浅谈报告书数据表编写及排版中的技巧

邝仕升 陈火林

(江门市环境监测中心站，广东 江门 529000)

1.引言

编写环境质量报告书是一项内容繁杂、协作紧密且工作量十分庞大的工作。通常其不同的章节由不同的编写人员负责完成，最后汇总形成一个完整的图文并茂且内容丰富的word文档。在这个编写汇总的过程中经常会遇到各种各样的问题。这里浅谈一二。

2.数据表

一般情况下，报告书页面设置要求是纵向，页眉、页码分别处在上下位置，当碰到列数多或宽度大的数据表时则需要将表格旋转纵向竖放，这时为了同时满足以上页面设置要求，word则表现得力不从心。常规解决方法把该数据表页页面设置设为横向，表格横向，但页眉、页码只可横向，分别位于表格的上下位置，即纸张同正文文字内容的页面一同纵向放置时，处于纸张的左右两侧，严重影响了整本报告书的完整性、统一性和美观性。

如果要实现页面设置为纵向格式，而数据表纵向竖放，常规方法是对Excel做好的数据表进行截图，然后将其插入word文档中指定页面内，调整其旋转角度和大小，就能达到页面纵向且表格竖放的要求。但打印结果显示，该表格图片的清晰度非常低，数字模糊不清。

下面介绍一种方法，不但可满足页面纵向，数据表竖放的要求，还可实现打印字迹清晰的完美效果。

操作步骤如下：先在Excel中制作好数据表；点击工具栏的“工具”，选定“自定义”；在“自定义”窗口选择“命令”选项；在“类别”对话框点击“工具”；在“命令”对话框找出“照相机”，用鼠标拖至Excel表工具栏，出现“照相机”图标；选定整个数据表区域；点击Excel表工具栏“照相机”图标；将光标移至附近空白单元格区域，单击左键，生成一副与原数据表一模一样的动态链接图片；把该图片复制、粘贴至报告书word文档中。设置图片旋转角度(-90°)、大小、版式。

此方法制作的图片主要优点如下：

a、图片为动态链接图片，随着原始数据表内容修改，图片内容实时更新且格式始终与原始数据表保持一致，后续的修改和编辑相当方便；b、图片为矢量图，无论放大或缩小，无论旋转角度如何设置，其清晰度均保持不变，并与正文文字内容保持一致，有别于一般截图放大后字迹明显模糊的特点。

引申：Excel表的照相机是一个极强大的功能，可以推广到很多方面的使用。

1、在同一个工作表，有时由于横列太多，我们需要的数据往往不在同一页面，这时使用照相机功能，拍照多个不同单元格在一起，方便查看比较，省去编写公式的麻烦。2、在同一个Excel工作簿多个不同的工作表，甚至是多个不同的工作簿，内容格式都是一样的，只是年份和内容不一样，而现在只需要每个工作表或者工作簿的部分内容，这时可以分别拍照放在一起查看或者打印，极大提高工作效率。

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3、可以设置在任何位置随意打印，效果满意。

4、数据实时更新，原始数据改变，拍照图片也跟随改变。

3.汇总在一个word文档，不同章节的连接要求：章节之间插入图片，无页眉和页脚，但全文页码需连续；页眉内容为章节名称，因为打印为双面打印，因此页眉和页脚位置需设置为每页翻页的外侧。

操作步骤：第一章插入图片，点击工具栏的“视图”，选定“页眉和页脚”，增加页眉和页脚。在页眉和页脚均打一空格，因图片不设页眉和页脚，但仍作为全文第1页。

点击工具栏的“文件”，选定“页面设置”，选择“板式”选项，在“节的起始位置”选择“奇数页”，在“页眉和页脚”选择“奇偶页不同”。

第一章第一节，点击工具栏的“插入”，选定“分隔符”，选择“下一页”按确定。光标出现在新生成的一页页首。

点击工具栏的“视图”，选定“页眉和页脚”，增加页眉和页脚。光标出现在页眉，页眉上标注有“偶数页页眉-第2节-”、“与上一节相同”，在“页眉和页脚命令窗口”点击“链接到前一个”，把链接断掉，“与上一节相同”消失，在页眉上输入第一章第一节名称；光标移至页脚，在“页眉和页脚命令窗口”点击“链接到前一个”，把链接断掉，“与上一节相同”消失，在“页眉和页脚命令窗口”点击“插入页码”，再点击“设置页码格式”起始页码设置为“2”。本节由第2页开始。

注：页眉的节和全文内容的节是两个不同的概念。

长按Enter，光标至下一页（第3页），双击光标进入页眉，在“页眉和页脚命令窗口”点击“链接到前一个”，把链接断掉，“与上一节相同”消失，在页眉上输入第一章第一节名称；光标移至页脚，在“页眉和页脚命令窗口”点击“链接到前一个”，把链接断掉，“与上一节相同”消失，在“页眉和页脚命令窗口”点击“插入页码”。

在偶数页把页眉和页脚设置为靠右，在奇数页把页眉和页脚设置为靠左。

把第一章第一节的内容复制粘贴进来。

下面章节步骤同上所示。

有个必须注意的事项：打印预览时有时会出现空白页的情况，但在文档中却没有这空白页。原因是插入分隔符的每一节出现不是奇偶交替的情况，例如页眉连续2个奇数页，第一个奇数页后面word文档默认了一个偶数页，所以预览时会出现这个偶数页的空白页。文档全文必须保证插入分隔符的每一节都是奇偶交替的。

4.结论

在日常环境监测分析工作中，将获得大量的原始数据，但这些数据并不能被政府、环保职能部门直接使用，需要将其汇总和分析统计等提炼加工后形成图表和统计结果，最终以报告书的形式完整的表达出来。利用本文讨论的技巧，将大幅提升报告书数据表和版面设计的编写能力，缩短报告书编写周期，提高报告书整体质量和水平。当然，在繁杂的报告书编写过程中肯定还会有更多更好的技巧和方法，这有待我们不断地去研究和探索。

[1]刘爽，王巍慈，藏芝玉.《Word 文档编排大师》.中国铁道出版社,2009.

[2]张宇民.《Word 2010高效排版技巧速查手册》.电子工业出版社,2011.

[3]九州数源.《Excel 2007函数、图表与数据分析》.清华大学出版社,2009.

[4]Excel Home.《Excel 应用大全》.人民邮电出版社,2011.