涉外项目中工程技术人员有效沟通的重要性分析

张洪伟 刘三军 中国五环工程有限公司 武汉 430223

涉外项目中工程技术人员有效沟通的重要性分析

张洪伟*刘三军 中国五环工程有限公司 武汉 430223

在涉外项目管理中，由于项目参与各方的差异，决定了有效沟通的重要地位和作用。本文分析与论述涉外项目中工程技术人员有效沟通的重要性。

涉外项目技术人员项目管理沟通协调

涉外工程项目，特别是大型涉外工程项目，由于参建单位多，诸如业主、PMC、EPC以及各级分包商等，交流内容广，涉及设计方案、工程进度、安全质量、变更索赔等工作，决定了参与成员间的交流沟通不仅信息量庞大，而且处理相当复杂。

随着我国对外承包工程从劳动密集型逐渐向技术、管理和资金密集型的领域扩展，设计对工程公司的重要性愈加突出，它不仅在控制项目风险方面起关键作用，同时作为采购和施工的基础，对成本和进度的影响也非常大。设计在整个项目执行过程中的重要地位，决定工程技术人员在项目执行过程中与相关方进行有效沟通的重要性。本文从涉外项目沟通的重要性和作用入手，分析与论述涉外项目管理中沟通效果的影响因素，以及如何提高工程项目沟通效果的方法和途径，结合实际，重点分析与论述对工程技术人员和涉外项目参与各方进行有效沟通的技巧。

1 工程技术人员沟通的重要性与作用

由于涉外项目参与各方的国别、文化背景、语言、习惯等存在诸多不同，造成了成员间沟通的复杂性，很难照搬国内项目中成熟的沟通办法。

1.1 重要性

1.1.1 为进度、质量、费用和风险管理提供保障

在涉外项目的投标、设计、采购以及施工阶段，工程技术人员通过沟通与协调，可以充分保证项目最终设计方案的合理性与经济性。同时又可以为项目的采购与施工提供可靠保障，进而降低项目实施中的各种风险。如果在工程项目团队内部没有形成良好的沟通氛围，没有形成相互协作的工作模式和相互信任的工作机制，就难以保证项目的顺利进行，即使项目最终能取得成功，也可能要为此付出大的代价。

1.1.2 获取信任与支持以维护和谐工作局面

仅靠少数人的努力难以使项目顺利实施，需要工程技术人员的有效沟通。与项目相关方进行有效地沟通，在相互信任与支持的基础上，项目才能开展得顺利。

1.2 作用

1.2.1 降低项目管理的复杂性

工程项目涉及到很多利益相关方，而各方的要求不尽相同。例如，业主希望投资省、收益高、进度快、质量好;工程公司希望获得合理的报酬、宽松的进度、及时准确的信息、果断的决策和及时支付工程进度款项;施工单位希望能够及时获得施工图纸、尽可能少的设计变更、材料和设备的及时到场、较为充足的施工工期、施工方法选择上的自主性以及丰厚的利润;政府机构则强调符合国家政策、法规、标准规范以及国家整体发展规划等;社会公众则希望工程绿色环保少污染，有广泛的社会效益和生态效益等。可见，要想满足各相关方的要求，就需要由工程技术人员从项目源头抓起，选择先进适用的工艺技术，提高设计质量，把握项目进度，控制项目投资，规避项目风险，注重环境的保护，协调各方利益。而要实现上述目的就需要有效的沟通。

1.2.2 提高项目团队的工作效率

团队成员间通过准确、及时的信息传递交流可以避免工作的重复性，大大节省时间和精力;团队成员共同分析讨论出现的问题，有助于得出最优的技术方案;通过与管理部门的沟通，可以使团队成员准确把握项目进展，动态地调整自己的工作进度与状态;上、下游专业间相互交流沟通可以消除误解，避免工作中的错误和失误，保证设计成果的质量;团队成员之间相互信任和支持还可以缓解工作压力，改善人际关系，营造和谐融洽的工作局面。可见，有效沟通能够及时排除障碍，最大限度提高项目团队的工作效率，使项目团队更具凝聚力和战斗力。

2 沟通效果的影响因素与沟通技巧

2.1 影响因素

2.1.1 人员的素质和能力

人的素质和能力主要包括知识、经验、沟通和组织能力、团结协作精神、技术业务能力、责任心和果断决策的能力。素质越高，能力越强，则会得到更多人的支持与信任，沟通就会越顺畅，按时、保质完成工作的可能性就越大。

2.1.2 态度

做事的态度决定最终结果。如果对沟通信息不重视，仅关心与自己有关的信息，则势必不能达到有效沟通。只有重视接收到的信息，而且重视项目目标、进度和业主要求等方面的信息，及时接收和发送信息，解决沟通过程中出现的问题，沟通才能产生良好的效果。

2.1.3 沟通可促进双方的互信度

信息传递是双方的事情，因此，双方的诚意和信任至关重要。当面对来源不同的同一信息时，沟通双方易于接受他们认为值得信任的那一方信息。沟通的准确性与沟通双方间的相似性也有着直接的关系，如果双方在性别、年龄、国别、种族、社会地位、兴趣、价值观、能力等相似性越大，那么沟通的效果也会越好。

2.2 方法与技巧

拥有良好的沟通环境对项目的运作和开展非常重要，工程技术人员在涉外项目中有效沟通是一项重要的课题。

2.2.1 与相关方进行外语交流

工程公司技术人员在与外方人员进行技术交流的时候，不仅可以发挥自身的技术与语言方面的优势，通过传真、信函、电子邮件等进行沟通，而且还可以进行口语交流。不仅可以将自己的想法直接表达出来，更可以在交流过程中，获得外方的认可与信任，从而实现沟通交流的目的。

2.2.2 正式与非正式沟通

在非正式场合下沟通双方易于坦诚相待，能营造出良好的氛围，为长久的沟通与合作奠定基础。通过非正式场合的沟通达成初步意见，为在正式场合形成最终意见创造条件。

2.2.3 掌握与运用沟通技巧

管理学家布莱克和摩登将处理冲突的沟通技能归为五种模式:面对、妥协、圆滑、强制和撤退。在沟通过程中，工程技术人员应选择适合自己的方法进行沟通，该强制时则强制，该妥协时则妥协，该撤退时就撤退。如果采用的方法不妥当，可能会造成彼此关系的紧张，不利于今后工作的开展;或给外界留下软弱、妥协的印象，为今后的工作和沟通留下隐患。工程技术人员应在沟通过程中根据实际情况灵活运用沟通技巧，策略性地组合使用沟通技能，以谋取自身利益的最大化或问题的最佳解决办法。

3 工程技术人员与相关方之间的沟通

3.1 与业主之间的关系

在涉外项目中，工程技术人员要正确理解业主的设计意图和要求，定期向业主汇报设计进展，交换意见。如果业主有好的建议，在不违反合同、设计标准和规范的情况下，尽量满足业主的设计变更要求，以便创造良好氛围。通过不断沟通与交流，相互间逐渐熟悉和配合的关系对项目的顺利开展绝对是有益的。

3.2 与咨询工程师之间的关系

在涉外项目中，工程技术人员一般不直接和业主打交道，而是与业主代理的咨询工程师打交道。设计方案、标准规范和设计模式需要由咨询工程师批准，设计成品需要由咨询工程师确认，设计变更需要由咨询工程师认可，设计、施工、监理发生合同纠纷时需要咨询工程师仲裁。由此可见，工程技术人员应与咨询工程师之间有良好沟通，建立互信关系，为涉外项目在设计和施工阶段的顺利开展创造条件。因此，把握与咨询工程师沟通的技巧，对工程技术人员是很重要的。

3.3 与施工单位之间的关系

在施工阶段，工程技术人员应主动向施工单位介绍相关技术方案与设计细节，及时、准确地答复施工方提出的问题，并与相关人员建立起良好的合作关系。如果能够和施工单位人员搞好关系，能将设计中出现的问题消灭在安装作业前夕，减少设计变更，为项目节省资金。

3.4 内部各专业之间的关系

由于项目涉及设计、采购、土建施工、设备安装等各项工作，工程技术人员要加强与内部各专业间的协调沟通，形成信息畅通的内部沟通格局。设计部门不仅要对项目的技术负责，同时要对采购部门提供技术支持，解决现场出现的各种技术问题;采购部门要与设计部门沟通，了解设计人员的设计意图，并随时与施工部门保持联系，根据项目施工进度的要求，积极组织货源，保证工程项目按进度顺利实施;施工部门要与设计人员沟通，保证工程项目施工质量以及现场出现的各种技术问题得到及时解决，同时将施工进度及时反馈给采购部门和设计部门。

4 结语

(1)在涉外项目中，工程技术人员与外界沟通的目的是建立以项目为中心的融洽和良好的关系，建立起互信的氛围，不仅可以为项目服务，更可以为公司海外业务的拓展和公司的长远发展服务。

(2)在项目的执行过程中，加强工程技术人员沟通能力的建设和服务意识的转变，实现相关方平等沟通，为增进相互了解和互信奠定基础，从而在项目执行过程中实现自身利益。

The important position and function of the effective communication are decided by the differences between the participants in the foreign associated project management．This article analyzes and discusses the importance of effective communication between the engineers in the foreign associated project management．

Analysis on Importance of Effective Communication between Engineers in Foreign Associated Projects

Zhang Hongwei，et al
(Wuhuan Engineering Corporation，Wuhan 430223)

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*张洪伟:工程师。2005年毕业于华中科技大学动力机械及工程热物理专业获硕士学位。主要从事与干煤粉气化有关的设计与研究工作。联系电话:(029)81926748，E－mail:zhanghongwei@cwcec.com。

2011－10－14)