我国企业利用信息资源存在的障碍及对策

黄贵宁,梁友珍

(广西财经学院,南宁 530003)

在 2010年天津夏季达沃斯论坛上,国务院国资委时任主任李荣融不无忧虑地表示:“2002年以来,大概每年倒闭的国有企业将近 5 000家,其中也包括中央企业[1]。”这已经成为我国当前改革与发展的重大现实和热点问题。造成其倒闭的原因是多方面的,如机构臃肿、多重领域、人才流失的“大企业病”、领导决策失误、领导腐败、不善于利用企业信息资源等。在众多的倒闭原因中,不善于利用信息资源是主要原因,企业对信息资源不关注,不善于收集、检索和利用。这从不久前的华中科技大学对我国企业利用信息资源状况的一份调查(下称该调查)得以证实:中国企业有近一半人(占被调查企业人数 49.79%)[2]不注重对信息资源的收集和利用,更谈不上利用信息资源作为商业竞争中的筹码。这是我国企业发展所面临的一大障碍,只有尽快找出其解决方法,才能在竞争中获胜。

一、我国企业利用信息资源存在的障碍

(一)我国企业利用信息资源存在的主要障碍

1)对信息资源及其利用不够关注。这从该调查就得以证明:被调查的总人数为 466人,他们分别来自我国部分国有企业、私营企业、外资企业、合资企业和事业单位。在该调查“被调查人员或企业对信息的关注情况”一栏显示: 12人(2.57%)没有填写此栏;222人(47.64%)表示关注; 232人(49.79%)表示不关注[1]。这说明对信息不关注的企业或员工的数量多于关注的。

2)领导对信息资源不重视。在一些企业领导看来,信息资源说起来重要,做起来次要,忙起来忘掉,价值难以被认可,甚至认为可有可无,“照搬使用”足够了,不用自主研发,反映出他们在一定程度上还没有完全摆脱抄袭他人成果的习惯。这种做法只出现在私营企业和国有企业中。从该调查在对待“照搬使用”的观点就知道:私营企业占3.70%,国有企业占 1.52%,其他企业不填此项[2]。

3)对国外的信息资源和渠道来源的选择相对较少。该调查报告了企业利用信息资源的比例分别是:中国期刊网占20.39%,国外期刊网占12.23%,中国IP(知识产权)网占22.32%,国外IP网12.88%,国内数据库占9.44%,国外数据库占 9.44%,中国 IP报占 13.52%,咨询占14.38%,协助查询占 2.58%,其他渠道占 3.65%[2]。结果表明,企业获取信息资源的渠道来源主要是中国期刊网、中国的知识产权类网站和国内的相关数据库,而对国外的信息资源和渠道来源的选择相对较少。

(二)被调查企业不利用网上信息资源的其他障碍

1)不知道有相关信息资源。

2)虽然知道有网上信息资源但不会检索。这在各类企业的被调查人中各占了约 15%～25%。

3)认为查询成本高而不用。有的网及数据库订费或阅览费昂贵,而企业不支持经费,或节省经费,干脆不用。

4)由于免费资源不好用,有人(占企业调查的 10%)就放弃使用。有的免费资源只有部分信息,不能查找细节,只好不用。

5)为节省费用采取自研的途径。有的企业宁愿自己研究信息,也不愿意花钱检索。这可能是因为企业资金有设限障碍。

6)采用其他渠道获取信息资源。

(三)信息化人员的知识结构有盲点

有人在 2008年用一年时间走访了大约 30多家企业,看到企业的信息化人员大都年轻,年轻得几乎让你感到他们没有太多的工作方法和工作思路,没有太多的人懂得信息化人员必须与企业的工作实际相互结合,造成技术与业务的脱节;有许多企业地处偏远,不太了解外面的技术已经日新月异,抱着原有的一些技术观念看待事务。而在企业工作中感觉最多的是,许多企业信息化人员埋头于数据库技术、网络技术、JAVA技术、SAP技术、网页编程技术,这是最让人感到可怕的。他们真正要想做好企业的信息化就必须下到车间、销售部门、采购部门和财务部门去虚心请教,了解业务流程、管理结构和一些与管理相关的知识。只有这样才能够为企业信息化出谋划策,否则只是一个普通的工程技术人员而已,无法让自己成功[3]。

二、我国企业利用信息资源的对策

(一)坚持利用好信息资源

信息资源与企业的人力、财力、物力和自然资源一样同为企业发展的重要战略资源。不同于其他资源(如材料、能源资源),它是可再生的、无限的、可共享的,是人类活动的最高级财富。

当前,中国企业面临通胀、原材料涨价等更复杂多变的开放经营环境,对企业的应变能力、决策能力、创新能力都提出了更新的要求。各种能力的提高取决于企业对其信息资源的开发和利用。因此,加强中国企业信息资源的开发、利用和管理,对于企业的生产和发展起到了巨大的作用。

1)领导带头,全员参与信息资源管理。信息管理不仅是信息系统专家的工作,而且是信息资源所涉及的所有管理人员的职责。总之,信息资源管理是企业中必须“一把手”高度重视、全员积极参与的系统工程。一条信息使一个企业获得新生的实例时有发生。例如,盼盼集团的前身是辽宁的一家濒临倒闭的乡办农机厂,不久前,厂长韩召善敏锐地捕捉到一条信息:国家公安部门要求金融等重要单位必须安装技术防范设备。他当机立断将原厂关闭转产“盼盼牌”防撬门,短短 6年,如今达到年产 90万樘们,年产值达 12亿元,产品畅销国内外,销售量占全国市场份额的 20%[4]。他把这条信息与自己的产业关联起来,并据此设计出切合该政策和法规的新产品,在中国制门产业中先人一步,他带领全厂妙用“一条信息成就一个现代企业集团”。

2)加大对国外的信息资源和渠道来源的选择范围。该调查为什么出现企业对国外的信息资源和渠道来源的选择相对较少的现象?一是因为中国企业管理层和技术人员在外文方面存在一定的语言障碍,二是因为中国企业的竞争意识还没有到位,不了解国际信息如何参与国际竞争,闭门造车当然是行不通的。因此,一定要提高外语水平,更多地利用国外期刊网、国外 IT网和国外数据库,以获取国外信息资源,参与国际竞争。

(二)开设培训班,扫除不利用网上信息资源的障碍

1)在调查中发现外企最会利用信息资源,因为他们利用网上资源占有更高的比例。提高企业利用信息的最佳办法是开设信息检索和利用的培训班,向全员普及有关信息资源网或数据库的知识和渠道来源。例如介绍中国期刊网、国外期刊网、中国 IT网、国外 IT网、国内数据库、国外数据库、中国IT报、咨询专家、协助查询和其他渠道。在讲解CNKI中知网系列数据库时,培训班要详细介绍CNKI网包含的中国期刊、中国博士学位论文、中国优秀硕士学位论文、中国重要会议论文、中国重要报纸、中国年鉴全文数据库,还要介绍中国经济信息网、国研网、万方学位论文和维普中文期刊数据库,以及中国经济信息期刊、中国政报公报期刊文献总库等。

2)虽然知道有网上信息资源但不会检索。有相当多的企业员工虽然知道有上述信息资源和渠道来源,但就是不知道网上资源的重要性和检索方法,不知道常用的检索途径包括题名、主题、关键词、作者、作者单位等检索途径,检索时间范围和跨库检索。

3)认为查询成本高而不用。企业认为查询网上信息及数据库的订费或阅览费昂贵,干脆不用。只查网上免费信息,只能获得一星半点,研发很难深入。企业要加大信息工作的投资力度,不能因为查询网上资源收费贵而放弃重要资料的查询。要向外企学习,外企不仅不会因为查询成本高而放弃,反而不在乎花钱利用收费网站获取重要的信息,他们深知信息就是企业的生命和利润。

4)由于免费资源不好用而放弃使用。调查发现,外企不仅不会因为网上免费资源不好用而放弃,反而会百折不挠地充分利用免费资源。企业要克服畏难情绪,要通过各种途径扩大检索范围。

5)节省费用采取自研的途径。为了节省查询经费采用自研途径也不失为一种权宜之计。

6)采用其他渠道获取信息资源。如咨询专家,听有关讲座,或通过产品、图片、资料获取资源。

(三)让全体员工树立信息就是一种“新资源”的理念

人们以为信息资源只是指人类社会经济活动中经过加工处理并大量积累起来的有用信息的集合。其实,信息不仅仅体现为信息系统中的数据、表格、图形和运算能力等,更成为企业中独立于人力、原材料、资金、技术和设备等资源之外的重要新型资源,是创造社会财富的重要因素[5]。信息资源如同人、财务、技术等资源一样分布于企业的各个部分。信息系统已成为企业在竞争中获取和保持优势的必要手段,也使信息作为一种“新资源”的理念不断强化。信息同能源、材料并列为当今世界三大资源[6]。

(四)坚持“人”才是信息资源的最终有效发挥功能的决定性因素

信息系统和信息资源之间是相互依存、相辅相成的。以往许多管理信息系统失败的原因就在于,过多地强求和注重从信息技术和方法上解决问题,从根本上忽视了“人”才是信息系统能否最终有效发挥功能的决定性因素,忽视了对信息资源整体的全面支持和战略管理。许多人认为“购买一些硬件设备、联上网、开发一个应用系统并给以一定的维护就是实现了企业信息化”[5]。这是片面理解。新观点是,企业信息化就是指企业广泛利用现代信息技术,充分开发和利用其信息资源,及时地把握机会做决策,提高运行效率。因此,必须发挥人的积极性,才能更有效地运用信息资源。正如毛泽东所说的那样:“决定战争胜负的是人而不是武器。”

(五)大力培养企业运用信息资源的高级复合型人才

目前,我国企业信息化缺乏的是高级科技人员。其中尤以既懂设计研制,又熟悉信息技术,并且善于经营管理的高级复合型人才最为缺乏。培养这类复合型人才已成为当务之急。

(六)企业加大信息工作的支持力度

企业要从人、财、物方面加强对企业信息化工作的支持。

(七)关注并利用好可利用的信息资源

调查发现,企业关注信息的人不到一半,即使有一些人关注信息,也只关注和获取国内的信息资源,而对国外的信息资源关注不够。相对国企而言,合资企业和外资企业更注重自主研发。不是进行盲目的、不加参考信息资源的研发,而是结合收集其他信息进行研发。这一点是我国企业不可忽视和必须学习的,否则就不可能在国际市场占据有利地位。

(八)消除企业信息化人员的知识结构盲点

许多企业信息化人员因为年纪轻,没有多少工作经验,所以必须深入到企业基层包括车间、销售、采购和财务等部门,虚心请教一线工作人员,了解业务流程、管理结构和与管理相关的知识,然后为企业信息化做出有针对性的对策。必须坚持信息与企业工作相结合、防止技术与业务脱节,要配备老中青三结合企业信息化人员,增加工作经验。身在偏远企业的信息化人员,要采用“走出去,请进来”的方式,到大城市的企业去学习,请大城市的企业信息化专家来企业指导信息化业务,及时了解网络新技术。信息化人员不能埋头于单纯的数据库、网络技术等技术,要做成功的信息专家,努力帮助企业获得新生,走向繁荣。

三、结束语

目前,我国企业利用信息资源存在的主要障碍是:对信息资源及其利用不够关注,特别是对国外的信息资源和渠道来源的选择相对较少;不知道信息资源就是一种“新资源”的理念,而且忽视了“人”才是信息系统最终有效发挥功能的决定性因素;缺乏运用信息资源的高级复合型人才和信息工作经费支持,信息化人员大多不与工作相结合,抱着单纯技术观点处理事务。只有清除这些障碍,企业才能充分利用信息资源。对策是:坚持利用好信息资源,开设信息资源利用培训班,扫除利用网上信息资源的障碍,让员工都知道信息资源是一种“新资源”的理念,坚持“人”才是系统最终有效发挥功能的决定性因素,充分发挥人的主观能动性,不能埋头于单纯的数据库和网络技术,要深入企业一线结合实际,消除信息化人员的知识结构盲点,把自己锻造成为利用信息资源的高级复合型人才,为企业发展献计献策。

[1] 本报编辑.世声[N].文摘报,2010-09-21(1).

[2] 杨为国,张俊.让信息资源服务于自主创新:我国企业利用信息资源状况调查[J].中国发明与专利, 2006(2):50.

[3] 童继龙.企业信息化人员的知识结构的盲点[EB/ OL].[2008-07-08].http://cio.ctocio.com.cn/ pinglun/286/8206786.shtm l.

[4] 广西壮族自治区课程教材发展中心.创造与创业[M].南宁:广西科学技术出版社,2007:125.

[5] 陈书勤.企业信息资源管理实务精要[EB/OL]. [2002-11-13].http://www.mie168.com/other/ 2002-11/39151.htm.

[6] 百度百科.信息资源[EB/OL].[2011-02-28].http://baike.baidu.com/view/58439.

(责任编辑 周江川)