对高校学生档案管理工作的思考

杜文娟

摘 要：从高校学生档案的内涵及提高高校学生档案管理工作的意义着手，着重分析了目前高校学生档案管理工作中存在的一些问题，并针对这些问题提出了一些对策。

关键词：学生档案；档案管理；高校学生

中图分类号：G271文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2011）06-0170-03

引言

高校学生档案是反映学生在校学习期间各种情况的原始记录，它不仅是记载和反映学生个人经历、思想表现、学习成绩等的信息载体，也是人事档案的起点。学生档案管理是否科学规范，资料收集是否齐全，记录是否客观详实，可以从一个侧面反映一所学校的管理和育人水平。管好用好学生档案，是沟通学校与社会信息的一条重要渠道。从某种意义上讲，高校学生档案就是人才信息库，它可以作为有关部门了解和录用学生的重要依据。全面建立反映学生在校政治表现、专业素质、能力和特长等多方面准确而详尽的档案，对合理使用人才，充分发挥人才的潜能是有着重要的意义。

一、高校学生档案的内涵及特征分析

1.高校学生档案的内涵

所谓高校学生档案，就是指高校学生在高校学习、生活和参加各种活动中形成的记述及反映其独特的个人成长经历、表现,并以个体为单元按归档制度整理、保管,以备查考的信息载体。它较为全面地反映了学生在校期间德、智、体、美等方面的素质状况,反映了学校对学生的培养过程，以及学生的社会关系、经济状况、家庭组成等多方面的情况。不仅有别于干部档案，也有别于高校教学档案中的学籍档案，它是以学生个人为单一保管单位的，是独一类别的实体档案，这是高校学生档案的显著标志之一[1]。

2.高校学生档案管理的特征

1）延续性

绝大多数的人事档案始于学生阶段，形成于工作期间。学生阶段的材料是人事档案的最初的资料，是学生在学习过程中的归纳、记录和陈述。

学生档案又具体分为义务教育阶段、高中阶段、大学阶段及之后的研究生阶段。而大学阶段和研究生阶段的学生档案形成于学生在高校就读期间，是用人单位综合考量人才的最重要资料来源，甚至会影响学生在就业过程中的角色定位及发挥。

2）独立性

高校学生档案以学生个体为一个独立的保管载体，是一种特定类别的实体档案，也是培养人才的信息载体，综合反映着学生在高校就读期间的学习成长经历、高校对学生的培养轨迹，它为学生在今后的就业过程提供不可或缺的信息来源，充分发挥着重要的参考价值[2]。

二、高校学生档案管理存在的问题思考

目前，高校学生档案管理工作正日趋规范化，但仍存在着不少问题，不能很好地发挥其应有的作用。笔者认为，主要存在以下几方面的问题：

1.档案管理意识淡薄

学生档案所起的作用，不像其他工作那样明显，也不像有些工作时效性那么强，致使高校对学生档案的重要性认识不够。目前，一些學校对学生档案工作重视程度不够，档案管理意识淡薄，专业化程度不够，给高校学生档案工作带来了许多困难。档案材料收集不全面，不利于高校老师选拔学生干部和对学生进行管理，也直接影响学生各方面能力的培养。客观材料的不足使得很难从学生档案中体现出学生素质的动态发展过程。

在整体社会转型的背景下，学生的就业观、择业观出现了务实的趋向，就业领域日益扩展到了社会的方方面面，进入私人企业、民营企业、外资企业等公司的越来越多，但此类企业往往重使用，轻培养，对学生档案、人事关系重视不够，意识不强，甚至出现毕业生档案流失的现象。因此，在学生管理工作人员中树立档案意识，平时注意档案材料的收集和积累，特别是原始档案的整理归档，加强各部门与学生档案管理部门的配合，形成高校学生档案管理的良好氛围，同时强化学生的档案意识，是保证档案管理工作的重要前提。

2.归档内容不全面

当前高校学生档案的归档内容，主要包括这几个方面：1）政治表现方面：入团、入党申请书、党团组织调查审批表及评议鉴定、政审材料、家庭主要成员与社会关系的调查证明、学生奖惩材料、毕业政治鉴定表等。2）学籍和学习成绩方面：入学成绩表、学籍变动材料、大学课程及成绩表、奖学金证明、学位证书等。3）身体状况方面：入学体检表、毕业体检表以及各种疾病史等有关于身体状况方面的情况等。内容比较单一，千篇一律，且一些收集还不完整。

在新的就业形势下，真正能够反映一个学生各方面综合素质的材料还未进入归档的范围。比如专业特长、创造性、社会适应性、艺术修养等。这样极不利于用人单位对学生的全面考察和了解，严重地影响用人单位及时准确选拔、合理使用人才。多数高校学生档案管理没有明确的学生档案材料的归档范围与要求,使得能够充分反映学生综合素质的各种材料得不到及时归档,不利于高校对学生全面考察了解。档案材料不全面,极不利于高校老师选拔学生干部和对学生进行管理,也直接影响学生各方面能力的培养。

3.管理队伍建设薄弱

高校档案管理队伍作为高校学生管理工作的重要组成部分，其建设在新时期并未得到应有的加强。目前，很多高校从事学生档案管理工作的人员是兼职的，专职人员很少，人手有限，他们大多没有经过档案业务培训，缺乏档案管理知识，在很大程度上限制了档案资料的有序建设与有效利用。这样薄弱的管理队伍难免会出现管理漏洞。再加上高校学生档案材料量大，特别是其存放时间短，流动快，学生就业方向广，投递单位和时间集中等特点，致使现有的管理方式和手段与快速发展的现代化的高等教育相比，已经极不适应。

4.管理制度不完善

高校学生档案管理部门在高校一直得不到应有的重视，还没有形成一套科学的管理体系，使得学生档案在管理和使用中出现了许多问题。目前，很多高校学生档案仍然实行粗放式管理，将学生档案分散至各院系保管，到学生毕业时才将学生在校期间的有关档案内容突击收集，整理归档，再由学生就业指导中心寄往用人单位。还没有形成一整套合乎档案管理的工作程序、规章制度和有效措施。这样就出现了档案时间填写不统一，归档材料缺乏统一协调、把关不严，档案移交手续不规范、不严密等问题，再有，由于新时期就业形势的变化，大学生就业很难一步到位，这样一来，大量的毕业生档案需暂留母校，增加了档案管理工作的周期和难度，严重影响了学生档案工作质量的提高。

5.档案管理手段落后

档案是未来国家重要人力资源档案信息的基础，高校学生档案管理的现代化是社会发展的必然要求。随着近几年高校的不断扩招，高校学生档案材料数量有递增的趋势，而且呈现出存放时间长短不一、流动快、投寄单位多等特点。

目前大多数高校档案管理部门的管理手段仍限于手工操作，即使辅助以计算机管理，也仅限于学生基本信息及简单检索查询事务。未充分发挥计算机的管理效能，未能形成无纸化电子档案．落后的管理方式已越来越不适应现代化高等教育的迅猛发展的需要，要想解决这些问题单靠简单的增加工作人员是不现实的，必须借助现代化的工具对学生档案管理，才能使学生档案管理规范化、科学化、系统化。

6.学生档案利用率低下

学生入校后其档案经学生档案部门的简单整理后就被放入卷柜。从入学到毕业，档案材料几乎没有被开发利用过，使老师不能通过它很好地了解每个学生的特点做到因材施教，更谈不上有针对性对其进行职业生涯规划辅导。只有在毕业生择业时才被用人单位调阅，丰富的档案资源被闲置，没能发挥更多的作用。近年来，高校毕业生通过供需见面，双向选择或自主择业活动过程中，档案材料利用的滞后性已显示不出它的生命力，千人一面的毕业鉴定也使它失去了可信度和使用价值。档案的全程管理观念差，对学生毕业后的档案进行跟踪等工作几乎没有进行。

三、高校学生档案管理工作的对策

1.强化广大师生的档案意识

正确的理念是做好档案管理的思想基础。首先要大力宣传和贯彻《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，增强档案工作者和广大师生的立档意识。要在现实工作中，逐步树立高校学生档案资料的收集、整理、建档、归档以及合理开发利用是一个滚动发展、循序渐进的过程的意识。提高对学生档案工作的认识,必须在高校有关部门及广大师生员工中大力宣传学生档案以及档案工作的重要性，宣传归档材料的各种要求及规范归档材料的重要性。只有这样,才能形成人人都关心高校学生档案工作的良好局面,才能充分发动各院系有关人员的积极配合,对学生档案材料进行严格把关,认真、仔细、全面地收集、整理,并自觉、主动、及时送交学生档案管理人员,对一些不合格的资料及时退回,符合要求后再予以归档。只有这样才能为安全保管和有效利用档案创造良好条件,确保学生档案材料归档及时和完整。同时,还应从思想教育入手,提高大学生对自身档案重要。

2.丰富学生档案材料收集的内容

当前高校学生档案的归档内容中真正能够反映一个学生各方面综合素质的材料很欠缺，比如专业特长、创造性、社会适应性、艺术修养，等等。这样极不利于用人单位对学生的全面考察和了解，严重地影响用人单位及时准确选拔、合理使用人才。因此，学生档案管理人员要在现有档案材料收集范围的基础上，扩大收集范围，充实档案内容。

高校学生档案内容应根据人才培养模式来确定档案内容，特别是一些培养应用型人才的院校应注重收集体现其实际动手能力方面的材料，如各种技能证书、技术等级证书等。此外，在校期间因考试作弊、打架等原因受过处分的材料，以及因表现较好撤消处分的材料都应归入档案。这样一方面能真实、全面、动态地反映学生的成长经历，同时也可对学生的不良行为起到一定的遏制作用。学生参加各种社会组织的活动情况，以及反映学生贷款信用状况的助学贷款还款情况、在校期间通过自学同时获得本科学历的证书等等，都应归入学生档案。这样就丰富了学生档案的内容，客观地、全面地反映出学生的发展情况，使学生档案能真正成为学校或用人单位培养人才、使用人才的可靠依据[3]。

3.加强管理队伍建设，提高管理人员素质

根据学院的实际情况充实专职档案管理队伍，增强档案专业人员的责任感、使命感和业务素质，使他们热爱档案工作，不断提高管理工作水平，充分发挥应有的作用。搞好高校学生档案工作，必须建立一支强有力的管理队伍，并不断提高他们的业务水平，以适应现代化档案管理的需要。学校为加强档案管理工作，提高管理人员的业务能力和管理水平，应采取以下措施：第一，设置专职人员对其进行管理，保证档案管理队伍的相对稳定；第二，加强业务培训，学校及上级有关部门积极为管理人员的业务培训创造条件。还可以组织校内外学习交流，相互取长补短，达到共同提高的目的。第三，学校综合档案室有责任对学生档案管理工作进行指导和监督，以促使学生档案管理人员不断提高业务素质。

4.建立健全高校学生档案管理体制

建立健全规章制度，是做好高校学生档案工作的根本保证。各院校应结合工作特点，制定出适应学校自身发展的学生档案管理制度，并注意院、处、系相互间的聯系，力争管理规范化、系列化，建立定时检查评比制度，切实抓好平时档案材料的收集考核评价工作。一是要建立严格的档案登记、转递制度。管理人员对新生档案要认真登记、整理、核对，发现问题及时解决，以保证档案的完整性。大学生毕业后，档案将随其转向社会、转向工作单位，转递时要严格转递手续程序办事，使每一份毕业生档案都查有去处；二是建立档案材料的收集补充、定期移交归档制度。明确归档材料的内容、标准和时间，确保学生档案材料的真实性和准确性，使大学生档案工作规范有序地进行；三是制定学生档案管理、借阅制度。严格履行登记借阅手续，防止学生档案损毁、丢失。

5.充分运用现代信息技术，提高学生档案管理水平

随着计算机在各行各业的广泛应用，档案管理人员在遵循档案管理工作客观规律的同时要充分利用现代设备，采用以计算机为核心的现代技术，逐步地形成档案管理网络化。充分利用以电子计算机为核心的现代技术手段，有计划、有步骤地把学生档案分类归档，实现学生档案的网络化管理。利用成熟的多媒体技术，将档案文件中的文本、照片、录音、录像和艺术作品等进行数字化处理，制成学生电子档案，建立档案信息数据库，实现档案信息存储的电子化和检索的网络化，这样不仅可以节省大量的人力资源，而且可以大大方便学生档案的检索查阅，提高档案的利用率，也为学生就业提供便利条件。

6.充分挖掘学生档案信息，提高档案利用率

档案管理人员必须根据当前高等教育发展的新形势，认真研究学生档案信息资源的开发与利用的新方法，最大限度地发挥其价值。在知识、能力、人格、素养等方面发现学生的优点和长处，以便于教师在教导方面因材施教。这对于加强学生教育，帮助学生成才，指导学生就业都有重要作用。同时要建立毕业生信息反馈档案，跟踪调查毕业生工作后情况，了解学生所学专业知识在工作中的应用情况。学校可以根据这些反馈信息，及时合理地调整招生计划，改革专业设置和教学方案，为在校生今后顺利就业提供依据。

结语

在新的时代背景下，针对高校学生档案管理工作面临的诸多问题，只有高度重视，科学管理，不断探索新方法，总结管理经验，逐步提高学生档案的管理水平，才能更好地服务学生、服务社会。

参考文献：

[1]丘如华.强化高校学生档案管理的思考[J].广西社会科学，2009,（8）：133-136.

[2]鲍贝贝.也谈高校学生档案管理[J].科技资讯，2009，（6）：220-221.

[3]侯芸子，张龙.高校学生档案管理的现状与对策[J].丽水学院学报，2008,（12）：126-128.