水利工程档案管理的问题和对策探讨

崔爱君

（河南省豫东水利工程管理局，河南 开封 475002）

0 引言

水利工程档案是工程建设的历史依据和痕迹，包括从水利水电工程项目开发建议书、 可行性研究到竣工验收、试运行(使用)等过程中形成的应当归档保存的文字、图表、声像、计算材料等不同形式和载体的各种历史记录[1]。 它对工程质量起着监督和验证作用。科学地进行档案管理，大力开发水利工程档案信息资源，多层次、多方位、多形式向水利部门和社会提供可利用资料， 是实现水利工程档案自身价值的重要渠道，也是档案工作的根本目的。

1 水利工程档案管理存在的问题

我国重点建设项目的档案工作起步于20 世纪50 年代，在20 世纪80 年代得到发展。 国家档案局1992 年颁发了《建设项目（工程）档案验收办法》，1997 年又与国家计委联合发布了《国家重点建设项目档案管理登记办法》。这些规定和办法为重点项目档案工作的健康发展提供了保证。近年来，随着水利工程质量管理工作的不断规范、 管理模式和管理手段的不断更新， 工程档案管理工作质量也有了很大的提高。但是，一些水利工程档案仍然存在着整理速度慢，内容不齐全，编写不规范，质量不高等问题。

1.1 档案管理工作的前期投入和管理不足

一般情况下，在工程项目建设的后期，工作人员才开始着手进行档案资料的收集、整理工作。致使档案资料复印件多、原件少，特种载体档案严重缺失。

1.2 缺乏高素质的档案管理专业人才

工程项目资料管理人员大多是临时抽调、 没有经过专业培训的人员，且身兼数职，致使档案管理水平普遍较差， 在项目档案管理工作上远没有达到标准化、制度化、规范化管理。 还有许多施工企业档案管理体制不健全，档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制。

1.3 档案管理体制和制度不健全

随着我国市场经济体制的建立， 在工程建设领域，工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查制度正在逐步完善。 为适应政府管理职能转变和行政审批制度改革的要求， 工程建设项目档案的内容、形式，以及各种档案载体都发生了相应变化，但与之相对应的各种档案管理制度、法规却未能及时地调整和修改。

2 对策和建议

2006 年，水利部出台的《关于印发水利工程建设项目档案管理规定的通知》要求：（1）加强对工程档案管理工作的领导；（2）认真落实岗位责任制；（3）加强检查指导与监督；（4）提高工程档案现代化管理水平；（5）认真做好水利工程建设项目档案登记工作。 这些都为我国的水利工程档案管理工作提出了明确的要求。根据这些要求，针对目前存在的问题，建议采取以下对策。

2.1 健全制度、强化管理，落实岗位责任制

加强对档案工作的集中统一管理是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证[2]。 为此，应采取以下措施。 （1）成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作。由主管档案工作的领导全面负责，对档案室配备专职档案人员，在各业务部门，指定专人担任兼职或专职档案员。 （2）把学习、宣传有关档案法规与增强工程技术人员的法制观念结合起来， 把宣传正反面典型与提高档案人员的自觉性结合起来， 形成人人理解和支持档案工作的良好风尚。（3）企业应建立完善工程档案管理制度， 强化工程管理部门及施工单位、质检及监督、审计等部门的实施力度，并制订相应的措施， 使档案部门可以进行有效的监督和制约。 同时，建立内部管理激励机制，把档案管理工作目标分解、细化，层层加以落实，真正地把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到工程建设结束，档案资料管理通过验收的全过程[3]。 （4）对项目档案的验收做到规范、严格把关。这是保证项目档案质量的重要环节。 按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作。 （5）设计出可使用的档案管理信息管理软件， 将输入的数字档案信息进行分类排列和编目，实现档案数字化、信息组织与管理的有序化。（6）建立健全档案管理的各种规章制度，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明。 （7）建立科学的归档制度，归档时应对文件进行全面、认真的检查，在内容方面，检查归档的文件是否齐全完整。 无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门，都应从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。

2.2 提高档案管理人员的业务素质和工作能力

针对工程档案管理人员业务水平不高的实际情况，必须加大档案人才的培养力度，努力提高重点建设项目档案工作人员的素质[4]。 （1）工程档案管理人员应定期参加专业理论学习， 并取得相应的管理资质，做到“持证上岗”。 （2）培养档案管理人员的全员档案意识，认真抓好档案的收集、保管、利用3 个关键环节。

长期以来， 由于我们对于各级各类档案的管理工作缺乏科学的管理意识， 未能将档案工作渗透到各个环节之中， 导致业务部门和档案管理部门各自为政、档案资料积累残缺不全，给档案资料的整理归档带来了困难。 为了使水利工程的档案管理更加规范化、标准化，必须提高认识，转变观念，制订一系列措施，对水利工程档案进行科学管理，并根据水利工程复杂性的特点， 拓宽档案收集渠道。 从实际情况看，水利工程建设是比较复杂的，从项目申报到工程竣工的阶段比较多。 这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及的部门和人员多、经历的时间长，稍有疏忽，就可能遗漏。 而小型水利工程大多施工要求急、建设周期短，形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视。加上施工人员组成复杂，往往是工程任务一完成，临时机构就解散，档案材料也随之消失。 为了保证档案资料收集的齐全、完整，应当要求档案管理人员首先了解水利工程建设工作的具体操作程序、工作流程及分阶段的工作安排，掌握每一阶段工作中需要形成哪些档案资料， 对每种资料的内容、数量做到心中有数。 在此基础上，可采取以下收集方法：（1）追踪收集。 即档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息， 并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全，质量也比较高，但花费的人力、物力较大，适用于工程周期短、形成档案材料快的工程。 （2）分阶段收集。即档案人员始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失。 该方法适用于建设周期长的工程。 （3）强制性收集。 即采用收取档案资料押金的做法。当一项水利工程报建后，施工单位先交一定金额的资料押金， 将完整的档案资料移交给档案部门后，才可退回这笔押金。这种方法对一些内部较复杂的施工单位具有一定的约束力， 适用于对某些人员分散、临时机构较多的施工单位。

2.3 通过开发利用档案信息，促进档案管理工作

水利工程档案的形成是水利工作者劳动和智慧的结晶，做好档案资料的收集、归档工作是为了更好地利用和开发利用档案信息。 例如，2003 年开封市境内河清挖河道，当时的情况是黄河发大水，整个河道被淤泥覆盖，整个水利工程受损严重，农业灌溉受到严重影响。为了保丰收、利水情，市、县政府责成水利部门对内河清淤拿出整改措施。 水利施工人员通过对水利工程档案的调阅，针对各河道的现状，迅速制订了最佳清淤方案，使各乡镇的灾情降到最低、农田损失面积得到最大的控制。因此，对于档案工作者来说， 如果能将档案信息及时提供给业务部门和水利工作者，使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作[5]。

2.4 加大投入，实现档案管理手段现代化

档案管理手段的现代化是实现档案管理现代化的基本标志， 它包括以下几方面： 保管条件的现代化，载体材料的现代化，翻拍、复印、装订手段的现代化，档案工作手段现代化，咨询业务智能化等。 实现档案资料的数据化管理和网络化报送、传递，可满足水利工程建设者多方位、 多区域利用档案资料的需求，为水利工程建设和管理者提供方便、快捷、高效的档案服务。

2.5 加强对建设管理体制改革的研究

应定期对国家制定的适应建设管理体制改革的档案管理制度和法规进行学习、研究，及时制订一批既符合工程档案自身发展规律、 又适应社会主义市场经济要求，既符合我国国情、又吸收国外先进管理经验的档案法规、规章。鉴于计算机技术给档案工作带来的深刻影响， 应大力加强对重点水务工程档案工作信息化、网络化建设的研究。

2.6 资料分类科学化、档案工作标准化

档案工作标准化是档案工作科学管理的重要内容，也是提高档案工作管理水平的必由之路。 因此，我们应根据水利工程文件材料自然形式的特点和相互间的有机联系，按照《档案法》、《水利基本建设项目工程档案资料管理规定》、《水利水电建设工程验收规范》等水利工程档案法律和规章，结合单位的实际情况，制订一个统一的分类标准，完善标准化管理规章制度，按照统一标准实现档案编制、收集、整理、编目、保管及提供利用的系统性、完整性、实用性。

3 结语

档案工作是企业生产经营中一项边缘性、 基础性工作，是衡量一个企业管理水平高低的标准之一。近几年，随着计算机和网络的普及，越来越多的文件将直接在电脑上产生和传输， 无纸化办公方式产生的电子文件、图像文件、图形文件等，给传统的档案管理工作带来新课题和新挑战，面对这种形势，我们应该更加重视对项目档案人才的培养和激励机制，不断总结完善建设项目档案管理的经验， 促进水利工程档案管理再上一个台阶。

[1] 王文华. 论水利工程档案的管理[J]. 人力资源管理：学术版，2009（6）：34.

[2] 何亚川. 水利工程建设项目档案管理规定-贯彻实施与档案管理、科技档案编研、档案的归档、移交、验收、整编及档案信息网络化建设试用手册[M]. 北京：中国水利出版社，2006.

[3] 张书亚. 水利工程监理的档案管理[J]. 中小企业管理与科技，2009（36）：4.

[4] 杨 硕. 电子档案的整理与保护及档案工作者信息素质[J]. 黑龙江科技信息，2007（19）：213.

[4] 王雪洁.档案信息化建设浅谈[J]. 档案与建设，2003（10）：20-23.