上海市二、三级医疗机构OA系统应用情况探讨

■ 程 雪 周 岚 应向华 赵列宾 周晓辉

随着信息化的发展，社会对医疗服务要求不断提高，管理水平和服务功能的强化，对医院办公方式的转变产生极大的推动作用［1］。面对网络时代，各家医院利用信息技术，逐步推进“数字化医院”建设［2］。医院办公自动化（Office Automation，OA）的发展建设是医院信息化建设的重要环节，可显著提高办公管理体系的办公质量和效率，增强决策的科学性和正确性［3］，对于促进医院建设和发展有着十分重要的意义。

上海医院信息化建设已经有20余年，但各医疗机构中OA系统的使用情况存在很大的区别，为真实地反映上海市医疗机构办公自动化的建设、应用的现状，研究探讨OA系统建设和推广中存在的问题，上海医院协会院办管理专业委员会特围绕上海市二、三级医疗机构OA系统应用情况开展了问卷调查，以便制定相应的改进措施，为加快推动上海医疗机构办公自动化的建设提供依据。

1 对象与方法

1.1 研究对象

本次问卷调查发放范围是上海市医院协会院办管理专业委员会会员单位，包括上海市39所三级和二级公立医院。对39所医院均发放了问卷，回收35份，回收率为89.7％，35所医院中三级医院有28所（上海市三级医院共计33所，占84.8％），二级医院有7所。

1.2 方法

1.2.1 自行设计调查问卷。内容包括医院基本信息、医院临床医技科室绩效考核评估体系的建设和应用、OA系统应用情况、OA系统建设与应用的改进建议四个部分。答题方式有选择、填空和自由回答三类。在第三部分OA系统应用情况中，在设计重要影响因素及影响度时，人为的划分了四个部分，即使用者、技术开发、统筹规划和应用政策四个方面，由各单位

根据影响程度进行评分，未进行权重的设定。因此，目前分析只能根据均数判定影响因素的干扰。35所医疗机构全部完成此项目的填写，并进行评分。

1.2.2 资料统计学分析。所有调查问卷在微机上建立EXCEL数据库，用SPSS11.5软件，采用频数分析、X±S等方法完成统计学分析。

2 结果与分析

2.1 医院OA系统使用情况

参与调查的35所医院中，使用OA系统的医疗机构分布情况见表1。

由表1可见，35所医院中共有26所使用了OA系统，占74.29％。其中7所二级医院中3所使用了OA系统，占42.86％；28所三级医院中23所均不同程度的开发使用了OA系统，占82.14％，其中三级甲等综合性医院比例较高，占86％以上。样本中二级医院入选的比例较少，问卷回收以三级医院为主，因此本研究在三级医院中具有代表性。

2.2 医院OA系统应用的现况和建设者认为有必要建立无线OA办公，理由主要为方便和便捷，但31.4％的被调查者认为目前重要性不强，实用性不高，待时机成熟后可以逐步稳步推进实施。85.3％的被调查者认为OA系统有必要具备院外或家中访问和使用的功能，主要理由为方便在家中和外地时使用OA处理公务，但主要的担心在于网络安全问题；15.7％的被调查者认为出于安全和保密的要求，没有必要建立院外办公的内容。

2.2.1 医院OA系统的开发形式。26所使用OA系统的医院中委托开发的15所，占57.69％，自主开发的5所，共同开发的6所。

2.2.2 医院OA系统的投入情况。16所医疗机构提供了相应的费用，费用从1万元到200万元不等，其中仅2所在100万元以上，其余均在50万元以下，20万元以下的11所，占68.75％。

2.2.3 医院OA系统的运作和牵头情况。在26所使用OA系统的医疗机构中，牵头和主管部门以信息科/计算机中心为主的有18所，占69.23％，在院办的有8所。其中13所医疗机构已经建立针对OA系统应用情况的定期沟通和反馈制度，21所开展过OA系统针对性的人员培训。

2.2.4 OA系统使用人员普及范围情况。目前OA系统在医院中层干部和一般行政管理人员的普及率较高，占80.6％，在院领导层面和临床科室负责人的使用率较低。

2.2.5 目前医疗机构使用的OA系统的主要功能调查情况见表2。由表2可见，OA系统使用较为广泛的功能是会议通知和电子邮箱，占80％以上；医德医风管理占63％；收发文件管理、文件传阅、物资申领均占40％左右；而OA系统的管理和决策功能如绩效管理、医护质量管理等则使用较少，更高级的无线和远程办公系统仅3～4所医院可以实现。

2.2.6 OA系统对医院管理的帮助和提升的调查情况见表3。由表3可见，大部分医院普遍认可的OA系统的使用对医院办公管理的提升的方面依次为节省人力，任务跟踪、强化管理，简化流程、节省时间，控制活节约成本，有助于内部员工分享有用的管理信息，提高对医院管理决策的认同感，加强时间管理，提高工作效率，这几方面比例均达到了70％以上。

2.2.7 OA系统需要进行扩展功能的调查。被调查者最能接受的扩展功能仍然在于提高管理者个人办公效率、综合处理各类事务、及时掌握医院业务信息动态（81％）；其次为数据的共享和简化流程减少办事环节方面（74.1％）；而提高行政数据统计和分析水平，实现科学决策则不被认为是最能接受的扩展功能。

2.2.8 OA的延伸功能调查。68.6％的被调查

表1 35所医院中使用OA系统的医疗机构分布情况

表2 目前医疗机构使用的OA系统的主要功能调查情况

表3 OA系统对医院管理的帮助和提升的调查情况

表4 从使用者因素分析

2.3 上海市二、三级医疗机构OA系统建设和应用的影响因素

2.3.1 使用者因素，见表4。从表4中可以看出，医务人员和管理者对OA系统的应用情况、知晓、理解和信任被认为是可以推进OA建设和发展的重要影响因素。

2.3.2 技术开发因素，见表5。从表5可以看出，使用者关心的影响因素最主要为网络的畅通和管理协同平台的建立，而远程办公和院内移动工作站的建立被认为影响度较小。

2.3.3 统筹规划因素，见表6。由表6可见，使用者认为OA系统的统一领导和规划，开发需求征集为明显的影响因素。

2.3.4 应用及政策因素，见表7。由表7可见，使用者普遍关心的是管理流程优化和改造、管理资料的安全和保密性。

表5 从技术开发因素分析

表6 从统筹规划因素分析

表7 从应用及政策因素分析

3 讨论与建议

通过OA系统应用的现况调查研究可以看出，目前上海市二、三级医疗机构OA系统使用率已达到74.29％，三级医院使用OA系统的普及率明显高于二级医院，说明在医院办公管理体系中使用OA系统是必然趋势。大部分使用OA系统的医疗机构开发形式以购买为主，投入费用较小，投入在20万元以下的占68.75％。

在使用OA系统的医疗机构中，OA使用的主要牵头部门在信息科，均建立了人员培训制度，但针对OA系统应用情况的定期沟通和反馈制度的建立尚存在欠缺。由于大部分的OA系统是委托开发和共同开发的，软件的设计师并不十分了解医院办公的流程，软件的使用者往往有不清楚软件的编程原理，所以建立OA系统应用情况的定期沟通和反馈制度是非常必要的，否则会影响OA系统对医院办公管理的提升作用。

OA系统在院领导层面和临床科室负责人的使用率略低，主要功能开发了会议通知、电子邮箱和医德医风管理方面，决策和管理功能则较为少用。

通过影响因素的分析，可见影响OA系统建设最重要的因素为医疗机构的统一领导和规划，OA系统在医疗机构中的推行既需要纳入医院的发展规划，也要结合医院行政管理的实际需求；其次为管理流程的优化和改进；再次为内网的畅通和医务人员的知晓率，从而可以推断OA的建设可以通过普及使用者的知晓率，并在充分理解和信任的基础上加快OA的建设。然而医疗机构信息系统内部是否具有了移动工作站和远程办公的功能对OA系统的建设影响不大。

此次调查发现的问题主要有：（1）虽然三级医院中OA普及率较高，但在实际应用中主要局限在无纸化管理、会议通知等简单的功能，尚未涉及到OA的核心，即管理和决策功能；（2）在牵头方面以信息科和计算机中心为主，欠缺了具有统领的有一定执行力的部门参与；（3）调查发现目前各单位仍存在对OA系统的认识误区，其中最重要的部分，即智能分析、科学决策的功能仍没有被认为是重点。提高行政数据统计和分析水平，实现科学决策也不被认为是最能接受的扩展功能。

实际上OA系统建设的本质是以提高决策效能为目的的［4］，OA系统的基础是对管理的理解和对信息的积累。上海市二、三级医疗机构中OA系统仍处于起步的阶段，需要以后不断的完善其功能，并要相互借鉴各医疗机构间的成功经验。

根据此次调查情况以及存在的问题，今后可在以下几个方面进一步加强力度：（1）加强OA办公知识的培训，加强医院管理者和中层管理者的OA知识普及，各级领导作为OA系统重要的使用者，不仅是流程中重要的结点，更是推动OA系统使用的主流［5］。（2）加大开发OA需求的项目和扩展OA的分析决策功能的开发。为实现医院的有效管理和正确分析医院的相关数据，根据每家医院的特点提供个性化的需求项目，再进行相应的程序开发，从而用于科学分析和决策。（3）整体有力协调OA系统，使其高效运行，确保发挥其决策功能，通过有一定执行力的部门统领OA的运作，统一数据的口径，规范数据收集管理，从而达到医院管理精细化的目的，使得数据来源真实可靠，分析决策具有良好的导向性。

总之，通过OA系统的实施，医疗机构可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，整体提高医院办事效率和对信息的可控性，使医院管理趋于完善，提高执行力［6］，对实现医院核心竞争力提升有着重要的意义。

［1］徐旭.利用B／S结构设计医院办公自动化系统［J］.医学信息，2009，27（7）：1121-1122.

［2］明春梅，李初民，张渝.办公自动化技术及其在医院中的应用［J］.解放军医院管理杂志，2006，13（4）：367-368.

［3］王国宁.展望二十一世纪高校办公自动化建设［J］.知识经济，2009，4：136.

［4］杜龙.办公自动化的国内外发展状况及未来的发展方向［J］.电脑知识与技术，2009，（3）：2457-2458.

［5］沈芳，杨金融.办公自动化对高校公文管理的影响初探［J］．北京林业大学学报（社会科学版），2009，8：166-167.

［6］刘媛媛.OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用［J］.西南军医，2009，11（3）：539-540.

周晓辉：上海交通大学附属第六人民医院院长办公室副主任，副主任医师。

E-mail：zhouxiaohuijoe@gmail.com