高校信息化管理中数字信息资源长期存取面临的问题及应对策略

2011-04-08郭丙琴

湖南科技学院学报 2011年12期

关键词：数字信息信息化资源

郭丙琴

（湖南科技学院信息技术与教育系，湖南永州 425100）

高校信息化管理中数字信息资源长期存取面临的问题及应对策略

郭丙琴

（湖南科技学院信息技术与教育系，湖南永州 425100）

高校信息化管理中数字信息资源长期存取在保存和传播文化遗产、传承人类社会文明、提高高校核心竞争力、提高高校管理效率方面有重要作用，但其中存在高校管理人员对数字信息资源保护重视不够、缺乏有效组织和制度规范、保存环境依赖性大、费用和投资难以预测、技术更新换代过快等问题。针对这些问题，提出了5项管理措施：提高高校各级管理人员的信息素质，加强数字信息保护意识的宣传和培养；建立数字信息资源保护的组织机构和相关制度；营造良好的保存环境；争取政府和社会各个部门的投资和支持；维护良好的技术环境，克服技术淘汰。

数字信息资源；长期存取；高校；信息化管理

1 引言

随着我国高校信息化建设的推进，大学突破传统的教学和管理模式的束缚，建立起以网络为架构，以信息资源库为基础，以学生为中心，以共享和即时学习为理念的信息化教育模式，史无前例地扩大了大学的教育职能和范围。面对这一变化，高校教学和管理活动中的信息传递由传统的广播、电话、板报、橱窗向电子化、网络化发展，信息的存储也由纯纸质向数字化、信息化与纸质兼容发展。这种革命性的变化给信息资源的保存、检索、输出带来了极大的方便，但在信息技术与网络技术高速发展和变化下，如何来维护教学与管理活动中产生的数字信息资源的长期存取是我们高校信息化管理中必须解决的又一问题。

2 维护高校信息化管理中数字信息资源长期存取的重要性及其必要性

2.1 维护高校信息化管理中数字信息资源长期存取是保存和传播文化遗产、传承人类社会文明的需要

大学除了为公民提供教育、培养社会所需要的人才外这一职责外，还有第二个传统职责：发现、整合、评价以及保存各种形式的知识。学术和科学研究活动中产生的包括数字信息在内信息资源除了为大学的教学服务外，还为社会生活的各个领域如医疗卫生、经济建设等提供支持和服务。大学是被公认为的传承人类文明和社会文化遗产的重要机构。随着高校信息化的发展，目前高校绝大多数部门都根据自己的需求建立起了数字校园信息系统，包括支撑教学、科研、管理与服务的各类信息系统，随之而产生的数字信息形成了浩大的信息资源，已经成为当今高校和社会的宝贵资源。据北京市的调研发现，69所高校中，仅教学模块就有85%以上的高校建立了相应的教学管理系统，涵盖了财务、人事、课程安排等应用。[1]在这样信息化管理环境下，如果大学不能以高度的历史责任感主动承担起各种知识和学术等数字信息资源永久保存的倡导者和领导者的话，大学将丧失传承人类社会文明的机遇，这对大学的发展将是一个无法挽回的损失。

2.2 维护高校信息化管理中数字信息资源长期存取是高校提高核心竞争力的基础

高校信息化管理必须定位于拥有强大的信息资源的统筹和应用能力，这样才能实现高校内部组织的信息化运转，推动高校的职能扩张和理念变革。通过对信息资源的充分发掘和有效利用，来优化管理流程和重组组织结构，从而拓展高校管理职能，提高管理决策水平，以全面信息化管理增强高校信息化时代的核心竞争力。具体来说就是建立一个数字信息资源归档系统，该系统对教学管理、科研管理、后勤管理、图书馆、学生管理等各个方面的信息统一归档保存并提供长期存取和共享。通过对该系统内各信息资源的强有力管理和使用，可以实现终身教育、开放教育等教育职能，使得大学教育在时间和空间上得以有效拓展，延伸了教育职能；有助于学校领导更好的立足现在、把握未来、科学决策，更好的掌握高校改革与发展的主动权。

2.3 维护高校信息化管理中数字信息资源长期存取是高校提高管理效率的依据和手段

高校信息化管理中数字信息资源是学校制定发展规划、工作计划、考核评价等管理活动的重要依据，是上下级部门之间迅速便捷沟通、有效提高管理效率的基础。数字信息的高度流通和共享性可将管理人员从传统信息交流模式中繁杂、重复的数据收集、制表、存档等工作中解脱出来，可以直接把数字信息导入各项信息管理系统中，及时实现信息的检索和统计报表的生成功能，把以往需要花费大量时间和精力进行的信息统计和计算工作交给系统完成，大大提高了工作效率。同时，各种数字信息资源进一步综合集成各种互相联系的管理功能，以达到管理业务流程的合理重组合管理职能的转变，使组织结构扁平化，提高了管理效率。

3 高校信息化管理中数字信息资源长期存取面临的问题

3.1 管理人员对长期存取数字信息资源的重要性认识不够，信息素质差

信息素质是指人们认识、获取、创新开发、利用信息的品质和素养。管理人员对数字信息保护的意识淡薄，缺乏责任感，对管理过程的的数字信息收集、加工和利用重视不够，更谈不上保护和创造开发。[2]有的高校管理人员信息收集的范围狭窄，对收集来的大量信息筛选评价能力差，各类信息混杂，处于无序状态，缺乏系统化、条理化的加工，因而也就无法得到有效的保护和利用。

3.2 数字信息资源保护责任不明确，缺乏有效的组织与管理

高校的数字信息资源来源主要有：上级教育行政部门的文件指示等；学校内部教学与管理活动产生的信息；国内外高校间相互交流的信息；各种专题调研、学术活动产生的信息；档案管理信息。产生这些信息的部门包括了全校各个层次和各个职能部门，而现在高校内部各管理部门的信息系统构建都是各种为政，学校没有职责明确的信息管理牵头部门，数字信息资源保护与存取工作缺乏规划、统筹、协调，产生信息格式不统一，传递、交流和使用过程难以控制，严重影响了数字信息资源的归档、保护和有效利用。

3.3 数字信息资源对保存环境依赖性大

数字信息是经过电子技术处理而存储在磁带、磁盘、光盘、硬盘等实体上的数字信息的集合体。它具有对系统的依赖性、非直接可读取性、信息与实体可分离性、信息结构的复杂性、信息的易更改性等特点。[3]对数字信息而言，除了水灾、火灾、地震等不可预测的自然灾害外，病毒破坏、存储实体故障、电压不稳定、停电、备份制度、误操作等外部、内部存储环境的变化都会造成服务器损毁、系统瘫痪、信息数据丢失和毁坏。另外，计算机软硬件系统存在的黑洞、缺陷，或者万一遭遇黑客攻击，也会遇到难以估计的损失。

3.4 难以预测的费用与投资影响数字信息资源保护

在维护信息资源的长期保存上，数字信息资源所需的费用比传统信息资源要多得多，并难以准确预算。数字信息资源除了和传统信息资源长期保存的物质空间和环境控制费用外，还涉及其他费用：[4]

一、技术的进步必然导致软件升级、硬件更新；存储实体的寿命和使用中磨损需要重新拷贝数字信息；原有设备的维护和已淘汰设备因信息存取的需要而进行的保存等等都需要相应的费用；

二、数字信息资源的长期保存需要利用元数据，元数据创建的费用并非是可以一次了结的，它需要按该数字信息长期管理的行为不断地进行修改，因而元数据创建的费用也是长期的；

三、媒体格式变换、读出、转换与迁移中涉及版权问题的可能费用等。

3.5 技术更新换代过快影响数字信息资源保护

从数字信息资源的特点和其对产生的环境依赖性可以看出，要维护数字信息资源的长期可存取，只有将其依存的软硬件设备长期保持不变。但是，技术的发展和更新是不可避免的，当软件或硬件更新的规范发生变化时，数字信息资源依存的软硬件不再匹配，信息就无法获取，如对于视频课件这样的多媒体产品而言，这种情况更严重。目前，计算机软硬件大约2-5年就要更新换代，[5]这使得记录、存储与检索数字信息资源的手段与产品也必须随之变更。事实上，技术淘汰比数字媒体的形体损坏对数字信息资源长期保存的影响更大。

4 维护高校信息化管理中数字信息资源长期存取的管理策略

4.1 提高高校各级管理人员的信息素质，加强数字信息保护意识的宣传和培养

高校信息化管理中的数字信息资源的分布极广，它不仅指校内各职能处室、教学系部、图书馆等部门使用的各类信息系统内部的数据库及各种文档，也包括所有与系统连接的能被教师、学生甚至校外用户访问的各种网络资源，以及所有教学管理活动中从环境（如各类教学基础设备、教室等）、资源（如图书、讲义、课件等）到应用（包括教学、管理、服务、行政等）的全部数字化信息。针对管理人员对长期存取数字信息资源的重要性认识不够，信息素质差的状况，要加强各系部管理人员的培训工作，加强宣传，提高认识，形成数字信息资源保护意识；针对各类管理人员的岗位特点，要有针对性地加强数字信息管理能力的训练，如信息收集、分类、归档、检索、归档环境保护、信息安全检测和处理等能力的培训和学习；加强各部门基础管理人员对保护数字信息资源长期存取的软硬件环境维护的技能的培训，减少保护过程中人为的误操作和损毁；指定专人（如现代教育技术中心的技术人员）负责数字信息资源的长期维护，并随着技术的发展随时对他们进行必要的培训学习，以便对校内的数字信息资源进行有效的维护（如定期复制磁盘、光盘上的重要信息资源；对格式和规范过时的信息重定格式、转换和迁移；对受到病毒感染、黑客攻击的信息进行数据修复等等）。

4.2 建立数字信息资源保护的组织机构，制定维护数字信息资源长期存取的相关制度

数字信息资源长期存取与维护有赖多方合作与支持，涉及信息形成者、各类管理系统使用者、信息用户与信息提供者。只有通过合作才能更好地完成数字对象的定位、选择、鉴别、编目与保存，这些活动都与数字信息资源的长期存取息息相关。为此，数字信息资源的保存与获取，必须使与数字信息资源存取相关的部门联合起来，充分发挥各自的优势与技能，共同存取科学的管理方法与技术手段，保证已产生的并需要长期保存的数字信息资源的可获取性。

首先，建立数字信息资源保护的专门机构，构成高校信息资源保护多层次多方位的有机系统。第一，从职能来看，校长办公室作为牵头部门最合适。校办是高校纵向横向信息、校内校外信息、静态动态信息的集散中心，本身又是高校的综合协调部门，有利于数字信息资源保护和管理的统一规划和协调。同时，要把学校现有的各个信息的聚积点，如图书馆、宣传部、教务处、学报校报、招生就业处等纳入数字信息资源保护与管理中，发挥其在集散信息收集的作用。第二，制定数字信息资源保护的责任制，充分发挥校内各职能处室、教学系部、图书馆等部门在信息收集、分类、归档、检索、归档环境保护、信息安全检测和处理等方面的主动性和积极性，明确各自的分工与重点，建立健全良好的数字信息资源保护的责任制度。第三，各部门利用自身的信息特点加强与校内外系部的交流与合作，以便更好的使用信息资源，创建更好数字信息资源的保护环境。如对各部门数字信息资源的交流、共享和使用，不断获取对学校的决策、计划、控制、管理等有利信息；通过与现代教育技术中心的交流合作掌握了维护数字信息资源安全存取的技能和知识等。

其次，建立保证数字信息资源长期存取的责任制。数字信息资源的存取环境与它产生的环境是一致的，因此，数字信息资源只有在产生的环境中保存才是最经济、最可靠的，这也是维护其长期存取的方式。如果数字信息资源生产者都不能对保护和存取，那今后的维护将更困难。所以，数字信息资源的生产者对维护数字信息资源的长期存取负有主要责任与最初责任。所以，高校应根据各个部门处室的职能，制定相应的条例迫使各部门处室承担相应工作环境下产生的数字信息资源的保护责任和义务，现代教育技术中心有对所有部门的信息保护提供技术维护的责任。如招生就业处对全校学生的生源信息和就业信息负担保存和维护存取的责任。另外，信息的拥有者与提供者为了获得新的利益，有可能把已经形成的数字信息重新包装，这种重新包装有可能限制了数字信息资源的存取，使公共存取困难，因而，信息拥有者与提供者也应对该类信息的长期存取负有主要责任，因此，学校也应该制定相关规则，要求数字信息资源的生产、拥有与提供的个人应以当前可供存取的标准系统去产生和维护数字信息。

最后，建立数字信息资源归档系统。高校内部建立数字信息资源归档系统是高校信息化建设中数字信息资源长期存取的主要管理策略和重要方式，它可以保证校内重要的数字信息资源既不丢失也不会被修改，是最具生命省略的保存策略。由于数字信息资源长期保存涉及到环境、技术、经济、法律等诸多方面，就需要多方面、多部门、多形式的合作与支持，任何单一部门都难以承担长期保存的责任，为使长期保存和维护数字信息资源，确保数字信息绝对可靠，确保有价值的信息部丢失，高校内部建立一个数字信息资源归档系统十分必要。

4.3 营造良好的保存环境

数字信息资源从形成、传输到存储都是通过计算机等各种设备实现的，它与这些设备密不可分，保证它产生和存储的软硬件环境安全可靠是维护其长期存取的根本。首先，针对不同的存储实体可以安排相应的存储环境。不同的信息实体对保存环境要求存在一定的差异，如影响计算机磁带耐久性的首要因素是磁场，而软盘在潮湿、高温环境中易霉变，光盘长期保存需要低温干燥、恒温恒湿的环境，而且要避免日晒。[3]其次，用专用装具保存离线信息实体。这样一方面容易保存整洁，使装具内的盘片不会相互挤压，另一方面还可以起到防磁、防尘、避光等作用。另外，在系统环境下，还要防范网络隐患、设立防火墙，建立保密措施；在技术引进、系统升级时，优先考虑系统兼容性、技术连续性、格式标准化、信息迁移可靠性等问题。

4.4 争取政府和社会各个部门的投资和支持

维护信息资源的长期保存需要难以预测的经费支持，高校可以把数字信息资源的长期存取作为一个研究课题申请政府和教育部门及各界机构的资助。如英国的CEDARS项目（高校研究图书馆联盟存档样书项目），就是由英国JISC（Joint Information System Committee of the Higher and Further Education Funding Councils，高等及继续教育基金会联合信息系统委员会）资助的，[6]高等及继续教育基金会联合信息系统委员会是代表英国政府向高校分配资金的机构；我国的Web信息博物馆项目（Web Infomall）是2002年1月，在国家“973”和“985”项目支持下完成的。其中，“973”计划是由国家科技部组织实施的，而“985”项目一般由教育部和地方共同支持。

4.5 维护良好的技术环境，克服技术淘汰

技术淘汰是影响数字信息长期存取的关键，尽管数据的丢失与存储实体的变质有很大关系，但主要问题应是硬件与软件的迅速更新。数字技术在不断地发展变化，这使得所有数字信息资源都面临着技术平台频繁改变而有可能使数字信息读不出的风险。国内外专家认为，最具生命活力的长期保存策略应是“迁移”和“再生性保护”技术，二者间恰当的结合对于数字信息的长期存取更是相得益彰。[3]一方面，对于使用频率较高，软硬件技术已快过时的数字信息资源用“迁移”的方法，如校内各类数据库系统的信息。另一方面，对于使用频率低，软硬件技术已快过时，并确有长期保存价值的采用“再生性保护”技术。通过再生性保护技术，可将选择好的数字信息适时的转移到微缩胶片或纸上。对于学校的一些重要决策和影响深远的重要文件可采用再生性保护技术进行存取。现在，随着技术的不断发展，再生性保护技术已能在彩色胶片上制作和保存文献信息，而微缩胶片既可以采用计算机输出，又可利用计算机进行存储和检索，使得微缩品记录的模拟量信息能进入计算机系统，回复数字信息原有的风格和魅力，是一种具有很大发展前景的保存技术。