高校干部人事档案管理工作面临的问题与对策

2011-04-02李雪云

池州学院学报 2011年3期

关键词：教职工管理工作档案管理

李雪云

（宿州学院人事处，安徽宿州 234000）

高校干部人事档案管理工作面临的问题与对策

李雪云

（宿州学院人事处，安徽宿州 234000）

高校干部人事档案真实地记载和反映高校干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等，但由于高校教职工对高校人事档案管理工作的这种重要性认识不足，导致干部人事档案材料收集不齐全完整，档案意识薄弱，档案管理人员整体素质不高。笔者就自己在日常工作中发现的这些问题提出自己的见解和看法，以便更好的管理高校干部人事档案。

高校；干部人事档案；管理

高校干部人事档案是记述和反映教职工个人经历、德才能绩、工作表现的，以教职工个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。它对高校考察和识别干部，选拔优秀人才起着重要的作用。近年来，安徽省委组织部高度重视对干部人事档案工作的管理，安徽省委常委、组织部长段敦厚在第四次全省干部档案工作会议上就明确指出要开展干部档案审核工作，提高干部档案的收集整理水平。可是，在日常收集和整理过程中，笔者发现干部人事档案收集整理以及管理过程中存在了许多弱点和不足，为此，笔者就自己整理过程中存在的问题提出自己的观点和看法。

1 目前高校干部人事档案工作存在的问题

1.1 档案管理力量薄弱，档案管理工作没有获得高校管理部门应有的重视

组通字（1991）13号文件中的干部档案工作条例中明确规定：“管理一千人的档案需要配备一名专职干部；档案在二千以上的要配备二名专职干部，兼职人员要以主要精力从事干部人事档案工作”。但是在高校干部人事档案管理的过程中，这样的“配备”几乎难于实现。近年来随着我国高等教育事业的快速发展，伴随着在校生数量的增加，许多高校的教职工数量也在骤增，这种结果必然导致干部档案数量骤增，但是档案管理人员却并没有按比例增加。尤其是那些新建本科院校，他们的教职工往往达不到“一千人”。在这样的高校中管理层或许是无暇顾及，或许是认为档案管理不是当务之急。因而，管理人员的岗位往往是由人事部门中的某个人兼职。这样的配置，不说人员的专业与素质，就说因为“兼职”，一旦其他工作与之冲突，就必然的把档案管理工作放置于次要甚至于不要的地位。

1.2 档案意识薄弱，导致干部人事档案收集不齐全完整

干部人事档案是随着历史的发展，干部个人情况的变化，不断补充现实的“动态”材料，如学历、学习、工作科研中取得的成绩，职务变动，奖惩情况等等材料。它是干部人事管理实践活动的产物，是历史地、全面地考察和正确选拔使用干部的主要依据，是组织人事工作的重要组成部分，是干部工作的基础性工作和重要环节。可是笔者在收集、整理人事档案的过程中发现很多教职工对档案的认识意识很薄弱，特别是对关于档案的法律法规更是一无所知。按照《干部档案工作条例》规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。如第二类自传材料、第四类创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录都是应该归档的。这些材料是由当事人在活动过程中形成的，属于个人的材料，也是隐私的，表面看起来与档案一点关系也没有，这就导致档案材料收集不齐全，它的完整性也就不言而喻了。

1.3 干部人事档案管理人员素质不高、知识更新缓慢、归档材料整理质量不高

干部人事档案材料的收集、鉴别、归档、分类、整理直至装订等工作是一项涉及面广和政策性、专业性很强的工作,档案材料收集什么,怎么归档,直接涉及党的政策、国家法令以及干部的管理和使用。这就要求干部人事档案管理人员不仅要具备档案材料的收集、鉴定、整理、归档、提供利用以及档案的保管保护知识，而且要熟练掌握办公自动化技术。目前，从事干部人事档案管理工作的人员，多数都缺乏相应的档案管理专业知识，上岗后也未接受过专业培训，不掌握电子文件归档、电子档案管理等现代化的档案管理技术，无法适应新形势下的干部人事档案管理工作。即使有些高校从事档案管理工作的人员是专业的，但是却缺乏一些更专业，更精确的日常业务培训，也导致归档材料质量不高。

2 加强和改进高校干部人事档案管理工作的对策与思考

2.1 加强领导，规范管理，逐步加大干部人事档案工作力度

高校干部人事档案工作是组织人事工作的重要组成部分，基础性、政策性、专业性、保密性强。学校领导和组织人事部门要把干部档案工作作为组织人事工作的一项重要基础性工作，列入学校的重要议事日程。学校要严格按照有关的文件和法律法规配齐足够的人力和物力，要选出熟练掌握档案材料的收集、整理，热爱档案工作的人员来管理档案，学校领导部门也要加大对干部人事档案工作的资金支持，使得干部人事档案工作的硬件和相应的软件能够适应新形势的现代化的管理阶段。

2.2 要提高高校干部人事档案管理人员的综合素质

人事档案材料收集质量的高低、人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。首先，作为干部人事档案的管理人员应该具有责任心强、工作细致、耐心的特点；此外，高校干部人事档案管理人员还应具备优良的思想政治品质、良好的职业道德，要有坚定的信念、高度的历史责任感和无私奉献精神，要坚持原则、遵守纪律、严格按照党和国家的法律法规办事、严守秘密；第三，档案管理人员要有宽广的知识面、扎实、深厚、过硬的档案专业基础知识、较强的现代管理能力和计算机运用能力等。一份干部人事档案收集质量的好坏，鉴定存档的正确与否与档案人员的专业知识息息相关；第四，要定期对档案管理人员进行业务培训，提高他们的业务水平和政治素质。干部人事档案工作是一项默默无闻而又繁杂辛苦的工作，各级领导部门要从各方面关心他们，为他们提供各种学习的机会，努力提高他们的业务水平和综合素质，帮助他们在实际生活中遇到的困难，积极落实对干部人事档案工作人员的奖励措施，增强他们的事业心和荣誉感[1]。

2.3 加大宣传力度，增强教职工对档案重要性的认识

高校干部人事档案关系到高校教职工的切身利益，每一份档案都是一个人历史经历的浓缩,出生时间、工作时间、各种考核、鉴定、学历、学位、职称、资格等各种证明材料都与个人工资、提职、任免、退休密切相关[2]。所以要加大档案工作宣传力度，让学校的教职工们认识档案材料对个人的重要性，高校虽然是人才聚集的地方，但是，在日常的工作中，由于教职工们忙于教学、科研等工作，很多人对干部人事档案应该归档的材料却并不了解，更多的人认为这种事情就是学校组织部、人事处的事情，和他们毫无关系，该自己个人提供的人事材料自己收藏，不及时提交。再加上有些提供材料的部门不能及时把形成的人事档案材料交人事档案管理部门,该提供的材料不及时提供,造成人事档案材料收集不全,严重损害了人事档案的完整性和准确性。因此学校要通过对《档案法》、《干部档案工作条例》等法律法规的宣传,让更多的人了解党和国家人事档案管理的方针政策、人事档案制度及条例,规范人事档案的管理,使高校干部人事档案管理工作纳入法制化、正规化轨道。