试论新形势下事业单位档案管理与创新

2011-08-15张鑫

群文天地 2011年24期

■张鑫

事业单位档案管理制度的改革宗旨不仅应有利于管理，更应着眼于保护个人的权利，特别要明确档案当事人对自己的档案享有权利。新形势下的档案管理体系由多个主体管理，多方面内容构成，这样就可以相互制约，有利于保障员工利益，同时减轻了事业单位人力资源上的负担。文章主要探讨新形势下事业单位档案管理的创新。

事业单位的档案是包含很多方面的，这些方面对于人才的选拔、考核、以及单位其他工作都是有很大的帮助的，工作人员通过查看档案可以及时的得到相关的信息，以便及时的去做下一步工作。事业单位必须要及时的解决档案管理中的相关问题，跟上时代发展的要求，最终朝着更好的方向发展。

一、事业单位档案管理的现状

1.档案工作的重视程度不够。有些单位认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只会应付了事，而不知道档案是宝贵的历史文化财富，档案工作是党和国家的一项重要事业。特别是一些单位领导往往容易忽视档案管理工作，未把档案管理工作纳入到议事日程，导致档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。

2.档案管理人员工作态度不好。一个事业单位发展的好坏，很大程度取决于该单位的工作人员对工作持有的态度，档案管理的工作人员也是如此，很多事业单位的档案管理人员在工作的过程中抱着应付的态度，不能及时的更新档案、清理档案室的卫生，缺少责任心，也缺少相应的耐心去发现问题，抱着这样的态度工作，对事业单位的发展是有很大的负面影响的。

3.档案更新不及时。大多数事业单位的档案都不能及时的更新，或者是更新速度缓慢，时代在变化，科技在发展，一切的一切都在变化，这就要求档案跟上时代发展的步伐，而不是长时间停留在一个阶段。

二、事业单位档案制度建设的原则

1.规范化与灵活化。行政事业单位档案工作制度的制定要按照国家标准来进行。但这并不是说所有行政事业单位的档案工作制度都是一成不变的，行政事业单位因规模不同工作特点的差异，其管理方式与制度规范自然不能强求一律。档案部门应依靠自身特点建立一套符合本单位实际的规章制度体系。

2.明确职责。在制度的制定过程中，要把“职责”这一部分调整到岗位标准中，明确职责范围及权限。在明确责任的同时，应注意保护工作人员的合法权益。建立行政事业单位档案工作制度必须把明确职责与保护权益放到同等重要的地位。

3.动态与静态结合。制度并不是永不变化的。随着时代的发展，行政事业单位的各项制度当然也要随之改变。档案部门应积极学习一些先进的档案管理办法，并结合自身情况，不断完善现有的档案工作制度。

三、新形势下事业单位档案管理创新

1.提高认识，明确档案管理人员的职责。加大档案宣传力度是搞好档案工作的基本前提，而健全的机构和机制是落实档案工作的组织保证。我们不仅要通过经常学习与宣传档案法律、法规和有关管理规定，提高各级领导和广大干部职工的档案意识，还应当在各立档单位内成立综合档案室，确定档案分管领导、档案室主任和档案人员，明确各自职责，并根据内设机构情况配备兼职档案人员，形成档案管理网络，提高档案管理工作的效率。

2.增强和提高其综合服务素质。做好档案工作关键在于人。因此，稳定档案人员，提高档案合素质是档案工作摆脱困境的重要保障。因为档案工作是一项专业性的工作，具有很强的实践性性，没有丰富的实践工作经验，是很难真正达到档案管理工作，达到档案收集、管理的规范要求。所以我们要做的工作就是不仅要确保单位档案人对稳定，还要帮助档案管理人员更新知识结构，提高综合素质。一方面要加强职业道德，树立正确的职业道德观念，树立为社会发展服务的思想；另一方面掌握信息技术，既要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，并且还要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。

3.档案管理电子化。现档案管理现代化，是档案服务于事业单位制度改革与发展的需要，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。要使档案最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于档案管理，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。档案管理设备落后，必然影响一个公司的发展，也体现了该公司落后于整个时代，所以事业单位应当引进先进的设备来管理档案。电子档案的使用是新时代档案管理必经的一个步骤，每个事业单位的档案管理工作都应当努力朝着此方向发展，这样才能使档案更好的服务于自己。