炼化行业ERP系统物采管理账实不符问题研究

徐涛 刘博 秦添 史双全

为了加强国际竞争力和内部管理水平，我国的炼化企业已经完成了或者正在实施ERP系统。有些炼化企业在ERP上线后暴露出的一个最大问题就是物采模块账实不符，即物资白条问题。物资白条的存在，严重影响了ERP系统的正常运行，甚至公司正常业务的运行都会受到影响。物资白条是什么？有哪些危害？现状如何？产生原因及如何避免？

物资白条的现状

什么是物资白条。在物资采购管理环节，账面信息与物资实际情况不一致，可能会导致经营管理受到损失的情况，我们称之为物资白条。对于有ERP系统的企业，即物采模块线上数据与实际情况不符，我们称之为物资白条。例如，物资出库未在ERP系统中办理正常手续，实物就已被被领用，这样造成库存信息中该物资数量错误，对公司进一步采购计划造成影响。

炼化行业物资白条的现状。物资管理有三点关键内容：一、物料需求计划的编制是企业物资管理的首要环节，物资计划是企业进行订货采购工作和组织企业内部物资供应工作的依据；二、物资采购是企业资金支出的关口，能不能把好这个关口是企业成本控制的关键；三、库存管理要求企业在满足现实生产需求和扩大再生产需求的情况下，尽可能地降低库存，减少资金占用；

炼化行业物资白条产生原因分析及解决方案

历史遗留。ERP上线前未清理完的物资白条。造成此问题的原因以及分析:企业在实施ERP之前，物资的管理系统对入库手续的办理极为严格，必须签订合同后方可办理入库手续，但由于合同的签订一般是有一个周期的，需完成市场准入的办理、合同拟定、招投标、合同选商到合同的审批、打印合同、甲方乙方的合同签署等环节。由于合同具有法律效力，从而造成合同的签订不可能在短期内完成。但炼化行业物资管理的普遍特点是：高危行业对于物资到货的时间要求极为严格，大部分是由于装置维修基建项目急用，从而造成物资先由供应商送货到企业物资部门，由于合同签订相对于物资到货的滞后，这些已经到货的物资无法进行任何手续的办理，从而造成业务部门只能通过打物资白条的方式领用。总结一下,炼化企业实施ERP前的状况是：物资先到货，等到合同签订完毕后，才进行正式的入库手续的办理。采购业务经常是物资到货先于入库手续的办理，在合同签订后，补办出入库等手续。如果在企业实施ERP前有大量物资陆续到货，但没有办理任何正式的出入库手续，在企业实施ERP后必须在ERP中补做这部分物资的相关操作，涉及物资计划、采购订单以及出入库手续，涉及物资计划提报、采购订单的创建以及出入库手续等。

因炼化行业自身特点，存在大量生产、维修急用物资。因炼化行业的连续性生产特性，经常发生大量对生产、维修用料急需的情况，物资采购部门无法在及时办理手续情况下，就进行实际出入库，业务部门补单不及时，造成白条。

此问题原因实际上是炼化行业普遍存在的现象，领导批条即可进行手续上的特殊操作。但是这个问题并不是造成白条的主要原因，最重要的是物资白条由于领导特批产生后，相关业务部门补单不及时，物资部门要求需求部门补单效果不好，造成白条。

此业务发生时要向企业纪律监察部门备案，物资采购部门和存续部门和相关业务部门要在规定时间内补齐单据，纪律监察部门负责制定制度并监督实际执行情况。总之：对待物资白条的控制要坚持2个原则：一是数量，控制物资白条的数量，即使产生了也要想办法尽快处理，消除物资白条。二是时间限度，白条产生后，及时补齐相关单据，这样产生的物资白条对ERP系统本身伤害不大，且适应了物资业务的运作。

直达料的存在。物资直接由生产厂家送往各个维修装置，未经物资采购部门办理收发货手续，且物资领用单位没有在ERP系统及时补单，导致白条的产生。

物资供应商将需直达的物资直接送到生产装置，生产装置工区人员通过开ERP工单领取，打印出的ERP工单由物资供应商公司汇总后交给物资采购部门，采购人员不定期做一个总的采购订单，存续部门办理出入库操作。这种管理方式，经常造成项目关闭时，仍有部分物资未做出入库操作，产生大量白条。

企业应尽量避免直达料，或者针对直达料，由物资采购部门负责制定出具有可操作性、可管控性的管理流程及管理制度。例如物资采购部做操作流程表，对业务处室限期执行，建议企管督察部门介入。

产生物资白条的原因很多，既有主观原因也有客观原因，但是物资白条是一个不正常的现象，只有把物资白条彻底解决，ERP系统在企业中才能顺利的应用并发挥它的作用。针对白条产生的原因，要认真分析，找出问题的症结所在，把“主观原因”“客观问题”分析清楚。原因分析清楚后，解决白条问题就变为“人”的问题了，只要企业领导重视，业务处室人员配合，每个人都以集体利益为重，物资白条问题很容易就会被解决。

（作者单位：河北任丘中国石油华北石化公司）