办公室工作与媒介关系

尉慧靓

摘 要：办公室是一个综合性管理活动的办事机构，担负着组织内的日常性行政事务与服务工作，对上是接受落实机构，对下是布置、督促机构，对内是管理服务机构，对外是接待、外联机构。要实现办公室工作的目标，树立良好的形象，必须有完善的沟通机制和畅通的沟通渠道来作保证，媒介就成为沟通办公室工作的良性互动运作的桥梁和纽带。本文就办公室工作的特点，与媒介互动以及如何利用新媒介发挥办公室在沟通与协调方面的作用做一些探讨。

关键词：办公室工作 媒介 新媒体 互动

一、办公室工作的功能、特点及媒介环境

办公室是行政管理组织，就其工作范围与任务来说，与其他部门相比，不仅事务繁杂，而且涉及面广，与各个部门和所有的组织成员，直至外单位都会发生频繁的业务联系。

因此办公室工作就有了以下特点：

(一)执行性。办公室属于管理层，而不属于领导层，所以它的工作还具有执行性的特点。

(二)协调性。办公室既要处理上级工作，又要管理下级部门，是联系着政府与媒介，政府与公众的纽带。

(三)服务性。管理就是服务，管理者只有遵循管理原则，才能实现目的。

(四)时间性。办公室工作是一项由若干环节相互紧扣的系统工程，任何一环都不能松懈，这就决定了其工作具有较强的时间性。

(五)传导性。从工作性质上讲，办公室管理属于宏观管理范畴，但是宏观管理是建立在全面了解实际工作的基础之上的。

而媒体作为社会信息系统，其功能主要包括：收集、处理、传播信息。尤其在突发事件面前，媒介的及时传递、解释、沟通，可以起到安定民心、稳定社会的作用。在这种传达与沟通中，就需要办公室发挥桥梁和纽带的作用。

二、办公室工作的媒介互动现状

20世纪90年代初，哈佛大学国际关系研究中心的小约瑟夫奈，把自己即将出版的书中的一节以“ 软实力”为题单独成章发表在《外交政策》杂志上，阐述“软实力”理论。2004年，小约瑟夫奈还以专著的形式充分论证了国家强大的“软实力”是其在国际社会走向成功的重要原因随着国际关系的深刻变化，“软实力”理论的内涵不断拓展和丰富，其理论也被越来越多的国家重视并在不同层面运用。

美国学者罗杰斯和迪林通过对政策议程设置的研究得出结论，认为：“公众议程一旦被媒体议程所设置或所反映，就影响了精英议程决策者的政策议程，在一些情况下，影响了政策的贯彻执行”，而办公室工作在反映和设置媒介议题中，也具有引导性功能。

明安香在《从“叭儿狗”到“牧羊狗”：美国传媒与政府关系的角色转变》一文中指出，新闻传媒作为社会的信息传播工具，应当在尊重新闻事实的真实性、尊重新闻报道的客观规律、服务于公众根本利益的根本前提下，配合办公室工作，充分发挥新闻传媒的信息传播的主功能，同时适当发挥某“牧羊犬”功能——积极、正确地引导舆论。

中国政府外交部的新闻发布会，从1982年开始每周举行，而组建于1991年的国务院新闻办公室在其工作职责第一条就是“推动中国媒体对外说明中国、指导和协调对外新闻报道”，但是从2003年后，国务院新闻办公室大力推进中央政府包括地方政府信息的新闻发布工作，中央政府也在文件中明确把政府新闻发布制度作为政务公开的重要手段，由此体现了中国政府“ 由外而内” 、“ 内外结合” 的

在汶川地震中，政府信息公开（通过新闻办公室发布各种及时信息）以及新闻的开放管理政策产生了壮观的传播效用，不仅保障了公民知情权，更可以成为推进公共管理和强化政府公关的重要手段。汶川地震中从媒介报道的“开放”所达到得高度社会动员中能够发现，从“政府信息公开”到“新闻公开”，通过专门的新闻办公室，中国新闻公开发布的转向亦成为可能。还有学者从危机传播的角度分析了汶川地震中政府危机管理的进步和缺憾，提出在借鉴危机传播“西方范式”的基础上，将危机传播纳入学术研究视野之内，建立一套符合中国国情的概念、理论和范式体系，正确而有效地发挥办公室的新闻发布效应。

三、新媒体环境下的办公室工作与媒介的互动

随着新科技在全社会的普及，信息的筛选、复制和传递更加便捷，向特定的人传递特定的内容成为可能，媒介细分化的趋势不可阻挡。这使得办公室工作和媒介间关系发生了变化，媒介与受众间的互动性增强。

在这种情况下，政府如何让办公室工作保持自己对媒介的控制力和影响力，办公室在公共关系处理中如何发挥新媒体和传统媒体优势，而不是用网络媒体取代传统媒体，无疑还有很多问题需要研究。

基于上面对媒介环境和媒介形态发展状况的分析，我认为办公室工作应当从以下几个方面入手解决公共关系的转型问题。

第一，充分认识全媒时代的传播特点，根据办公室工作的需要打造不同的媒介组合。在媒介林立的今天，没有一家媒体敢说自己能够影响到所有的公众，也没有一家媒体敢说自己对不同年龄、不同阶层、不同地域、不同文化水平的人群有同样的影响力。而办公室的宣传工作既有周知性的内容，又往往会有特定的目标人群。当前各宣传部门或多或少地存在着忽视网络等新兴媒体的倾向，在大多数城市人口尤其是青年人将网络作为第一信息渠道的今天，对于办公室工作而言，只有最有效的途径，没有无用的媒介。

第二，对媒介的管理和控制要由外在的目标管理和结果控制向内在的过程管理和效果控制转变。现代傳播的一个基本特征就是群体参与、广泛互动。比如在互联网上盛行的博客、BBS，每个人都可以发表自己的意见，每个人都可以表达

自己的看法，在这种交流和互动中，一些人因为能力出众或者其他原因而成为意见领袖，在所在的群体中脱颖而出，形成巨大的影响力。

第三，办公室工作的现代化刻不容缓。首先是工作理念要现代化。今天的宣传不是强迫接受，不是高压，更不是不顾受者感受的老一套的反复唠叨，而是通过寻找共同的利益、培植共同的价值理念而进行的感染、渗透和影响。不仅是确定宣传目标，制定宣传计划，监控媒体动作，而且要引入现代化的调查手段，在媒介调查的基础之上对办公室工作进行动态管理。

参考文献：

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