浅析我院药品实时盘点模式的设计思路及操作方法

2011-05-23奚菁颖王璐华宋钟娟复旦大学附属华东医院药剂科上海市200040

中国药房 2011年21期

奚菁颖，王璐华，宋钟娟（复旦大学附属华东医院药剂科，上海市 200040）

医院信息系统（Hospital Information System，HIS），是体现先进管理思想和方法的医院信息系统软件，是为提高医院的效益而建立的信息管理系统[1]。药品是医院流动资产的重要组成部分，但因其流动性强、种类繁多、更新快、进出账频繁等因素，使药房账物几乎不可能百分之百准确。因此将药品账物误差控制在尽量小的误差范围内，一直以来是药剂科工作的一项重要目标。我院从20世纪90年代就开始使用HIS系统，但因早期版本在管理功能的实现上存在很多缺陷，远远不能满足日益提高的药品管理需求，因此在2006年开始研发了新的HIS系统。经过近3年多的磨合，创立了适合我院药剂科运行模式的药品管理体系，尤其在药品盘点的功能上实现了药品的实时盘点功能。采用以前的药品盘点体系，由于无法获得某段时间内发出的药品总数，只能从各部门月底实际药品库存和本期入库的数量来推算本期发出的药品总金额，继而与实际收入相比推算盈亏，这种方式称之为“倒轧账”；而新的管理体系将药品盘点由“倒轧账”模式转变为实时盘点模式[2]，即实时处理药品入账和出账的数量，得出账面库存，再与实际盘点数相比得出更为准确的盈亏数据，从而使药品的管理更上一个台阶。现将我院药品实时盘点模式的设计思路及操作方法介绍如下。

1 设计思路与操作方法

1.1 药品货位号的设计

将药品按药理性质、剂型等因素确定货架摆放位置，其中“精麻”（精神药品和麻醉药品）类药品、高危药品、贵重药品等按照相应的管理规范集中放置。货位号包括6位货位码“ABCDEF”，其中AB、CD、EF为“00～99”的数字，分别代表柜号、行号和具体位置编号，如“010215”即为1号柜第2行第15号位置的药品。考虑到相应货位号摆放的药品可能会发生变动以及各部门摆放位置的不同，设计的时候各个部门的货位号相对独立，且有专门界面进行设置和变更。货位号的设立是盘点工作的基础，盘点表的查询和打印将自动按照货位号的排序进行，大大方便了操作者。

1.2 盘点流程

我院药品实时盘点的具体流程见图1。

图1 药品实时盘点模式的流程图Fig 1 Flow chart of real-time drug checking model

1.3 主要功能

1.3.1 药品筛选功能。药品盘点实际上涉及面很广，有时候会需要对某一类药品或者某个药理分类的药品进行品种的清理，而贵重药品盘点是调剂部门每日必做的工作，因此在药品筛选功能中嵌入了强大的搜索引擎，使盘点的药品搜索更为人性化，互动更为便捷。盘点界面的左上角即为药品搜索功能区，可以对单个药架区间进行盘点，也可以按药理性质、“毒麻”（麻醉药品、精神药品、易制毒药品、毒性药品等）属性、贵重属性、具体药品名称等要素进行药品全库的筛选。选出的药品进入待盘区间后，还可以进行部分品种的修改，最后进入正式盘点区域。具体药品实时盘点界面详见图2。

图2 药品实时盘点模式的界面Fig 2 Interface of real-time drug checking model

1.3.2 自动结算功能。首先按照需要筛选出需要盘点的药品（默认为全库），盘点表自动按照货位号排序，表中会提供开始盘点的时刻数据库中每个药品的理论库存，打印后工作人员可进行实物盘点。如果账物相符的，则无需任何操作，系统会在结束盘点时自动结算；如账物有差异，则可点开具体品种左侧的“+”号，修改实际库存，在结束盘点时系统会自动更正库存，差异的数据会自动产生盈亏报表。

1.3.3 动态盘点功能。已有文献[3，4]在分析盘点账物不符的原因中提到，盘点过程中的调剂行为会对盘点的结果造成影响，并且这些调剂行为的单据尚需要在盘点后作特殊处理。我院在设计中考虑到了这个问题，尤其是急诊药房以24小时工作为运作模式，盘点过程中的调剂行为不可避免。因此，在原有的盘点界面中，插入了“2次盘点”的概念，当盘点过程中有发生过药品的进出账行为时，盘点人员可以在初次盘点按下“结束盘点”按钮前，按下“2次盘点”按钮，这个功能将会对库存进行更新，同步到当前库存，以期对有过出入库的药品进行再次盘点。同时设计了“盘点中出入库查询”这一功能，提供在第1次盘点过程中所有发生过出入库行为的药品品种及数量汇总。此时，盘点人员可以针对这部分药品进行再次清点，确认或修改库存后，按下“结束盘点”按钮，系统将自动处理库存的盈亏报表。

1.4 盘点唯一性的控制

考虑到必须避免多个计算机同时开始盘点的情况发生，因此在盘点界面设计了“开始”和“结束”功能按钮，并且需要输入密码才可以进行操作，保证了同一时间盘点工作的唯一性。并且在按下“结束”按钮时，系统才正式对库存进行修正并自动生成盈亏报表。

1.5 修正库存的准入控制

为确保修正库存的慎重性，在每次修改盘点实际库存的时候，必须输入修改理由，方可保存。

2 影响盘点准确性的要素

2.1 药品信息的维护

由于药品品种及其包装多种多样，时常会发生因为供货原因而更换包装或者厂家的现象。为了便于账务的管理，现将同通用名但不同包装或厂家的药品单独建立药品信息档案，这样就无需在盘点时对这些品种的库存作合并处理，价格核算也更为精准。

2.2 申请单的处理

申请单包括目标科室为药库的领/退药单和部门间的流转单。日常工作需要及时处理这些单据。盘点前需要进入“申请单管理”，查看是否还有未结束的单据，全部处理后才能开始盘点。

2.3 患者处方的核发

调剂部门进出库账务比较频繁、数据量大，因此需要窗口核发人员严格按照发药情况将处方作核发处理，这是保证账物相符的重要因素之一。考虑到有患者开了药但未取的情况，因此库存扣减的关键设置在药师发药窗口的“核发”行为上，这有利于保障调剂部门库存的准确性，也自然规避了某些医院由于计费即扣库存而造成的盘点误差[5]。由于普通药品已全部应用电子处方，而“精麻”药品按规定需采用手工处方，有些老年患者会遗忘出示手工处方，这就要求我们的核发人员严格核对电脑信息，提醒患者出示手工处方，或者仅在电脑上勾选发放药品未取药，以保证账务的准确性。

2.4 及时归还未取的药品

由于现在处方信息都记录在卡中，因此很多老年患者会遗忘取药。调剂部门需要每日将已调剂后的未取药品归位，并将未取药的单据收集起来以备患者来取药，这样才能更好地保证账物相符。

2.5 未核发处方的核对

该模式设计了一个独立的界面，可查询某时间周期内未核发的处方，这一设计在应用中非常实用。窗口核发人员有时会因疏忽或其他原因而未将某张处方作核发处理，这样就会影响盘点准确性。但是当发现账务不符再来查究竟哪张处方未核发时，就像大海捞针一样困难，因此，该功能的设计方便了我院对未取药的处方和遗漏核发的处方进行核对。

2.6 清点借药记录

医院药房不可避免地会存在一些借药情况，诸如紧急抢救、外出会诊或者其他特殊情况下的借药。日常工作中应逐笔记录，在盘点前清点借药记录，这也是保障盘点准确性不可忽视的因素之一。

2.7 清点破损药品记录

在药品流转过程中如有破损应及时以盘亏形式进入系统，以保证盘点准确性。

3 盘点盈亏原因分析

3.1 人为因素

（1）盘点人员计数不准确；（2）“精麻”药品仍需按处方手工收费，如划价错误、核发人员未校对出，就会产生出库品种错误；（3）调剂错误，如国产药品错发成进口药品、不同包装的产品之间发错、数量错误等；（4）患者取药后遗忘在柜台的药品造成库存盘盈。

3.2 药品因素

（1）运输或者发放过程中的破损；（2）分装药品造成的自然损耗，如500 mL的液状石蜡分装成5瓶100 mL的分包装时，因瓶壁滞留等因素造成损失。

3.3 计算机因素

因系统漏洞而造成的进出账记录写入错误。

3.4 管理因素

（1）调剂部门人员较多，药品无故缺失的现象仍然可能存在；（2）各种原因的借药未登记；（3）药库领药或者部门间流转时未及时清点流转药品数量，造成出入库账物不符。

4 实时盘点的优越性

该模式改变了原先手工抄写药品信息制作账本的方式，由系统自动计算出理论库存可直接打印结果，方便快捷、省时省力。更为重要的是，该模式使药品可以随时盘点，自动计算库存，大大提高了盘点效率。自动生成的盈亏表也便于部门及科室逐一分析造成库存误差的原因，不断改进工作流程，提高管理水平。由于药品信息的维护中对于同一药品规格变化或者有多个厂家的药品品种采取了独立录入的方式，因此避免了手工书写潦草难辨、规格不同等因素造成的计费和盘点错误[5]。实时盘点模式的确立使实时库存管理得以实现，以往医师开处方时并不知道药房是否有库存，常常开了处方却无药可取，造成患者多次往返；现在实时库存管理的方式使医师在开处方时就可提示是否有库存，大大减少了患者的奔波之苦。同时，实时库存的管理方式自然规避了很多医院都存在的等价换药的现象[6]。