高校基建会计档案管理若干问题探析

黄 平

一、高校基建会计档案管理的现状及存在的问题

1.原始资料的粘贴、装订不规范，不仅不易于原始资料的保管，造成凭证附件丢失的现象，且缺乏美观

高校大规模的扩建，极大地增加了基建会计的业务量，改变了以往基建会计凭证一个月装订一本，甚至几个月合订一本的现象，并且每张凭证后附的单据也随之不断增多，大的诸如合同、决算等，小的像出租车票等。基建会计档案管理人员最基础的工作就是原始票据的粘贴和装订，由于基建会计档案管理人员多数为兼职，且人员不够固定，缺乏足够的技术经验，往往就前来报账人粘贴的原样仅做一简单的整理就装订成册，结果装出来的凭证造成“大肚子”（由于票据都粘贴在粘贴单的中间部分造成）现象，外观极其难看；纸张大一点的原始资料虽然折叠成凭证大小，但不注意用剪刀检出装订线，造成日后翻阅不便，甚至会出现将原始资料撕烂的现象；票据粘贴太靠粘贴纸左侧不给装订留位置，或者装订太靠里造成查阅时看不到相关内容；粘贴时所用胶水粘度不够，原始附件时有脱落；相关合同、决算的重要附件不付凭证之后，造成日后查账资料不全……种种现象表明凭证装订是会计档案管理的基础工作，其重要性显而易见。

2.管理重纸质档案、轻电子档案

目前许多高校只注重纸质的凭证、账簿、报表、合同的档案管理，而对电子介质档案缺少必要的统一管理。特别是随着业务量的扩大，为了满足管理者的需要，软件更新换代比较快，对基建财务系统电子档案缺少必要的存储立档，使得基建财务会计电子介质档案基本上处于空白，不利于无纸化查阅、信息共享、提高工作效率。

3.传统的会计档案移交时间与高校扩建日益增多的基建会计档案翻阅频率不相适应

根据《会计档案管理办法》规定，会计档案只能在财务部门的留存时间仅为一年，一般到第二年初单位档案管理部门即会通知财务部门，要求其进行会计档案移交工作，这同基建工程建设期长，会计处理衔接性强，频繁的档案查询的特点不相适应，而且院档案室一般和财务处办公地点不在同一个办公楼或同一个校区，借阅手续又比较繁杂，日常的查询业务给基建会计工作带来了极大的不便。

4.管理制度不完善，凭证时常有遗失现象

由于财务处的档案管理很难引起领导重视，档案管理人员大多都是“闭门造车”，得不到专业的培训，仅凭经验进行管理，难免造成管理上的漏洞。比如档案查阅制度不健全，随意翻阅、外借，凭证查阅后不能及时归位，会计凭证遗失现象时有发生，对于高校基本建设来说，多数业务基本都是庞大的支出，一旦原始资料丢失，由此引起的经济损失是十分惨重的。

二、加强高校基建会计档案管理工作的办法

1.财务处应当安排专人负责基建会计档案的管理工作，并保持会计资料相对的稳定性

俗话说“熟能生巧”，稳定的档案管理人员在日常操作中会积累许多好的经验，进而不断完善档案的管理工作。目前我校财务处就有专门的会计档案管理人员，长时间的基本操作加上潜心研究，我校财务档案管理人员摸索出一套比较可行的基本操作办法。首先，学院财务处统一印制了票据粘贴单，大小与记账凭证纸相同，左侧2公分处做好装订线标记，并标明“请将票据自上而下、自右而左错开依次粘贴”字样，对经常报账的人员实行简单的粘贴指导，如胶水尽量使用粘度比较高的，小票粘右边，大票粘左边，上下左右均不可超出粘贴纸的边缘，票据粘贴的距离可根据单据的多少而定，多则密粘，也可多粘几张粘贴单，少则疏粘，左边粘贴时不能超过装订线，这样粘出的票据不但不会出现“大肚子”，还避免了票据重要内容被装订住看不到的现象；纸张比较大的原始资料应按凭证纸的大小进行折叠，左边留好装订的位置并用剪刀自上而下或自下而上沿装订线将折叠部分剪开（注意不要剪到附件内容），以便日后查阅时容易打开资料，不至于撕烂；整册凭证整理好后，如果左侧较右侧薄，可适当加垫些小的硬纸片以平衡厚度，这样装订出来的凭证册就像一本精致的小书，既美观又耐用，而且还保证了原始资料的完整性；又厚又大的合同、决算等资料应将其重要的页面复印放置在原始凭证之后，并注明“合同另存”或“决算另存”字样，如工程决算入账时可将“工程决算书”中的审计部门出示的审计报告主页及显示建设单位、施工单位、审计单位签章并有决算总数据的页面复印附凭证后，其他相关明细资料可以工程项目名称单独分类另存，在其页面上可表明相关的凭证号，随凭证一起交到档案室统一管理，以便于日后查询。

2.建立高校内部相关职能部门网络平台，实现基建会计档案信息化管理

在基建会计档案归档和移交时，应将同一份档案电子版同时归档和移交，在高校相关职能部门之间按照权限建立内部网络平台，将电子基建会计档案上网，这样可以满足相关职能部门的日常查询、数据分析和编制报表的需要，从而达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便高效的目的，既避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于电子档案资源的统一管理，极大地提高了工作质量和工作效率，为高校领导决策提供真实、有效的信息支持。

3.根据实际情况，可适当延长基建会计档案在财务处的保存时间

根据基本建设工期较长的特点，原财务处可临时申请院档案室延长基建会计档案的保存时间，一般来说一个基本建设项目两年之内基本上完工并决算完毕，为了方便资料查询，笔者认为基建会计档案在财务处的保存时间可延长至两年，由于目前高校基建会计与事业会计实行的会计准则不同，会计处理仍然是两套账，基建会计档案装订成册、编号等和事业会计档案互不影响，因此适当延长基建会计档案的移交时间并不影响事业会计档案的移交期限，从而为基建会计人员的查账工作带来了极大的便利，既能提高工作效率，又能为学院领导提供及时、准确的相关会计资料。

4.建立健全基建会计凭证的管理制度，提高会计档案管理人员的业务素质

建立健全会计档案管理制度，加强基建会计档案的管理。严格基建财务会计档案的查阅、复印、外借手续，基建会计档案只限本院的基建会计人员查询，原则上不得外借，如有外单位特殊需要申请查询、复印，须报经财务处领导批准并履行登记手续（填制：档案借阅（复印）登记表）后方可查询，实际操作由基建会计人员来完成。未经单位领导同意，任何相关工作人员都不得泄露基建会计档案秘密。除此之外，学院领导应重视会计档案的管理工作，加强会计档案管理人员的技能培训，为会计档案管理者多提供一些向兄弟院校学习的机会，取长补短，通过多渠道的学习培训提高会计档案管理人员的实际工作能力及责任心，更好地为学院服务。

目前，高校基建财务管理和基础工作正在规范化的建设过程中，高校基建会计档案管理是其中一个极其重要的环节，也是学院持续发展的主要组成部分，新的形势给我们带来了新的挑战。让我们从基建会计档案管理这项基础工作抓起，不断完善各项基建会计管理制度，为学院的健康发展提供可靠的保证。