浅论水利工程建设监理档案管理

□ 刘晓青 王贵索

浅论水利工程建设监理档案管理

□ 刘晓青 王贵索

工程建设监理资料是监理单位在实施监理的过程中形成的各种原始记录，它既是监理工作中各项控制与管理工作的依据和凭证,也反映了监理人员的素质和监理机构的管理能力与管理水平。特别是水利工程建设监理有着自身明显的特点，完全不同于工程勘察、设计和建筑施工。即不以实物形式体现，它是在与业主签订监理委托合同、接受业主委托的前提下，在履约过程中为保证建设项目达到预期的目标提供具有高技术含量的技术服务，是一种软服务。他的工作效果不能单独割裂出来，工作效益隐含在工程建设产品之中。因此，如何能够比较真实的反应监理工作，评价其工作，是业主和监理单位都非常关心的问题。监理档案能够如实反映监理工程师在水利工程建设项目管理中的作用、监理工作是否到位、监理工程师处理问题的方法是否公平合理等，可作为衡量监理服务质量高低的标准之一，并在确定监理活动效果的同时，体现监理工作的价值。在水利工程监理项目管理评估中建设监理档案是最重要的基础材料。此外，完整的监理档案可以作为工程质量评定、工程验收的重要依据。因此，档案的管理在监理工作中意义重大。

一、水利工程建设监理档案的基本要求

根据国家计委“建设项目（工程）竣工验收办法”和国家档案局的有关规定，建设项目（工程）档案应完整、准确、安全保管并有效利用。在这里，“建设项目（工程）档案”指从建设项目（工程）的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全过程中形成的应归档保存的文件资料。归档的文件档案必须达到完整、准确、系统，保障生产（使用）、管理维护、改扩建的需要。

二、水利工程建设监理档案的基本内容

（一）合同文件类。主要包括各种协议文件、招标投标文件、合同文件、土地征用文件、拆迁补偿文件等。

（二）设计文件类。主要包括设计单位编制的可行性研究、初步设计、技术设计、施工详图等设计文件和图纸，以及设计变更通知单、工程竣工后填平补齐的设计文件和图纸。

（三）施工文件类。主要包括施工单位编制的施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施。

（四）业主指示类。主要包括来自业主单位的指令、文件、信息及上级机关、主管部门对工程技术性问题的规定、批示、决定、指示及审查意见等。

（五）施工管理及监理类。主要包括：工程开工令、停工令、反工令、工程大事记；工程质量检查记录及检查报告、质量鉴定书、质量事故处理记录和报告；工程质量等级评定材料（分部分项工程、单位工程质量等级评定）；基础处理、基础工程施工记录、隐蔽工程记录；大型设备安装记录及其质量检查评定材料；现场监理日志、监理旬报、月报、季报、总结；观测原始记录、分析报告及图纸资料；各种验收文件（基础验收、隐蔽工程验收及阶段验收、竣工验收和交付使用文件等）。

（六）规程规范设备仪器类。主要包括：技术规程、规范、准则及说明文件；概预算定额、施工定额、经济定额；进口设备及重要的国产设备、仪器使用说明书、图纸、图片及随机文件；设备订货清单、出厂检验合格证、装箱单、开箱记录、工程单和备品备件单、监理主场建造记录及报告；设备仪器安装、调试、测试数据、性能鉴定和验收过程的技术性、凭证性文件材料以及安装总结报告，仪器设备计量认证凭单；设备仪器的运行维修记录、设备改进改装、质量事故报告及重大检修报告。

（七）其他。主要包括：围绕工程建设所形成的有关音像材料；计算机及其外围辅助设备的随机系统软件目录、源程序、使用说明书以及使用过程中所形成的具有保存价值的文件材料、磁带、磁盘等介质；有关永久性生活设施的文件材料；其他有价值的技术文件材料。

三、水利工程建设监理档案的基本功能

（一）监理档案的知识储备功能。监理档案是在监理活动过程中直接形成的具有保存价值的文件材料，是监理活动的真实记录。建设监理单位是知识密集型的专业化、社会化的中介服务机构，具有高素质、高水平的工程技术管理人员，按照监理合同的约定，对工程实施监督管理，在这一管理活动中形成的经验、科技成果等原生信息都是通过监理档案来记载和储备的，因此监理档案具有知识储备功能。

（二）监理档案的依据凭证功能。工程监理工作的主要内容为“三控、一协调、两管理”。“三控”指投资控制、质量控制、进度控制，“一协调”指对工程建设中各种矛盾和问题的组织协调，“两管理”指合同管理、信息管理。监理工程师的主要职责包括：审定承包单位提交的开工报告、施工组织设计、技术方案、进度计划；调解建设单位与承包单位的合同争议；向业主提供索赔与争议事实的分析资料，提供监理方面的决定性意见，处理索赔；审批工程延期；审核签认分部工程和单位工程的质量检验评定资料；审查承包单位的竣工申请；组织质量检查；参与竣工验收；审查工程结算；核对完成工程量；确定变更工程和额外工程的价格；签发各类证书；签署付款凭证等。监理管理工作覆盖工程的各个阶段，在管理过程中产生的大量反映监理活动的监理档案是工程各主体分清责任、解决纠纷的依据，也是合理结算工程价款、评估工程质量的重要依据。

（三）完备的监理档案是竣工验收的重要条件。《建设工程质量管理条例》（国务院第279号令）第十六条规定：“建设工程竣工验收应具备的条件中，必须有完整的技术档案和施工管理资料，必须有勘察、设计、施工、工程监理等单位分别签章的质量合格文件。”第十七条规定：“建设单位应当严格按照国家有关档案管理规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。”《建设工程质量管理条例》释义中指出，建设项目档案一般包括以下文件材料：“立项依据审批文件；项目审批文件；征地、勘察、测绘、设计、招投标、监理文件；施工技术文件、竣工验收文件及竣工图；监理文件。”

四、水利工程建设监理档案管理的工作内容

（一）为加强对监理档案的管理，防止散失，有条件的工程，特别是大型工程的监理机构应配置专门的档案管理人员，建立专用的档案室。

（二）为使监理档案的管理有章可循，应建立档案管理的规章制度。

（三）为保证监理档案的完整性和系统性，要求监理人员平常就要注意监理档案的收集、整理、移交和管理，并不得违背监理合同中关于保守工程保密的规定。

（四）除有专人管理和制定管理办法外，总监理工程师要亲自督促检查。

（五）建立建设监理信息管理系统。应用计算机进行档案管理，提高工作质量和效率。

总之，水利工程建设项目的各参建单位必须建立健全项目档案各项管理制度，明确项目档案的分管领导及各部门职责分工，将项目文件的形成、积累和管理列入有关领导、部门、人员的职责范围或岗位责任制。在工程建设开始，就应根据国家《档案法》及水利部《科学技术档案管理暂行规定》，结合本项目管理的特点，编制本项目详尽的档案收集、整理、分类编号、竣工图编制以及档案的利用、保管、保密等制度。

刘晓青 黑龙江省富锦市河道管理处156100；王贵索 黑龙江农垦水利工程建设监理咨询有限公司 150046）