浅谈开发企业档案信息资源的重要性

■曹季荃

档案是国家信息资源的重要组成部分，档案信息与人们的各项社会活动同步产生，与日俱增，档案信息资源的开发利用工作也进入了新的发展阶段，要最大限度地发挥档案信息的潜在生产力作用。

我们国家的发展正是处于改革开放深入发展，经济快速发展的新时期。档案信息资源的开发利用工作也进入了新的发展阶段，以服务企业为宗旨，提高服务质量和水平为目标，努力拓展企业档案功能。

一、开发档案信息资源的重要性

高科技的发展把我们带入了信息化社会，我们档案工作面临着严重的挑战。档案是人类在社会活动、生产活动、科学实验中形成的具有保存价值的真实记录，它对于证明事件具有无可置辩的凭证作用和查考作用。同时，档案又是一种信息，是国家信息资源的重要组成部分，档案信息与人们的各项社会活动同步产生，与日俱增，是取之不尽用之不竭的信息源泉，但档案信息隐藏在档案材料中，其作用是潜在的，人们利用档案，不是利用它所依存的载体，而是取其中有用的信息，但利用档案信息不是靠自然形成的浩如烟海的原始实体就能做到的，而必须依据信息所具有特性加以科学整理、加工，才能达到有效利用。

长期以来，由于我人对档案信息资源重要性的认识程度不够，仍有相当数量的人不知道档案信息可供开发利用，没有把开发利用档案信息资源的认识提高到足够的高度。尽管开发利用档案作息资源的重要性和紧迫性提了多年，但大多数企业未能做出足够的努力来适应企业经营机制的转换以及信息时代的现实需要。目前，一些企业的档案工作还仅仅停留在对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等实体管理上，而在档案信息资源的开发利用上下的功夫很不够。有些企业档案管理人员只是安于充当“看门人”的角色，坐拥档案库，守着档案柜、检索卡片柜，坐等别人来查阅。提供利用还仅限于“你来我取”的这种最原始、最简单的、被动的服务方式。但是当信息时代的发展速度超乎了人们的想象，“日新月异”不再是一个形容词，而是实实在在地反映着社会的发展现状。档案部门也感到，若要保持与社会发展同步，就必须尽快地跨越到时代的行列里。

二、开发档案信息资源的要求

（一）提高档案工作人员的素质

当今时代，是一个科技高速发展，社会主义经济建设迅猛向前的新时期，档案工作人员要适应改革开放和现代化建设各项事业对档案工作的要求，开动脑筋，研究问题，总结经验，把握规律，不断更新服务观念，创新服务机制，改进服务作风，增加服务方式，提高档案服务的及时性、针对性和实效性。要拓展服务工作思路，拓展服务工作领域，只要企业有需求，我们就要充分发挥档案部门的信息资源的优势和业务技术特长，为企业提供全方位的优质服务。

（二）加强档案信息工作的基础建设

基础管理工作和开发利用工作构成了档案信息工作的全部内容，没有完善的基础管理工作，开发利用工作将成为无源之水，无本之木，档案信息开发利用工作的实践表明，在基础管理方面未雨绸缪则事半功倍，而临渴掘井，则少慢差费。因此，加强基础建设，是有效开发档案信息资源的保证。其主要内容包括如下几个方面：

（1）加强文件材料形成的保证体系，使归档材料完整、准确、系统、合格。

（2）拓宽档案信息收集渠道，扩大信息存贮量。

（3）搞好档案立卷工作，提高组卷质量。

（4）搞好档案人员素质培训，提高开发利用质量。

（5）完善检索工具，加强检索工具的深度，最大限度地揭示档案信息的内容。

（6）建立档案管理网络，疏通档案流通渠道。

（7）建立健全档案的各项规章制度，保证档案的完整与安全。

（三）用现代高科技手段开发档案信息资源

开发档案信息资源是一项创造性的再劳动，它可以使档案产生新的使用价值，发挥档案的社会经济效益，有效地服务于企业生产建设。传统的档案工作手段越来越不适应日益发展的社会需求，必须配备一定的现代设备和技术。只有使档案人员素质和现代高科技设备结合起来，才能更好地开发利用档案信息资源。目前，计算机已成为档案部门很普及的新技术，不仅应用计算机进行编目、检索等一般管理，提高档案信息存贮、处理和检索能力，而且还能从浩瀚的库存中迅速、准确地查找到任何一份档案材料。还能深入到档案内容的控制

三、开发区档案信息资源的途径

随着高科技的迅猛发展，档案信息在企业生产中的生产建设、经营管理中的作用越来越突出，企业经济发展的快慢以及经济效益的增长，在很大程度上取决于人们对信息的感知和摄取能力，企业是国家的经济运行的主要载体，企业需要比以往更多的信息，档案的价值体现越来越明显。现阶段开发利用档案信息资源的形式多样：比如说档案咨询服务、编研资料、跟踪服务、公布档案信息等，采取哪种形式，企业档案部门可根据自身的实际需要，针对利用者的实际情况灵活运用，但宗旨只有一个，就是便“死档案”为“活信息”，使档案潜在生产力作用得到充分发挥。

因此，我们档案工作人员要有紧迫感，加强学习，使档案信息不断扩展，信息渠道保证畅通，服务水平迅速提高，为企业增强竞争力提供服务。大力开发档案信息资源，积极主动地、多向、多形式向社会提供利用。充分发挥企业档案信息的经济效益和社会效益，为企业各项工作和发展提供有效服务逐步建立和完善企业档案制度，让档案工作更好地走向社会服务经济。