、中小企业人力资源管理信息化实施策略

(一)增加资金投入,搭建人力资源信息化平台

中小企业只有大力推进信息化建设,才能从根本上提高企业核心竞争力。在人力资源信息化建设中,巨额的资金投入是顺利完成信息化建设的根本保证,否则再美好的梦想也终归要付诸东流。中小企业应该立足自身优势,在保证不违反国家法律法规的前提下,积极稳妥地调集资金,确保顺利完成这一项庞大又复杂的信息化工程任务。对于很多中小企业来说,如何保证资金及时到位是解决企业正常运转工作的重中之重。在资金短缺的情况下,中小企业又如何化不利因素为有利因素,是一个需要深入研讨的问题。其实,解决问题的方式有很多种,其中一个是企业每年从净利润中抽取 5%～10%的资金,作为企业进行人力资源信息系统建设、维护、更新的专项资金,制定一系列的规章制度实现对专项资金的集中管理,确保企业信息化建设顺利实施。

(二)转变企业高层观念,更新人力资源信息化管理理念

人力资源管理信息化作为提升管理效能的有效途径,是现代企业管理的必要的系统工程。要顺利实施人力资源管理信息化,企业的领导者应该更新观念,与时俱进,高度重视这项与企业未来发展息息相关的工作,对人力资源信息化逐步加大投入力度。作为中小企业的领导者,也应该时刻清楚地意识到,人力资源信息化不单纯只是靠花钱添置一套软件系统而已,它所蕴含的意义应该是信息化的管理理念,它对于整个组织人事作业流程的再造和管理效率的提升起到了积极的作用,是企业软实力的一种重要体现,更是企业领导者和员工对于企业现代化、信息化建设的一种认同感。

(三)加强人才储备,引进和培养信息化管理人才

人力资源管理信息化是人力资源管理发展的必然趋势,所以,未来对于专业人才的需求非常大。由于人力资源管理信息化的基础是具有计算机专业背景的人力资源管理人员,此类复合型人才将会成为企业管理队伍的中流砥柱。因此,企业的领导者要从战略高度出发,增强对宏观形势的把握力,充分意识到相关复合型人才对于中小企业发展进程的推动作用,进一步加快储备和引进紧缺适用人才。对那些年纪轻、技术素质较高的实用人才,实行重点培养,并着力将这项工作作为重大的战略任务切实抓好,倾注更大的精力。使复合型信息化人才的选拔任用、激励约束机制更加完善,从而最大限度地适应现代组织人力资源管理的发展方向[6]。

(四)合理选择人力资源信息管理软件

随着人力资源管理信息化水平的发展,信息系统在企业中可发挥的作用也越来越大,但是,一些管理者对企业信息化期望过高,会误以为有了一套先进的人力资源信息系统后所有的管理问题也就会迎刃而解了。实际上,管理软件之所以有价值,在于它能将优秀的管理思想和方法通过数字化信息系统与企业自身实际情况相结合从而提升企业的经营水平,但它本身只是一个管理的辅助用具,它所能体现出的效用跟企业的经营管理水平密不可分。因此,中小企业应该立足自身人力资源管理所处的阶段,循序渐进,分步实施,从建立基础数据库开始,一步一个脚印,为人力资源管理信息化系统的稳定和高效运转打下坚实的基础。

信息社会,管理与信息已是密不可分,人力资源管理信息化作为一种新的管理理念,将人力资源管理与信息化紧密结合,创造出了全新的管理模式。中小企业应该以实施人力资源管理信息化为契机,不断强化人力资源管理的战略地位,不断提高人力资源竞争力,增强核心竞争力,在激烈竞争的市场环境中立于不败之地。

[1] 薛华成.管理信息系统[M].北京:清华大学出版社,2002.

[2] 陈维政,余开诚,程文文.人力资源管理与开发高级教程[M].北京:高等教育出版社,2005.

[3] 洪玫.人力资源信息化管理[M].北京:中国发展出版社,2006.

[4] 项英辉.我国企业人力资源管理信息化的现状和发展对策[J].辽宁行政学院学报,2008(6):236.

[5] 喻红莲.当前中小企业人力资源管理信息化的问题及对策[J].商场现代化,2008(6):319.

[6] 叶利东.人力资源管理系统的应用[J].中国电力企业管理,2007(11):55.

(责任编辑 周江川)